Si je vous dis Aix, Marseille, Provence, vous entendez tout de suite le chant des cigales et le soleil caresser votre peau. ☀️
Mais Aix, Marseille, Provence, c’est aussi la Métropole Aix-Marseille-Provence, qui a évidemment son département achats !
Et si je vous dis que la Métropole a choisi Okaveo comme solution pour programmer ses achats ?
Un entretien avec Virginie Bauda, la directrice achats de la Métropole Aix-Marseille-Provence, qui nous explique avec beaucoup de clarté les enjeux de sa direction achats.
La place de la direction des achats et de la programmation achats au sein de la Métropole Aix-Marseille-Provence
Virginie Bauda nous explique que la direction des achats a été centralisée dès la création de la Métropole Aix-Marseille-Provence, qui est un EPCI (Établissement Public de Coopération Intercommunale) unique créé en janvier 2016 par la fusion de six intercommunalités préexistantes sur son territoire :
- la Communauté urbaine Marseille Provence Métropole
- les Communautés d’agglomération du Pays d’Aix
- du Pays d’Aubagne et de l’Étoile
- du Pays de Martigues
- de Salon-Étang de Berre-Durance
- et enfin le Syndicat d’agglomération nouvelle d’Ouest Provence.
La fonction achats a été confiée à une direction dont la priorité a été de travailler à la mutualisation des besoins entre les différentes ex EPCI.
La direction des achats travaille en collaboration avec :
- La direction de la commande publique,
- la direction juridique,
- la direction des moyens techniques,
- la direction coopération avec les communes,
- les moyens généraux
- et la direction numérique.
Toutes ces entités sont regroupées sous la direction générale déléguée « Appui et Services », qui est en appui de toutes les entités opérationnelles qui œuvrent au déploiement des grandes politiques publiques de la Métropole : développement économique, gestion des déchets, eaux et assainissement, aménagement du territoire, mobilité, etc.
La loi 3DS, adoptée définitivement par l’Assemblée nationale et le Sénat en 2022, a acté la fin des conseils de territoire au 01/07/2022. Cette loi permettra de poursuivre les convergences et d’aller encore plus loin dans les mutualisations, notamment pour les achats utiles à l’exercice des compétences qui auparavant étaient déléguées aux territoires, donc jusqu’alors davantage décentralisés.
La direction de la commande publique contrôle juridiquement tous les marchés publics, alors que la direction des achats élabore des stratégies d’achats sur un certain nombre de besoins remontés par les directions opérationnelles.
La direction des achats choisit les sujets en fonction des enjeux de mutualisation, financiers et de développement durable.
L’organisation de la programmation achats
Pour réaliser au mieux sa tâche, la direction des achats de la Métropole Aix-Marseille-Provence s’appuie sur un service programmation achats composé de cinq collaborateurs qui centralisent, recensent et compilent les besoins.
Chaque année, près de 2000 besoins remontent, il est donc crucial de les regrouper en fonction d’une nomenclature cohérente avec le marché fournisseur et de les organiser pour dimensionner et utiliser les bonnes procédures.
Virginie Bauda souligne : “La programmation achats est le nerf de la guerre ; avant de monter une stratégie d’achat, il faut comprendre et savoir ce qu’il faut acheter et pour qui. Cela peut sembler basique, mais c’est essentiel et surtout ce n’est pas toujours très simple à faire dans une grande organisation.”
On ne peut pas vraiment lui donner tort, n’est-ce pas ? 😉
Le service programmation achats a été créé dès 2016 afin de devenir mature rapidement, car il était impossible de travailler au fil de l’eau, les marchés s’enchaînant à des rythmes trop élevés.
La direction des achats doit donc faire preuve d’anticipation pour avoir le temps de déployer des stratégies d’achats :
- mettre en relation les opérationnels,
- organiser les convergences techniques,
- faire du benchmarking et du sourcing.
Tout cela afin d’aboutir à une structuration nouvelle des consultations.
L’organisation des achats s’articule également autour du service coordination de l’achat responsable, composé de deux personnes.
Ce service est chargé de la stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de la direction des achats et assure la coordination de la mise en œuvre de la charte d’achats responsables.
Pour rappel, notre article sur les 7 piliers d’une Organisation Achats Performante.
Les marchés emblématiques
Le marché le plus emblématique de la métropole est celui des travaux d’aménagement, de réparation, d’entretien et de rénovation de bâtiments et ouvrages divers des sites de la Métropole Aix-Marseille-Provence.
Ce marché multi-attributaire comporte 22 lots pour plus de 850 sites et de bâtiments variés tels que des déchetteries, des capitaineries, des salles de spectacles, des crématoriums, des garages ou des ateliers.
En 2021, la masse d’achats de la Métropole Aix Marseille Provence s’est élevée à 850 millions d’euros mandatés sur les marchés publics.
La cartographie des achats métropolitains est réalisée par le contrôleur de gestion, permettant ainsi une connaissance fine des achats par périmètre, par type de fournisseurs et zone géographique.
L’organisation des achats de la Métropole Aix Marseille Provence utilise également les centrales d’achats publiques dans sa réflexion stratégique et dans la programmation achats, en étudiant attentivement la compétitivité de leurs offres avant de lancer ses propres marchés.
La feuille de route de la Métropole
La ligne directrice de la feuille de route de la Métropole est de mettre en place une politique achats responsables. Le but est de s’assurer que les achats soient responsables, durables et éthiques, tout en préservant les intérêts de la collectivité et en respectant les règles de la commande publique.
Pour cela, Virginie Bauda explique avoir mis en place une série d’actions visant à encourager les fournisseurs à respecter des critères sociaux et environnementaux élevés, ainsi que des principes d’éthique et de transparence.
La Métropole favorise notamment l’achat de produits locaux, bio et issus de l’économie circulaire, ainsi que l’utilisation de modes de transport doux pour réduire notre empreinte carbone.
La Métropole travaille également à promouvoir une concurrence loyale et à lutter contre le dumping social et environnemental, notamment en utilisant des critères sociaux et environnementaux dans ses appels d’offres.
Virginie Bauda confirme également être engagée dans la lutte contre la corruption et la fraude, en respectant les principes de transparence et d’éthique. Une vraie chevalière en armure (en bois écoresponsable) ! 🌿
Enfin, la Métropole Aix Marseille Provence est soucieuse de la qualité de la relation avec ses fournisseurs, en favorisant des relations durables et équilibrées, basées sur la confiance et le respect mutuel.
Elle encourage notamment la mise en place de contrats-cadres pluriannuels avec ses fournisseurs afin de leur assurer une certaine stabilité et de leur permettre de planifier leurs investissements à long terme.
En résumé, la politique achats responsables de la Métropole Aix Marseille Provence vise à concilier les enjeux économiques, sociaux et environnementaux pour répondre aux défis actuels et futurs de son territoire.
Sa concrétisation dans la programmation des achats
La mise en place du Spaser (Schéma de promotion des achats socialement et écologiquement responsables) est un élément clé de la politique achats responsables de la Métropole Aix-Marseille-Provence.
En tant que document cadre, il contribue à positionner les achats au sein de l’organisation et impose que des considérations environnementales et sociales soient inscrites dans tous les marchés.
Les services opérationnels sont accompagnés par les acheteurs pour définir ces considérations, dans un souci de développement durable et de mobilisation de l’ensemble des acteurs contribuant à la chaîne d’achat.
La Métropole vise également à inclure des clauses environnementales dans 100 % de ses marchés d’ici à 2025, ainsi que des clauses sociales dans 30 % d’entre eux.
En outre, elle souhaite réaliser 5 % de ses achats auprès d’entreprises solidaires et mobiliser son tissu économique local et les PME en favorisant l’inclusion et l’innovation locale.
Pour cela, elle utilise des outils tels que l’allotissement pour dimensionner les besoins de manière à ce que les PME puissent répondre et ainsi maîtriser la dépense.
Enjeux en termes de digitalisation : la centralisation des besoins
La digitalisation des achats est un enjeu majeur pour la Métropole Aix-Marseille-Provence en matière d’achats.
(Nous vous renvoyons d’ailleurs à notre livre blanc pour vous aider à lancer votre projet de digitalisation de votre organisation achats.)
En 2016, l’un des défis était de centraliser les besoins, qui remontaient de différentes sources et dans des formats différents, rendant le travail fastidieux et peu viable.
Ainsi, un outil de centralisation était nécessaire pour tracer et piloter les stratégies d’achat de manière plus efficace.
La Métropole s’est tournée vers la solution Okaveo, qui a été spécialement développée pour répondre aux besoins des acheteurs publics.
Grâce à Okaveo, les acheteurs peuvent :
- programmer leurs besoins,
- suivre l’avancement des actions d’achat en identifiant les leviers utilisés,
- calculer les gains qualitatifs et financiers
- et animer une communauté de contributeurs au processus d’achat de la Métropole.
Cet outil est un support efficace pour la programmation achats et la gestion des processus d’achat de manière plus efficiente.
Ainsi, la Métropole peut mieux gérer ses achats et optimiser ses dépenses grâce à la centralisation des besoins et l’utilisation d’un outil numérique dédié.
Si vous aussi, vous voulez emboîter le pas à la Métropole Aix-Marseille-Provence, n’hésitez pas à nous contacter et à commencer la digitalisation et la programmation de vos achats !
