Le glossaire des achats

Type de contrat à distinguer de la notion de marché. L’accord cadre permet soit de pré sélectionner plusieurs entreprises pour effectuer par la suite entre elles plusieurs remises en compétition et d’attribuer ainsi des marchés subséquents ou bien d’exécuter un achat via des bons de commande. L’accord cadre est donc un contrat préparatoire qui débouche sur des actes contractuels définitifs (marchés subséquents et/ou bons de commande).

Document qui permet de protéger les intérêts de l’acheteur et/ou du vendeur sur la non divulgation de données critiques et permet de conserver la propriété intellectuelle de données informatives qui circulent entre acheteur et vendeur.

L’achat stratégique est une approche de la gestion des achats qui met l’accent sur la planification à long terme, l’analyse de marché, et la création de partenariats solides avec les fournisseurs. Cette méthode vise à optimiser la valeur et la performance globale des achats en alignant les pratiques d’achat avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Aspects et avantages de l’achat stratégique

Planification et analyse à long terme 

L’achat stratégique implique une planification et une analyse approfondies des besoins de l’entreprise sur le long terme. Cette démarche permet d’anticiper les évolutions du marché, les tendances de la demande et les changements technologiques.

Établissement de relations de partenariat avec les fournisseurs

Une composante clé de l’achat stratégique est la création de relations de partenariat solides et durables avec des fournisseurs clés. Ces relations se concentrent sur la collaboration, l’innovation conjointe, et le partage des risques et des bénéfices.

Alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise

Les décisions d’achat stratégique sont étroitement alignées avec les objectifs à long terme et la stratégie globale de l’entreprise. Cela inclut le soutien aux initiatives de durabilité, d’innovation, et de croissance de l’entreprise.

Gestion des risques et durabilité

L’achat stratégique implique une évaluation proactive des risques associés à la chaîne d’approvisionnement, y compris les risques financiers, opérationnels, et de réputation. Il favorise également des pratiques d’achat durables, en considérant l’impact environnemental et social des décisions d’achat.

Optimisation des coûts et efficacité

Bien que l’objectif principal ne soit pas toujours la réduction des coûts immédiats, l’achat stratégique vise à optimiser le rapport qualité-prix et à réduire les coûts à long terme. Cela peut impliquer des investissements initiaux plus élevés en échange de bénéfices plus importants et durables.

Innovation et amélioration continue

En travaillant étroitement avec des fournisseurs stratégiques, les entreprises peuvent accéder à des innovations qui peuvent améliorer leurs produits ou processus. L’achat stratégique encourage l’amélioration continue, tant au niveau des produits que des processus.

Analyse des données et intelligence de marché

Une utilisation intensive de l’analyse de données et de l’intelligence de marché est essentielle pour identifier les meilleures opportunités d’achat et comprendre les tendances du marché.
Cela aide à prendre des décisions d’achat éclairées et stratégiquement avantageuses.

Acte par lequel une personne physique ou morale (acheteur) se rend propriétaire ou acquiert le droit d’utilisation d’un bien fourni par un tiers (fournisseur ou vendeur) contre argent. Tout achat nécessite un acte contractuel a priori puis une facture.

Il s’agit des achats de produits ou services liés directement à l’activité de production de l’entité acheteuse.

Ensemble des achats ne rentrant pas dans la fabrication d’un produit.

Acquérir un bien ou un service via une ressource externe moyennant une contrepartie la plupart du temps financière.

L’acte d’engagement est la pièce signée par un candidat à un marché public dans laquelle il présente son offre ou sa proposition et adhère aux clauses que la personne publique a rédigées. Cet acte d’engagement est ensuite signé par la personne publique.
Les offres sont présentées sous la forme de l’acte d’engagement et établi en un seul original par les candidats aux marchés.
Les offres doivent être signées par les candidats qui les présentent ou par leurs représentants dûment habilités. Une même personne ne peut représenter plus d’un candidat pour un même marché.

Un prix peut être actualisé dans les conditions fixées par le code de la commande publique. Deux cas sont à distinguer :
• Pour les marchés de fournitures, ou services autres que courants, ou pour des travaux, le marché doit prévoir que ce prix sera actualisé, si un délai supérieur à trois mois s’écoule entre la date à laquelle le candidat a fixé son prix dans l’offre, et la date de début d’exécution des prestations. Cette actualisation se fera aux conditions économiques correspondant à une date antérieure de trois mois à la date de début d’exécution des prestations.
• Pour les fournitures et services, les mêmes règles que précédemment s’appliquent, à la différence qu’il ne s’agit pas d’une obligation mais d’une simple faculté.
Pour l’application de ces dispositions, sont réputés être des fournitures ou services courants ceux pour lesquels le pouvoir adjudicateur n’impose pas des spécifications techniques propres au marché.

L’allotissement est le fractionnement en lots d’une consultation publique.
L’ensemble des lots doit faire l’objet d’une mise en concurrence unitaire mais chacun des lots peut donner lieu à un contrat distinct.

Le fractionnement des lots répond à des impératifs généralement techniques ou géographiques (à chaque lot correspond une spécialité professionnelle ou une unité physique de prestation). Le nouveau code des marchés précise qu’un titulaire de plusieurs lots peut se voir attribuer un contrat unique.
L’allotissement encourage la concurrence et permet aux PME d’accéder à la commande publique.

Méthode visant la satisfaction du besoin de l’utilisateur par une démarche spécifique de conception à la fois fonctionnelle, économique et pluridisciplinaire ». L’analyse de la valeur s’organise sur une logique des fonctions et non à partir des solutions prêtes à l’emploi. Elle est souvent fondée sur une dynamique de groupe associant toutes les parties prenantes.

L’analyse des dépenses est une pratique cruciale dans la gestion financière et stratégique des entreprises, impliquant l’examen des dépenses afin d’identifier les opportunités de réduction des coûts, d’amélioration de l’efficacité et d’alignement stratégique.

Aspects et avantages de l’analyse des dépenses

Identification et catégorisation des dépenses

L’analyse commence par la collecte et la catégorisation des données de dépenses, souvent segmentées par fournisseur, catégorie d’achat, département, ou centre de coûts. Cette étape est cruciale pour obtenir une vue claire et détaillée de la répartition des dépenses.

Évaluation des tendances de dépenses

En examinant les tendances historiques, les entreprises peuvent identifier des modèles de dépenses, des pics saisonniers, et des anomalies. L’analyse des tendances aide à prévoir les besoins futurs et à planifier les budgets de manière plus efficace.

Analyse des fournisseurs et négociation

L’analyse des dépenses permet d’évaluer les performances et la conformité des fournisseurs par rapport aux contrats établis. Elle offre une base pour renégocier les contrats, améliorer les conditions, ou rechercher de nouveaux fournisseurs plus compétitifs.

Optimisation des coûts et identification des économies

Une partie essentielle de l’analyse des dépenses consiste à identifier les opportunités d’économies, comme la consolidation des achats, la réduction des coûts de transaction, ou l’élimination des dépenses inutiles. Les économies potentielles peuvent être substantielles, en particulier dans les grandes organisations avec des volumes d’achat élevés.

Conformité aux politiques d’achat

L’analyse des dépenses aide à vérifier la conformité aux politiques et procédures d’achat de l’entreprise. Elle permet de détecter les écarts et de prendre des mesures correctives pour garantir l’alignement avec les stratégies d’achat internes.

Amélioration de la prise de décision stratégique

Les insights tirés de l’analyse des dépenses éclairent les décisions stratégiques en matière d’achat, d’investissement, et de gestion des fournisseurs. Cela aide les entreprises à aligner leurs dépenses avec leurs objectifs stratégiques et opérationnels à long terme.

Utilisation de technologies et d’outils analytiques

L’intégration de technologies avancées, telles que les logiciels d’analyse des dépenses, l’intelligence artificielle, et le big data, améliore la précision et l’efficacité de l’analyse. Ces outils offrent des capacités d’analyse en temps réel et des visualisations interactives pour une meilleure compréhension des dépenses.

Renforcement de la transparence et de la responsabilisation

L’analyse détaillée des dépenses augmente la transparence au sein de l’organisation, permettant une meilleure visibilité sur où et comment les fonds sont dépensés. Elle favorise également une culture de responsabilisation, où les départements et les individus sont plus conscients de l’impact de leurs dépenses.

Soutien à la durabilité et à l’achat responsable

En identifiant les domaines où les achats peuvent être plus durables ou éthiques, l’analyse des dépenses contribue aux initiatives d’achat responsable et de développement durable de l’entreprise. Cela inclut la sélection de fournisseurs qui respectent les normes environnementales et sociales.

Amélioration continue et benchmarking

L’analyse régulière des dépenses permet une amélioration continue des processus d’achat et de gestion financière. Elle offre également une opportunité de benchmarking par rapport aux standards de l’industrie et aux meilleures pratiques.

Phase de la consultation ou les maîtres d’œuvre et techniciens prescripteurs sont chargés d’analyser les offres d’un point de vue technique et financier afin de déterminer quelle est l’offre économiquement la plus avantageuse.

L’appel d’offres est une procédure formelle par laquelle une organisation invite les fournisseurs à soumettre des propositions pour fournir des biens ou des services spécifiques. Cette méthode est largement utilisée dans le secteur public et privé pour garantir la transparence, la concurrence équitable et l’obtention du meilleur rapport qualité-prix.

Aspects et avantages de l’appel d’offres

Préparation et publication de l’appel d’offres

L’organisation doit préparer un cahier des charges détaillé, définissant clairement les besoins, les spécifications techniques, et les critères d’évaluation. L’appel d’offres est ensuite publié pour informer les fournisseurs potentiels et inviter les propositions.

Réception et évaluation des offres

Les fournisseurs intéressés soumettent leurs offres en respectant les délais et les formats établis. Les offres sont évaluées en fonction de critères prédéfinis, tels que le prix, la qualité, la capacité technique, et la durabilité.

Négociation et sélection du fournisseur

Après l’évaluation, l’organisation peut entamer des négociations avec le ou les fournisseurs privilégiés pour affiner les termes de l’offre. Le contrat est attribué au fournisseur qui répond le mieux aux critères d’évaluation et aux besoins de l’organisation.

Transparence et équité

L’appel d’offres assure une transparence totale dans le processus d’achat, en permettant à tous les fournisseurs qualifiés de participer. Cette approche promeut l’équité en traitant toutes les offres de manière égale et en évitant les préférences ou les biais.

Conformité légale et réglementaire

Les appels d’offres sont particulièrement importants dans le secteur public pour garantir la conformité avec les lois et réglementations en vigueur. Ils aident à prévenir la corruption et les pratiques anticoncurrentielles.

Optimisation des coûts et valeur

En encourageant la concurrence, les appels d’offres aident les organisations à obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour leurs achats. Ils permettent de comparer diverses offres et d’opter pour la solution la plus économique et la plus avantageuse.

Gestion des risques

L’appel d’offres aide à réduire les risques liés à l’achat en sélectionnant des fournisseurs fiables et compétents. Il permet également d’identifier et de gérer proactivement les risques liés au contrat et à la performance du fournisseur.

Processus structuré et documenté

L’appel d’offres suit un processus structuré et bien documenté, ce qui facilite le suivi, l’audit et la révision des décisions d’achat. La documentation détaillée aide à maintenir une archive des processus d’achat pour référence future et évaluation.

Amélioration continue et retours d’expérience

Chaque appel d’offres offre l’occasion d’apprendre et d’améliorer les processus futurs, en tirant des leçons des expériences passées. Les organisations peuvent affiner leurs cahiers des charges et critères d’évaluation pour de futurs appels d’offres en fonction de ces retours d’expérience.

Impact sur la relation fournisseur

Bien que l’appel d’offres soit un processus compétitif, il peut également servir à bâtir des relations solides avec les fournisseurs en établissant des attentes claires et une communication transparente. Les fournisseurs valorisent la clarté et l’équité du processus, ce qui peut renforcer la confiance et la collaboration à long terme.

Procédure de consultation ou la Personne Publique n’a pas limité son ouverture à la concurrence à un certain nombre de candidats.
Tout candidat peut faire une offre sans qu’existe une phase intermédiaire entre l’ouverture de la mise en concurrence et la désignation du candidat le mieux disant.
Les entrepreneurs doivent transmettre des plis de candidature et d’offre bien distincts mais ceci avant une même date limite de réception avec un examen en commission d’appel d’offres pouvant se dérouler le même jour.

La mise en concurrence est limitée à un certain nombre de candidats mentionnés soit dans l’appel à concurrence soit dans le règlement de la consultation. Elle s’opère impérativement en deux temps avec deux dates limites de réception (réception et analyse des candidatures puis réception et analyse des offres).

Le choix de l’appel d’offres restreint est libre excepté les cas où cette forme est imposée par la réglementation. Tel est le cas de l’appel d’offres sur concours, sur dialogue compétitif (ex sur performances) ou encore de conception-réalisation.

L’approvisionnement fait référence au processus d’acquisition de biens et services nécessaires pour qu’une entreprise puisse fonctionner efficacement. Ce processus englobe un éventail d’activités, de la sélection des fournisseurs à la gestion des contrats, en passant par la réception et le stockage des biens.

Aspects et avantages de l’approvisionnement

Sélection et gestion des fournisseurs

Une étape clé de l’approvisionnement est l’identification et la sélection de fournisseurs fiables et compétitifs. La gestion efficace des relations avec les fournisseurs est essentielle pour assurer la qualité, la fiabilité et la compétitivité des prix.

Négociation des contrats et conditions d’achat

L’approvisionnement implique la négociation des termes et conditions des contrats avec les fournisseurs, y compris les prix, les délais de livraison et les clauses de qualité. Une bonne négociation contribue à réduire les coûts et à minimiser les risques.

Gestion des commandes et des stocks

Le processus comprend la gestion des commandes, le suivi des livraisons et la gestion efficace des stocks. Une gestion des stocks optimale aide à éviter les surstocks ou les ruptures de stock, réduisant ainsi les coûts de stockage et les pertes.

Analyse des besoins et planification

L’approvisionnement nécessite une compréhension approfondie des besoins actuels et futurs de l’entreprise en termes de biens et services. Une planification efficace permet d’anticiper les besoins, d’éviter les urgences et de négocier de meilleures conditions.

Contrôle de la qualité et conformité

Un aspect crucial de l’approvisionnement est d’assurer que les produits et services acquis répondent aux standards de qualité établis. Il inclut également la vérification de la conformité avec les réglementations légales et les standards de l’industrie.

Optimisation des coûts et efficacité

L’objectif principal de l’approvisionnement est d’acquérir les biens et services nécessaires au meilleur coût possible, en maximisant la valeur pour l’entreprise. Cela comprend la recherche d’économies à travers des achats groupés, des remises sur volume, ou d’autres stratégies de réduction des coûts.

Technologie et systèmes d’information

L’utilisation de technologies avancées et de systèmes d’information joue un rôle important dans l’efficacité de l’approvisionnement. Des systèmes tels que l’ERP (Enterprise Resource Planning) et l’e-procurement automatisent et rationalisent les processus d’approvisionnement.

Développement durable et responsabilité sociale

Les pratiques d’approvisionnement responsables incluent la considération des impacts environnementaux et sociaux des achats. Cela peut impliquer le choix de fournisseurs qui adhèrent à des pratiques durables et éthiques.

Gestion des risques

L’approvisionnement implique l’identification et la gestion des risques liés à la chaîne d’approvisionnement, comme les retards de livraison, la qualité des produits ou les fluctuations des prix. Des stratégies de gestion des risques efficaces aident à minimiser l’impact de ces risques sur l’entreprise.

Amélioration continue et benchmarking

L’approche de l’approvisionnement doit être dynamique, avec une volonté d’amélioration continue pour s’adapter aux changements du marché et aux besoins de l’entreprise. Le benchmarking avec d’autres organisations peut aider à identifier les meilleures pratiques et les opportunités d’optimisation.

Ensemble des activités qui permet à l’entreprise de gérer le flux des produits et/ou services achetés. L’approvisionnement consiste principalement à définir les besoins de l’entreprise (prévisions), appeler les fournitures auprès des fournisseurs (déclencher les commandes ou appels de livraison) et réguler les flux (gestion des stocks). La fonction approvisionnement diffère de la fonction achats. On approvisionne une fois que l’on a acheté.

La définition de l’Assurance Qualité au sens de la norme française X50-109 est : « la mise en œuvre d’un ensemble approprié de dispositions préétablies et systématiques destinées à donner confiance en l’obtention de la qualité requise ».

L’audit des achats est un processus d’examen et d’évaluation des pratiques, des procédures, et des transactions d’achat d’une organisation pour garantir l’efficacité, la conformité, et l’optimisation des coûts. Il permet d’identifier les opportunités d’amélioration et les risques potentiels dans les processus d’achat.

Aspects et avantages de l’audit des achats

Évaluation de la conformité aux politiques et procédures

L’audit des achats vérifie si les pratiques d’achat de l’organisation sont conformes à ses politiques et procédures internes. Il s’assure que les processus d’achat respectent les normes éthiques, les réglementations légales, et les meilleures pratiques de l’industrie.

Analyse des transactions et des contrats

L’audit implique l’examen détaillé des transactions d’achat et des contrats pour s’assurer qu’ils sont justes, transparents, et compétitifs. Il évalue si les contrats sont correctement négociés, exécutés, et gérés.

Identification des économies et des améliorations

L’audit des achats identifie les opportunités de réaliser des économies, comme la consolidation des achats ou la renégociation des contrats. Il suggère des améliorations pour optimiser les processus d’achat et réduire les coûts.

Examen de la performance des fournisseurs

L’audit évalue la performance et la fiabilité des fournisseurs, ainsi que leur conformité aux termes des contrats. Cela comprend l’évaluation de la qualité des produits ou services fournis, les délais de livraison, et la gestion des relations.

Vérification de l’efficacité des processus d’achat

L’audit examine les processus d’achat pour identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités ou les redondances. Il recommande des méthodes pour améliorer l’efficacité, comme l’automatisation des processus ou la mise en place de meilleures pratiques.

Contrôle interne et gestion des risques

Un aspect important de l’audit des achats est l’évaluation des contrôles internes pour prévenir la fraude, les erreurs et les abus. Il aide à identifier et à gérer les risques liés à la chaîne d’approvisionnement, tels que les risques financiers, opérationnels, et de réputation.

Utilisation des données et analyse des tendances

L’audit implique l’utilisation de données et d’analyses pour évaluer les tendances d’achat et les performances au fil du temps. Cela permet de prendre des décisions éclairées basées sur des données et d’identifier les tendances émergentes ou les problèmes potentiels.

Rapport d’audit et recommandations

À la fin de l’audit, un rapport détaillé est produit, présentant les constatations, les problèmes identifiés, et les recommandations pour des améliorations. Ce rapport sert de guide pour la mise en œuvre de changements stratégiques dans les pratiques d’achat.

Formation et sensibilisation

L’audit des achats peut également mettre en évidence des besoins de formation ou de sensibilisation pour les équipes d’achat. Des programmes de formation peuvent être recommandés pour renforcer les compétences et la conformité aux procédures d’achat.

Amélioration continue et alignement stratégique

L’audit favorise une culture d’amélioration continue et aide à aligner les pratiques d’achat avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Il soutient l’adaptation et l’évolution constantes des processus d’achat pour répondre aux changements du marché.

L’automatisation des achats se réfère à l’utilisation de la technologie pour simplifier et améliorer les processus d’achat au sein d’une organisation. Cela englobe l’utilisation de logiciels et de systèmes pour gérer les activités d’achat de manière plus efficace et précise.

Aspects et avantages de l’automatisation des achats

Réduction des tâches manuelles

L’automatisation réduit la nécessité de saisie manuelle des données, diminuant ainsi le temps consacré aux tâches administratives. Cela inclut la création automatique de bons de commande et le traitement des factures.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

L’automatisation accélère les processus d’achat, réduisant les délais de traitement des commandes et augmentant la réactivité. Elle facilite un flux de travail plus cohérent et efficace.

Contrôle et visibilité des dépenses

Les systèmes automatisés offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses, améliorant le suivi budgétaire. Ils permettent une analyse plus précise des coûts et des dépenses.

Intégration avec d’autres systèmes

L’automatisation des achats permet une intégration fluide avec d’autres systèmes d’entreprise tels que les ERP, les systèmes de comptabilité et de gestion des stocks. Cette intégration assure une synchronisation des données et une gestion centralisée.

Conformité et gouvernance améliorées

Les solutions automatisées renforcent la conformité avec les politiques et procédures d’achat internes. Elles aident également à respecter les réglementations externes et à maintenir des standards élevés de gouvernance.

Gestion efficace des relations fournisseurs

L’automatisation facilite la gestion des informations des fournisseurs et le suivi de leurs performances. Elle permet une meilleure communication et collaboration avec les fournisseurs.

Prise de décision basée sur les données

Les outils d’automatisation fournissent des données détaillées pour une analyse approfondie, aidant à des décisions d’achat plus stratégiques. Les responsables peuvent utiliser ces données pour identifier les tendances, les inefficacités et les opportunités d’amélioration.

Réactivité et adaptabilité accrues

L’automatisation permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux changements de besoins et aux conditions de marché fluctuantes. Elle offre une flexibilité pour répondre efficacement aux demandes urgentes ou aux opportunités d’achat.

Économies et réduction des coûts

En rationalisant les processus et en réduisant le travail manuel, l’automatisation contribue à diminuer les coûts opérationnels. Elle permet également de réaliser des économies grâce à une gestion plus efficace des achats et une meilleure négociation avec les fournisseurs.

Soutien à la croissance et à l’innovation de l’entreprise

En libérant les ressources des tâches administratives, l’automatisation des achats permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Elle joue un rôle clé dans le soutien à l’innovation et à la croissance stratégique de l’entreprise.

L’avenant est un acte signé par les deux parties au marché formalisant leur commune volonté de modifier le contrat initial. Il ne peut donc être tacite ni implicite.

Il connaît le même régime que le marché lui même dans la mesure où l’avenant devra être approuvée par la commission d’appel d’offres et consigné dans un rapport du représentant légal de la collectivité.

Le pouvoir de modification qu’offre l’avenant connaît ses limites. Celles-ci ont trait à l’objet et l’économie du marché qui en aucun cas ne devra être bouleversés.

Sauf sujétions techniques imprévues ne résultant pas du fait des parties, un avenant ne peut bouleverser l’économie du marché, ni en changer l’objet.

Texte publié dans des organes de presses officiels spécialisés (BOAMP ou JOUE) ou dans des organes de presses agrées par les autorités préfectorales permettant d’annoncer aux candidats potentiels le début immédiat d’une procédure de consultation par une Personne Publique.

Document permettant à la Personne Publique de publier officiellement les références de l’entreprise titulaire d’un marché ainsi que les caractéristiques de celui-ci.
Un avis d’attribution doit être publié dans les mêmes organes de presse que ceux qui ont reçu l’avis d’appel public à la concurrence relatif au marché.