Dans un contexte de fortes contraintes budgétaires, de pression réglementaire croissante et d’attentes accrues en matière de transparence, les bailleurs sociaux se trouvent à un moment charnière de leur transformation.

La fonction achats, longtemps reléguée à un rôle administratif ou purement opérationnel, devient aujourd’hui un levier stratégique majeur. Pourtant, dans de nombreuses structures – OPH, SEM, ESH ou bailleurs à mission sociale – les achats restent encore fragmentés, peu outillés, et insuffisamment pilotés.

Il ne s’agit plus seulement de “passer des marchés”, mais de structurer une organisation capable de piloter les dépenses, d’optimiser les ressources et de sécuriser juridiquement chaque étape du processus. En 2025, la professionnalisation des achats n’est plus une option, c’est une nécessité.

Face à ces enjeux, des outils existent pour accompagner ce changement. Parmi eux, OKAVEO, une plateforme pensée pour simplifier et digitaliser la gestion des achats, est déjà adoptée par plusieurs bailleurs sociaux, comme en témoigne Genevilliers Habitat.

Dès les premiers mois, les retours sont clairs :

• Gain de temps dans le traitement des dossiers
• Vision claire des engagements budgétaires
• Suivi précis des marchés en cours
• Conformité assurée dans un environnement réglementaire complexe

Cet article vous propose de comprendre pourquoi professionnaliser la fonction achats est devenu un enjeu central pour les bailleurs sociaux, quelles sont les conséquences d’un pilotage encore artisanal, et surtout, quelles solutions concrètes existent pour engager ce changement dès maintenant.

 

Enjeux actuels des bailleurs sociaux en matière d’achats

Pressions économiques et budgétaires

Les bailleurs sociaux font face à des défis financiers croissants. La réduction des aides publiques, notamment la diminution de la Réduction de Loyer de Solidarité (RLS) de 1,3 milliard d’euros à 1,1 milliard en 2025, impacte directement leur capacité d’investissement. ​

Conséquences :

• Baisse des investissements : moins de fonds disponibles pour la construction et la rénovation de logements.​
• Augmentation des coûts d’emprunt : les bailleurs doivent recourir davantage à l’emprunt, avec des conditions moins favorables.​

Évolutions réglementaires

Le cadre législatif impose de nouvelles obligations aux bailleurs sociaux :

• Loi Climat et Résilience : Exige des rénovations énergétiques massives pour améliorer la performance des bâtiments.​
• Article 55 de la loi SRU : Fixe des quotas de logements sociaux à atteindre, sous peine de sanctions financières. ​

Défis associés :

• Conformité réglementaire : Nécessité d’adapter rapidement les pratiques pour éviter des pénalités.​
• Complexité administrative : Gestion accrue des procédures et des contrôles.​

Responsabilité sociétale et environnementale

Les attentes en matière de développement durable et de responsabilité sociétale influencent les stratégies d’achat :

• Critères RSE : Intégration de critères environnementaux et sociaux dans les processus d’achat.​
• Transition énergétique : Investissements dans des solutions éco-responsables pour réduire l’empreinte carbone.​

Opportunités :

• Valorisation de l’image : Amélioration de la réputation auprès des parties prenantes.​
• Accès à des financements verts : Possibilité de bénéficier de subventions dédiées aux projets durables.​

En réponse à ces enjeux, la professionnalisation de la fonction achats devient essentielle pour optimiser les ressources, assurer la conformité réglementaire et intégrer des pratiques durables. Des solutions de digitalisation des achats offrent aux bailleurs sociaux des outils adaptés pour relever ces défis.​

 

 

Risques liés à une fonction achats non professionnalisée

La gestion des achats occupe une place stratégique dans les organismes de logement social. Pourtant, dans de nombreuses structures, la fonction achats reste encore marginalisée ou pilotée de manière artisanale, sans processus clair, sans outils adaptés, et sans réelle gouvernance. Cette situation expose les bailleurs sociaux à des risques multiples, à la fois financiers, juridiques, organisationnels et opérationnels.

Inefficacité opérationnelle et perte de temps

Lorsque la fonction achats n’est ni structurée, ni professionnalisée, les processus deviennent lourds, répétitifs, sources de désorganisation… et cela a des conséquences directes :

• Multiplication des documents manuels (tableurs, mails, impressions)
• Duplications d’achats ou d’engagements hors cadre
• Délai rallongé pour le traitement et la validation des commandes
• Sur-sollicitation des équipes pour des tâches à faible valeur ajoutée

Exemple typique :
Un fichier Excel partagé par plusieurs directions, mis à jour manuellement, engendre des erreurs, des retards, et une perte de visibilité sur l’avancement des marchés.

« On passe plus de temps à rechercher des informations qu’à piloter les projets. »
— Responsable technique, OPH (source : entretien utilisateur OKAVEO)

 

 

Risques juridiques et de non-conformité

Les bailleurs sociaux sont soumis aux règles strictes de la commande publique. L’absence d’une gestion structurée des achats peut les exposer à des manquements graves, pouvant entraîner :

• Des sanctions de la part des autorités de contrôle (ANCOLS, DGFiP)
• Des recours juridiques de la part des candidats non retenus
• Des ruptures contractuelles non maîtrisées

Facteurs aggravants :

• Archivage incomplet ou inexact des pièces de marché
• Délégation mal formalisée ou floue
• Erreurs dans les seuils d’achat ou les procédures

Conséquence : un risque de réputation pour l’organisme, et parfois des contentieux longs et coûteux.

Absence de pilotage budgétaire et d’analyse stratégique

Sans outil adapté ni structuration de la fonction achats, les directions générales et financières ne disposent pas des données nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Risques associés :

• Incapacité à suivre les dépenses engagées en temps réel
• Absence de tableaux de bord consolidés
• Difficulté à mesurer les gains ou les leviers d’optimisation possibles
• Aucune anticipation des renouvellements ou des contrats en fin de validité

Tableau comparatif : Gestion artisanale vs. gestion professionnalisée des achats

Critère	Approche artisanale	Approche professionnalisée avec OKAVEO
Suivi des engagements	Manuel, incomplet	Automatisé, mis à jour en temps réel
Pilotage budgétaire	Complexe, peu exploitable	Centralisé, clair et synthétique
Traçabilité des documents	Fragmentée	Archivage structuré et sécurisé
Collaboration entre services	Cloisonnée	Fluidifiée via des workflows intégrés
Conformité réglementaire	Aléatoire	Garantie par des processus normés

 

Manque de visibilité sur les fournisseurs et les opportunités d’optimisation

Une fonction achats non professionnalisée conduit à un pilotage aveugle du panel fournisseurs.

Problèmes constatés :

• Multiplication de fournisseurs pour une même famille d’achat
• Absence d’évaluation de la performance fournisseurs
• Manque de stratégie d’achats cadre ou mutualisés
• Non-recours aux leviers d’économies d’échelle ou à la massification

Résultat : des coûts plus élevés, une fragmentation des dépenses, et une complexité accrue dans la gestion contractuelle.

En résumé

La non-professionnalisation de la fonction achats n’est jamais neutre. Elle génère :

• des surcoûts invisibles mais récurrents,
• une fragilité juridique,
• et une inefficacité organisationnelle nuisible à la performance globale de l’organisme.

Digitaliser, structurer et piloter : c’est l’équation indispensable pour transformer la fonction achats en un véritable levier de performance.
Des solutions achats permettent justement d’apporter cette structure et cette vision stratégique, sans alourdir le quotidien des équipes ! 

 

 

Bénéfices de la professionnalisation de la fonction achats

Professionnaliser la fonction achats, ce n’est pas simplement « moderniser » un service administratif. C’est poser les fondations d’une organisation plus agile, plus rigoureuse et plus performante. Pour les bailleurs sociaux, les bénéfices sont multiples : économiques, opérationnels, stratégiques et réglementaires.

Optimisation des coûts et des ressources

La centralisation et la structuration des achats permettent de générer des économies mesurables dès les premiers mois, grâce à :

• Une meilleure négociation des marchés (grâce à des données consolidées et comparables)
• L’identification et la réduction des achats en doublon
• Une massification des volumes sur les achats courants
• L’optimisation des contrats-cadres

Exemple : plusieurs bailleurs ayant adopté OKAVEO ont constaté entre 10 et 15 % d’économies sur certaines familles d’achats dès la première année !

Meilleur pilotage et visibilité en temps réel

Une fonction achats professionnalisée permet à la direction générale, financière et opérationnelle de suivre les engagements et les budgets en temps réel.

Ce que cela change :

• Meilleure anticipation des renouvellements de marchés
• Suivi instantané des montants engagés par famille, fournisseur ou opération
• Capacité à générer des tableaux de bord pour les instances (conseils d’administration, audits, ANCOLS, etc.)

« Avant, je travaillais avec des impressions de tableurs Excel. Aujourd’hui, j’ouvre mon tableau de bord OKAVEO et j’ai tout en un clic. »
— Directeur général d’un bailleur social régional

Gain de temps pour les équipes

Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (recherche de documents, consolidation de données, relances, suivi manuel) libère du temps pour les équipes, qui peuvent se recentrer sur :

• La stratégie d’achat
• L’analyse des offres
• Le dialogue fournisseur
• La co-construction de solutions durables avec les directions techniques

Selon une enquête menée auprès d’utilisateurs OKAVEO, jusqu’à 30 % de temps gagné dans la gestion des marchés à périmètre constant.

Sécurisation juridique et conformité réglementaire

La professionnalisation passe aussi par une rigueur documentaire et processuelle indispensable au respect des obligations de la commande publique, ce qui a des bénéfices concrets :

• Respect systématique des seuils de procédure
• Suivi clair des dates d’échéance, reconductions et notifications
• Archivage automatisé et traçabilité intégrale des actions
• Diminution du risque de contentieux ou de pénalités

Grâce à la digitalisation des process, les bailleurs peuvent éviter des pénalités liées à des reconductions de marchés non tracées ou à des dépassements de seuil involontaires.

Meilleure collaboration entre les services

La professionnalisation de la fonction achats permet aussi de décloisonner les équipes et de fluidifier la relation entre les services techniques, les finances et la direction marchés.

• Tous les services disposent de la même information à jour
• Les demandes sont traitées plus vite
• Les circuits de validation sont clarifiés
• Les tensions internes liées aux imprécisions ou aux doublons sont réduites

Synthèse des bénéfices

Bénéfice	Impact pour le bailleur social
Optimisation des coûts	Économies sur les achats récurrents, meilleure marge de manœuvre financière
Pilotage en temps réel	Décisions plus rapides et plus fiables
Gain de temps	Plus de temps pour la stratégie et le contrôle qualité
Sécurité juridique	Moins de risques de recours ou de sanctions
Meilleure collaboration	Plus de fluidité entre directions opérationnelles et fonctions support

 

Professionnaliser la fonction achats, c’est donc poser les bases d’un pilotage plus rigoureux, plus transversal et plus stratégique.

Et c’est exactement ce que permet OKAVEO : une solution pensée à la fois pour les acteurs du privé et pour le secteur public et parapublic. Une solution simple à déployer, intuitive à utiliser, et centrée sur les vrais enjeux terrain des bailleurs sociaux !

 

 

Stratégies pour professionnaliser la fonction achats

Professionnaliser la fonction achats ne repose pas uniquement sur la mise en place d’un logiciel. C’est une démarche globale, qui implique une évolution des compétences, une clarification des processus et un engagement fort de la direction. Pour les bailleurs sociaux, cela passe par quatre leviers clés.

Développer les compétences internes

Une fonction achats performante repose d’abord sur des équipes formées, sensibilisées et structurées.

Actions à mettre en œuvre :

• Former les agents en charge des marchés publics à la réglementation, à la négociation et au pilotage budgétaire
• Créer une culture achat partagée avec les directions techniques, les finances et la direction générale
• Encourager la montée en compétences transverses (analyse de données, gestion des risques fournisseurs, achats durables)

Formations possibles :

• Référentiel des achats publics (code de la commande publique)
• Gestion des contrats et des fournisseurs
• Outils numériques de pilotage achats

Des bailleurs ayant lancé un cycle de formation achats/RSE en interne ont constaté une meilleure adhésion des équipes aux outils de pilotage et aux objectifs de performance.

Cartographier et standardiser les processus

Avant d’outiller, il faut clarifier. Une cartographie claire des processus est le socle d’une organisation performante.

Étapes recommandées :

1. Identifier les étapes clés du cycle achat (besoin, consultation, contractualisation, exécution, suivi)
2. Définir les rôles et responsabilités par typologie d’achat ou de marché
3. Harmoniser les documents et procédures entre services
4. Documenter les circuits de validation internes (techniques, juridiques, budgétaires)

Bénéfice direct : moins d’imprévus, moins de pertes d’information, plus de fluidité entre les services.

S’équiper d’un outil métier adapté au secteur public

La digitalisation des achats ne se limite pas à numériser les bons de commande. Elle consiste à structurer toute la chaîne de valeur achats avec un outil qui :

• centralise les données fournisseurs et marchés
• automatise les alertes, validations et échéances
• génère des tableaux de bord en temps réel
• s’adapte aux contraintes réglementaires du secteur public

OKAVEO répond à ces enjeux en offrant une plateforme pensée pour les bailleurs sociaux, permettant de professionnaliser la fonction achats sans alourdir le quotidien des équipes.

 

Faire de la direction achats un interlocuteur stratégique

Trop souvent encore, la fonction achats reste cantonnée à un rôle d’exécutant. La professionnaliser implique de lui donner une place stratégique dans l’organisation.

Actions clés :

• Intégrer les acheteurs dans les phases amont des projets
• Impliquer la direction achats dans la stratégie budgétaire annuelle
• Confier à cette fonction un rôle de conseil interne auprès des directions opérationnelles
• Valoriser les résultats obtenus : économies réalisées, réduction des risques, amélioration des process

Résultat : un changement de posture, plus valorisant pour les équipes et plus utile pour l’organisme.

 

Résumé des leviers de professionnalisation

Levier	Objectif	Résultat attendu
Formation des équipes	Développer les compétences achats	Montée en compétence, meilleure maîtrise des règles
Cartographie des processus	Clarifier et homogénéiser les pratiques	Réduction des erreurs, gain d’efficacité
Outil digital adapté	Structurer les données et automatiser le suivi	Pilotage en temps réel, sécurisation des process
Vision stratégique de l’achat	Donner du poids à la fonction achats	Meilleure anticipation, décisions mieux informées

 

Témoignages et études de cas

Rien ne vaut l’expérience du terrain pour illustrer l’impact d’une transformation réussie. Plusieurs bailleurs sociaux ont déjà franchi le pas de la professionnalisation de leurs achats, souvent en lien avec l’adoption d’un outil métier comme OKAVEO. Voici deux cas emblématiques.

Genevilliers Habitat : structurer les achats pour mieux piloter

Profil : OPH de taille moyenne, situé dans les Hauts-de-Seine, avec un parc locatif diversifié et des enjeux forts en rénovation énergétique.

Problématique initiale :

• Multiplication des tableaux Excel pour le suivi des marchés
• Absence de vision consolidée des dépenses
• Tensions internes liées à la circulation d’information entre les services

Solution mise en place :

• Déploiement d’OKAVEO pour centraliser les processus achats et marchés publics
• Formation de l’équipe marchés et accompagnement dans la structuration des procédures
• Création d’un circuit de validation clair entre directions

Résultats observés :

• Gain de temps sur le suivi administratif des marchés
• Vision budgétaire consolidée pour la direction
• Meilleure coordination interservices entre technique, marchés et finances
• Anticipation facilitée des renouvellements et échéances

« C’est mon outil de tous les jours et j’en suis très contente »

— Lauriane Raynaud, responsable du service marchés publics, Genevilliers Habitat

Voir le témoignage en vidéo

Autres retours d’expérience du secteur

Bailleur social, Puy-de-Dôme

• Évaluation automatique des fournisseurs (Qualibail et QaliHLM)
• Amélioration de la collaboration entre les métiers des achats

ESH (Alliade (Action Logement) et Erilia)

• Fusion de deux systèmes d’achats suite à une réorganisation interne
• Mise en place d’une base fournisseurs qualifiée
• Création d’indicateurs de performance achats intégrés au rapport d’activité

OPH

« LMH a adopté OKAVEO car au regard des solutions que propose ce logiciel,  il deviendra l’outil de travail principal du Service Achat.

LMH a adopté OKAVEO pour son côté intuitif et complet, qui nous aidera au quotidien dans la gestion de l’ensemble de nos missions.« 

Mathilde BLEUSEZ, acheteuse

Points communs dans les réussites

Les bailleurs sociaux ayant professionnalisé leurs achats partagent souvent les mêmes facteurs de succès :

• Un portage fort de la direction générale
• Un outil métier adapté au cadre réglementaire public
• Une implication des équipes opérationnelles dans la démarche
• Une montée en compétence progressive, accompagnée

Ces témoignages montrent que professionnaliser les achats n’est pas réservé aux grandes structures, ni aux bailleurs les mieux dotés. C’est une démarche accessible, réalisable étape par étape, et hautement rentable à moyen terme.

 

Perspectives pour l’avenir

Professionnaliser la fonction achats, ce n’est pas seulement répondre à des urgences ou résoudre des problèmes ponctuels. C’est inscrire l’achat dans une vision de long terme, au service de la mission sociale des bailleurs, dans un monde en pleine mutation.

Une fonction achats de plus en plus stratégiques

Alors que les bailleurs sont appelés à :

• rénover massivement leur parc face aux exigences énergétiques,
• contenir leurs charges de gestion malgré la baisse des financements,
• renforcer leur responsabilité sociale et environnementale,

la fonction achats devient un véritable levier de performance globale.

Elle est désormais attendue sur :

• la recherche d’économies sans compromis sur la qualité,
• la structuration de relations fournisseurs durables,
• la contribution à la stratégie de l’organisme,
• et l’anticipation des risques juridiques, opérationnels ou budgétaires.

L’intelligence des données au service des décisions

L’avenir de la fonction achats passera par une exploitation intelligente des données.

Grâce à des systèmes d’information achats comme OKAVEO, les bailleurs peuvent :

• visualiser en temps réel les tendances de dépenses,
• identifier des pistes d’optimisation,
• détecter les risques fournisseurs ou contractuels,
• alimenter des tableaux de bord stratégiques utiles à la direction générale comme aux services de terrain.

La data devient une arme de pilotage.

Des outils de plus en plus accessibles

Contrairement à une idée reçue, les solutions digitales performantes ne sont plus réservées aux grandes entreprises ou aux organismes privés.
Certains de ces outils ont été conçus pour le secteur public, ses contraintes et ses spécificités. Cela signifie :

• un déploiement rapide,
• des coûts maîtrisés,
• une prise en main simple pour les équipes,
• et une conformité native avec la commande publique.

Autrement dit, la digitalisation n’est plus une transformation lourde. C’est une transition naturelle et nécessaire.

Une attente croissante des partenaires institutionnels

Les partenaires des bailleurs – État, collectivités, CDC, commissions de contrôle – attendent de plus en plus :

• une gestion rigoureuse des fonds,
• une traçabilité sans faille,
• des indicateurs précis de pilotage,
• et une logique d’amélioration continue.

La fonction achats structurée devient un gage de sérieux, de crédibilité et de pérennité dans les relations avec ces institutions.

La montée en puissance des critères RSE

À l’horizon 2030, la réglementation française et européenne renforcera considérablement l’obligation d’intégrer des critères RSE dans les achats publics.

Les bailleurs devront donc :

• suivre et justifier leurs engagements environnementaux dans leurs achats,
• mieux qualifier leurs fournisseurs,
• démontrer une politique d’achat responsable.

Un outil de pilotage structuré devient alors indispensable.

La professionnalisation des achats n’est pas un luxe ni une option.
C’est une condition de résilience et de performance durable pour les bailleurs sociaux.
Elle est aujourd’hui facilement accessible, à condition d’être portée par une vraie volonté de transformation.

Et cette transformation, OKAVEO vous y accompagne pas à pas ! 

La professionnalisation de la fonction achats n’est plus un sujet accessoire pour les bailleurs sociaux. Face à la complexité croissante des enjeux réglementaires, financiers et opérationnels, elle devient un levier central pour assurer la pérennité et la performance globale des organismes HLM.

Ce que cet article démontre, c’est qu’il existe aujourd’hui des solutions accessibles et pensées pour les réalités du terrain.
Professionnaliser ses achats, c’est :

• reprendre le contrôle sur ses dépenses,
• gagner du temps pour les équipes,
• éviter les erreurs coûteuses,
• et s’aligner sur les attentes des partenaires institutionnels et des locataires.

Grâce à des plateformes comme OKAVEO, la transformation peut être menée de manière fluide, progressive et adaptée à chaque structure.
La clé réside dans l’alignement entre volonté managériale, structuration des processus, montée en compétence des équipes, et digitalisation des outils.

Les témoignages comme celui de Genevilliers Habitat le montrent : même avec des moyens limités, il est possible de gagner en efficacité, en rigueur et en vision.
En 2025, il n’est plus temps de subir la gestion des achats. Il est temps de la piloter.

Vous êtes bailleur social et souhaitez digitaliser vos achats pour plus de performance ? Demandez une démo !

 

Ressources et pistes pour aller plus loin

• Banque des Territoires : sur les objectifs de construction et les financements publics des bailleurs
• Union sociale pour l’habitat : guide sur les achats responsables dans le logement social
• Wikipedia – Loi SRU : pour comprendre les obligations de mixité sociale dans les communes
• Republik Achats : retour d’expérience sur l’usage de la charte RFAR pour structurer la fonction achats dans un bailleur social
• OKAVEO : plateforme de gestion des achats développée en pensant au acteurs publics et parapublics, avec des solutions adaptées aux bailleurs sociaux

 

FAQ

1. Pourquoi est-il essentiel de professionnaliser la fonction achats dans les organismes HLM ?

La professionnalisation des achats permet aux bailleurs sociaux d’optimiser leurs ressources, d’assurer la conformité réglementaire et d’améliorer la qualité des services offerts aux locataires. Une gestion structurée des achats contribue à une meilleure performance globale de l’organisme. ​

2. Quels sont les principaux risques d’une fonction achats non professionnalisée ?

Sans une gestion adéquate, les organismes HLM peuvent faire face à des inefficacités opérationnelles, des risques juridiques liés à la non-conformité, une absence de pilotage budgétaire et un manque de visibilité sur les fournisseurs, ce qui peut entraîner des surcoûts et une fragmentation des dépenses. ​

3. Quelles sont les étapes clés pour structurer un service achats dans un bailleur social ?

Il est recommandé de commencer par une évaluation détaillée des besoins actuels et des ressources disponibles, de définir clairement les objectifs du service achats, d’élaborer un plan pour structurer l’équipe et les processus, et de former les équipes aux meilleures pratiques en matière d’achats. ​

4. Quels avantages concrets un service achats structuré apporte-t-il à un bailleur social ?

La mise en place d’un service achats structuré offre de multiples avantages, notamment une gestion optimisée des coûts, une amélioration de la qualité des biens et services acquis, et une réduction significative des risques liés aux fournisseurs.

5. Comment la Charte RFAR contribue-t-elle à la professionnalisation des achats ?

La Charte Relations Fournisseur et Achats Responsables (RFAR) est un outil qui aide les organismes HLM à structurer leur fonction achats en favorisant des relations équilibrées avec les fournisseurs et en intégrant des critères de responsabilité sociale et environnementale dans leurs processus d’achat.