« Ce projet est l’un des plus ambitieux de ces dernières années au sein d’un GHT. »

En effet, Mathieu Vallet, directeur achats et son équipe ont souhaité créer un SI Achats complet intégrant l’ensemble des activités achats depuis le besoin jusqu’à l’exécution du marché. Et donc interfacer les logiciels MARCO, EPICURE, CPAGE et OKAVEO. », précise Jérémy Cottin-Lamy, responsable du projet pour Crop and co.

La régie a choisi OKAVEO pour l’aider à piloter et à gérer son activité achats.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site internet de la Polyclinique.

Hub One est une société membre du GROUPE ADP, filiale à 100 % d’Aéroports de Paris SA. Avec plus de 10 agences régionales et 640 collaborateurs au service quotidien de plus de 5 000 clients, Hub One a généré un chiffre d’affaires en croissance de 162 millions d’euros en 2022.

« HUB ONE a choisi OKAVEO pour l’aider à piloter et à gérer son activité achats. La qualité de ce client et son expertise technique dans l’univers digital a particulièrement rendu fier les équipes de ce choix », déclare Anthony Damour, directeur de la relation clients OKAVEO.

N’hésitez pas à regarder cet échange inspirant, en espérant que vous y trouverez des clefs pour mener le changement que vous voulez dans vos organisations achats.

Quelques mots pour vous présenter ?

Fabrice

Bonjour Amandine et merci de passer ce moment avec moi pour partager un peu vos expériences. 

Peut-être juste quelques mots pour vous présenter ?

Amandine

Oui, bien sûr. Bonjour Fabrice, et je suis ravi d’être là avec vous. 

Alors je m’appelle Amandine Bernstein, je travaille chez M-TAG qui est l’exploitant du réseau de transport en commun. 

Donc je suis acheteuse et j’ai suivi une formation scientifique à la base. 

Après avoir exercé quelques années dans les laboratoires, je me suis vu confier une mission un peu transverse pour dépanner qui était d’acheter les réactifs du labo.

Et du coup, j’ai beaucoup apprécié cette mission et j’ai décidé de me réorienter vers les achats. 

J’ai repris une formation, puis j’ai passé le DESMA à l’IA Grenoble.

J’ai occupé des postes d’acheteuse dans le privé et dans le public. 

Et là, ça fait une dizaine d’années que je suis chez M-TAG, donc plutôt dans le public.

Kézako M-TAG ?

Fabrice

Vous nous parlerez aussi un peu de la différence entre les achats dans le privé et dans le public du coup.

 Amandine vous dites dans les transports, donc du coup à Grenoble, c’est ça et c’est l’activité essentielle ?

Amandine

Tout à fait. M-TAG est l’exploitant du réseau de transports en commun de Grenoble. 

Donc on est 1500 salariés, on compte 900 conducteurs environ. 

Le reste, c’est du personnel administratif ou de maintenance. 

Il y a trois sites d’exploitation sur l’agglomération et le siège social qui est sur Échirolles. 

La mission principale, c’est d’exploiter le réseau de transport, d’assurer la maintenance tant du matériel que des bâtiments.

Et puis, bien sûr, de réaliser avant tout l’offre de transport.

Avec un actionnariat donc 33 % en métropole et 67 % le SMAG qui est l’autorité de transport de l’agglomération, qui va décider de tous les investissements et de l’offre de transport pour l’agglomération.

Quelles réflexions environnementales sur la mobilité ?

Fabrice

J’imagine qu’il doit y avoir des changements, en tout cas des réflexions dans cette offre de mobilité aussi, parce que forcément, parce que de partout, on sent une effervescence sur les évolutions des habitudes, sur la prise en compte de la dimension environnementale. 

Vous êtes aussi concernés par ces sujets, j’imagine ?

Amandine

Absolument.

Ça fait partie des grands objectifs de M-TAG de verdir le parc et l’acquisition de bus beaucoup plus verts, au gaz par exemple, des bus électriques aussi. 

Et puis de s’adapter aussi aux nouvelles pratiques de transport des usagers, c’est à dire de ne plus réfléchir que sur la partie transports en commun, tram / bus, mais de pouvoir intégrer, tous les autres moyens de transport et pouvoir faciliter à l’usager le passage de l’un à l’autre.

A quoi ça ressemble les achats chez M-TAG ?

Fabrice

Alors les achats du groupe dans une organisation comme M-TAG, à quoi ça ressemble ?

Amandine

On est un petit service quand même chez M-TAG, on est rattaché à la direction administrative et financière.

Le service est composé de sept personnes. 

• Le responsable achats 
• J’occupe le poste d’acheteuse 
• Il y a une approvisionneuse, qui va gérer toute la partie achats à stocker : pièces de bus, pièces de tram, pièces pour la voie également. 
• Et puis on a trois assistantes, par exemple, il y en a une qui plus dédiée sur les marchés, qui va m’appuyer au quotidien.

Une personne qui va plutôt gérer les commandes.
Une autre qui est plus polyvalente. 

• Et puis une alternante aussi, parce qu’on aime bien aussi partager et former.

Fabrice

On passe aussi un peu de temps à partager et à aider aussi ces jeunes qui entrent sur le métier, à se confronter à des situations réelles, donc c’est souvent des bonnes opportunités. 

Quelques chiffres pour le service achats

Fabrice

Quelques chiffres : C’est quoi le montant des dépenses ou des éléments comme ça qui nous permettent de mieux appréhender ce que vous faites avec cette petite équipe ?

Amandine

On a 49 millions d’euros d’achats, à peu près. 

43 millions qui sont plutôt dédiés à tout ce qui est achat, stocks, appel d’offres et qui comprennent 9 millions d’euros d’investissement environ. 

Et puis on a 6 millions de stock.

Fabrice

Au passage, voilà une acheteuse qui connaît ses chiffres d’achats et c’est pas mal. 😉

Quels objectifs pour M-TAG ?

Fabrice

Il y a des attentes, des objectifs ou des challenges un peu particuliers pour cette organisation achats ? On vous attend sur quoi quand on est chez M-TAG ?

Amandine

Alors il y a une grande attente qui est due au contexte de M-TAG. 

M-TAG répond à des contrats d’obligation de service public. 

Dans le dernier contrat qu’on avait, on avait pris l’engagement de ne plus avoir aucune relation commerciale avec nos fournisseurs.

Et de ce fait là, le nouveau contrat qui a débuté début 2022, pour pouvoir satisfaire au fonctionnement de M-TAG, on devait repasser toutes les relations commerciales avec les fournisseurs. 

Donc, le gros gros challenge était de savoir comment passer cette charge qui était totalement exceptionnelle, tout en assurant la satisfaction de nos clients internes. 

Parce que c’est quand même pour ça qu’on travaille. 

Et en garantissant aussi la sécurité du processus, parce que c’est bien de pouvoir faire les choses rapidement, mais il faut, il faut les faire bien et en toute sécurité.

Donc on s’est posé cette question et du coup, on s’est demandé comment on allait pouvoir développer notre performance pour pouvoir répondre à ces attentes là. 

Et du coup, pour ça, on a réfléchi et on a un peu regardé ce qu’on faisait, on s’est interrogé sur nos pratiques et puis on s’est demandé comment on pourrait faire avec des moyens qui restent raisonnables, comment faire pour passer tout ça.

• On a vu qu’on avait des informations, certes, mais qui étaient un peu dans tous les sens. 
• On a vu qu’on avait beaucoup de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, beaucoup de ressaisie, des choses comme ça. 
• On a vu aussi qu’on avait certes de l’historique, mais que pour aller déterrer, il fallait s’armer de sacrés outils.

• On a vu aussi qu’on avait des risques qui n’étaient pas trop maîtrisés, notamment la veille réglementaire. 

C’est vrai que les choses évoluent sur le code des marchés publics et si on ne se tient pas au fait, il y a un risque.

Et puis des risques qui s’appliquent là à tous les acheteurs : Loi Sapin 2, la fiabilité financière des fournisseurs, et cetera.

Donc en regardant tout ça, on s’est dit comment on va pouvoir faire attention à tout ça ? 

Et du coup, on a décidé d’essayer d’intégrer au maximum dans notre processus d’achat toutes ces données en supprimant le plus possible les ressaisies pour minimiser les risques d’erreurs.

Était ce une réflexion en interne ?

Fabrice

Ce processus, c’est vraiment l’équipe qui s’est emparée de ce questionnement ? 

Et du coup, l’idée d’aller réfléchir un peu différemment avec des outils, et cetera, ça vient vraiment de l’intérieur de l’organisation ? 

C’est vraiment un constat que vous avez partagé entre vous ?

Amandine

Il y a une personne qui porte les choses, alors j’y suis allé avec mon petit bâton de pèlerin.

Comment implémenter le changement ?

Fabrice

C’est ça qui est intéressant souvent, si vous voulez, pour faire le parallèle avec ce que nous on voit, c’est que quand on engage des transformations, puisque c’est de ça dont on parle bien, il y a toujours la petite graine qui est quelque part chez une personne qui est convaincue et du coup, qui construit bien aussi un petit peu les éléments pour embarquer un peu le reste.

Alors des fois, ça peut être une équipe, un chef, un directeur financier, etc.

Et moi, je trouve que c’est ça qui est intéressant de voir aussi, c’est qu’au départ, ce que vous êtes en train de nous dire, c’est vous qui aviez cette conviction quelque part, cette vision qui s’est forgée. 

Et puis après, vous avez fait votre travail et c’est ce que j’aime bien aussi qu’on partage.

Comment vous y êtes vous prise, du coup ?

Amandine

En fait, j’ai observé. 

Je me suis dit : “Dans ce contexte là, comment faire pour garder une équipe motivée ? Comment faire pour ne pas se tromper à chaque fois qu’on va faire quelque chose ? Comment faire pour suivre ?”

Parce que pour vous donner une idée dans les chiffres, je ne les ai pas donnés tout à l’heure, mais en règle générale, on passe une trentaine de procédures par an. 

C’est 30-40, ça dépend des années. 

Là, on est à 65. 65, c’est une charge importante à notre niveau. 

Comment faire pour que tout ça reste solide ? 

Et donc je me suis dit : “Pour y arriver, il nous faut du temps. 

Et comment gagner du temps ? 

Bah on enlève tout ce qui ne sert à rien. Pour y arriver, il me faut une équipe motivée. 

Comment je motive mon équipe ? 

En arrêtant de leur faire faire quinze fois la même chose, mais en leur disant tu vas faire ça, et à côté, tu vas pouvoir créer de la valeur en te concentrant sur autre chose.”

Et donc ça, c’est par l’observation. 

Et puis bien sûr, après tout un travail au niveau de la hiérarchie bien sûr, pour essayer de les convaincre de cette démarche là.

En leur montrant aussi par l’exemple, en se trompant aussi parce que grâce aux erreurs, on arrive parfois à avoir une oreille attentive.

Et grâce à tout ça, on a réussi à faire bouger les choses et faire avancer ce projet.

Quel a été le chemin de réflexion ?

Fabrice

C’est intéressant de dire aussi, ça se construit étape après étape. 

Il y a des logiques, un peu, d’influencer, d’organiser certaines personnes qui sont importantes. 

Et donc du coup, vous en arrivez à vous dire que ce regard ou cette vision autour du digital, peut être un sujet qui peut vous permettre de franchir ce cap.

Du coup, vous avez un petit peu, j’imagine, fait votre travail d’acheteuse, c’est-à-dire aller un peu voir des solutions. 

Vous avez un peu assisté, comme on l’organise nous aussi souvent avec des personnes qui réfléchissent et qui, qui en voyant des solutions, des démonstrations, réfléchissent, construisent leur projet. 

C’est comme ça aussi que vous avez pratiqué ?

Amandine

Tout à fait. On est allé voir les solutions, on a interrogé, on a fait notre travail d’acheteurs. 

On a été aussi challengé par la DSI là-dessus, qui nous a dit : “Peut-être que vous avez une idée, mais ouvrez vous, regardez ce qu’il existe d’autre.”

On a rencontré plusieurs fournisseurs, on a eu plusieurs démonstrations et le choix s’est fait très vite.

Je vous avoue que j’ai été très très rapidement convaincue par la solution d’Okaveo. 

Quels ont été les points décisifs pour Okaveo chez M-TAG ?

Fabrice

Sans rentrer dans les grands détails, parce que ce n’est pas l’objet de cette vidéo, mais quand même. 

C’est quoi les quelques points où quand vous avez vu Okaveo, vous vous êtes dit : “Par rapport à ce que j’imaginais, et à ce qu’on a envie de faire, je pense que ça peut nous aider.” ?

Amandine

En fait déjà la solution en elle même, elle répondait vraiment à mes attentes. 

Alors l’attente initiale était la gestion des procédures d’appel d’offres. 

Donc de vraiment pouvoir marquer les jalons et pouvoir les suivre, recevoir des alertes pour ne pas rater en fait, une étape. 

L’outil là dessus est très bien fait et très rapidement, ça a été la meilleure solution la plus adaptée par rapport à ce qui nous a été présenté.

Au delà de ça, on a senti derrière une équipe de professionnels et de personnes qui connaissent le métier.

Parce que ça n’a rien à voir, quand on a affaire à une solution qui est réalisée par des personnes, des achats, la vision est différente, elle est beaucoup plus adaptée. 

Donc, au niveau besoins de l’acheteur, ça répondait parfaitement.

Et ce qui était très intéressant aussi, c’est au niveau de l’ergonomie de l’outil, de la prise en main facile pour les clients internes. 

Parce que l’outil, l’intérêt qu’il a, c’est qu’il est collaboratif, on peut partager.

Et pour que ça se passe bien ce partage, il faut que les personnes puissent y aller facilement. 

Et l’outil est fait de telle manière qu’il est très facile de le prendre en main.

Donc ça a été vraiment aussi quelque chose qui nous a décidés. 

Et puis le dernier point, c’était que d’autres outils spécialisés achats qui nous ont été proposés nécessitaient, pour nous, de changer de profil de l’acheteur.

De changer pour une utilisation optimale, de changer nos pratiques actuelles, alors qu’on n’avait pas du tout le souhait de le faire.

Et Okaveo pouvait s’intégrer dans nos pratiques. Et ça, vraiment, ça nous a aussi décidé.

Un premier bilan après un an d’utilisation ?

Fabrice

Du coup, on a démarré maintenant depuis plus d’un an. 

Et du coup, entre la promesse et la réalité, est ce qu’on est au rendez-vous ? 

On a tenu les engagements ?

C’est quoi le premier bilan qu’on peut faire ? 

C’est intéressant là, après plus d’un an.

On peut se dire les choses et il n’y aura pas de censure, promis, on vous dit tout.

Amandine

Alors au niveau des clients internes, on a eu une très bonne adhésion et ça, c’est très important pour nous parce que si eux ne veulent pas jouer avec nous, ça peut être très compliqué.

Fabrice

Je profite parce que c’est intéressant : je vous demande le bilan et la première chose que vous me dites, c’est pour moi très symbolique et très important, vous parlez des clients internes, et j’aime beaucoup ça. 

Parce que même si bien sûr, et vous l’avez dit, c’est une solution qui transpire vraiment le métier achat.

Nous, on l’a beaucoup faite en se disant il faut qu’elle vous soit utile à vous pour installer le métier aussi avec ceux avec qui vous travaillez. 

Et c’est souvent un retour qu’on a sur le bon usage, parce que le client interne, un peu contrairement à vous, il va pas être connecté tous les jours à Okaveo, et c’est normal.

Et du coup quand il va revenir de temps en temps, il faut qu’assez rapidement il puisse retrouver son info sur un planning, sur un fournisseur.

C’est intéressant et j’encourage ceux qui nous écoutent quand ils réfléchissent à leurs projets, à bien réfléchir à ceux qui vont avoir à l’utiliser. 

Notamment, en effet, ces clients internes.

D’autres points ?

Amandine

Bien sûr.

Alors au niveau de l’équipe achats, pareil, l’adhésion, elle a été très bonne.

Pour rien au monde elle ne reviendra en arrière. 

Vraiment tout le monde apprécie la solution. 

Et puis moi, je vais vous dire une chose, c’est que l’outil va au-delà de ce que j’attendais. 

On était parti pour ne déployer que la partie gestion des procédures.

On travaille sur d’autres modules parce que vous proposez une solution complète. 

Donc c’est vraiment très intéressant, ça nous a permis vraiment d’élargir le champ des possibles chez nous. 

Et puis moi, j’apprécie tout ce qui gravite autour d’Okaveo aussi : vos webinaires, les clubs, l’équipe qui est hyper performante et pertinente. 

J’apprécie l’écoute, mais ce n’est pas de l’écoute commerciale, de l’écoute qui caresse le client dans le sens du poil.

C’est de l’écoute où on peut nous dire un jour : “Non, Amandine, là ce que tu demandes, c’est trop, c’est trop ciblé, ça ne concerne que toi, nous, on va pas y aller. Et là, oui, ça c’est super idée. Allez, on va regarder pour le développer.”

C’est une solution qui évolue au cours du temps, qui je pense évoluera encore énormément, et qui apporte, en tout cas à mon niveau, un dynamisme important dans le pilotage des achats.

Fabrice

Vraiment un grand merci pour ce retour, encore une fois. 

Bien sûr, je rougis, je suis très flatté et surtout je suis très heureux pour vous, pour toute l’équipe, parce que c’est vrai qu’on prend beaucoup de plaisir à travailler avec nos clients. 

Et c’est chouette voilà d’avoir des témoignages comme ça.

Et puis après comme vous dites, on se dit les choses.

Donc des fois, il y a aussi, des choses qui ne fonctionnent pas ou sur lesquelles on est moins performant donc on continue à se le dire.

Quelques mots sur l’interopérabilité de la solution Okaveo chez M-TAG

Fabrice

Dans votre cas, je crois, on est allé aussi dans une logique d’interopérabilité où on a commencé les travaux de connexion avec avec achatpublic.com également, puisque du coup on est partenaire sur la solution.

Vous pouvez en dire quelques mots de la manière dont c’est utilisé ou ça commence à être utilisé? 

Amandine

Très volontiers.

Alors effectivement, donc on a connecté depuis quelque temps Okaveo avec achatpublic, donc sur une partie du processus. 

En fait, aujourd’hui ce qui est possible c’est de faire remonter vraiment quelques données du besoin dans achatpublic et de faire descendre les fournisseurs qui répondent à nos marchés. 

Donc tout à l’heure, comme je parlais de ressaisies, de perte d’informations, de perte d’historique, là, typiquement, on est dedans. 

C’est -à -dire que ressaisir une donnée qu’on a mis dans Okaveo ou dans achatpublic, ça n’intéresse personne. 

Souvent aussi, ce qui s’est passé, c’est que les fournisseurs qui avaient répondu à nos marchés mais qui n’étaient pas titulaires, et bien on les perdait.

Alors que là ils descendent, ils sont enregistrés, ils sont dans les prospects, donc on sait qu’ils ont voulu travailler avec nous et on pourra développer des relations commerciales prochainement.

Donc ça, c’est une première étape qui fonctionne très bien, 

Pour être totalement transparente, on utilise que la descente des fournisseurs parce qu’aujourd’hui, ce qui remonte dans achatpublic n’est pas assez complet pour satisfaire à notre besoin. 

Mais j’ai eu des nouvelles récentes et je sais que cette évolution arrivera d’ici la fin octobre, je crois ?

Fabrice

Bien vu, vous avez les bonnes infos. 

Vous êtes bien connectée aux bonnes personnes.

Je fais une petite parenthèse. 

Généralement, quand on identifie avec vous des évolutions, on aime bien, bien sûr, vous faire participer à l’expression de besoins et à la manière dont c’est mis en place.

Et on aime bien démarrer assez vite l’histoire, plutôt que de dire : “ça y est, on a tout compris, on va entrer dans neuf mois de développement, vous n’allez plus entendre parler de nous, et puis à un moment donné, hop, on va tout livrer sur la table.”

Nous, on aime bien dire : “Allez, on démarre l’histoire.” 

Et en effet, c’est exactement ce qu’on a fait avec achatpublic.

C’est ce qu’appellent aussi les développeurs le développement agile. 

C’est à dire qu’à la fois, c’est plus rapide, ce qui est aussi intéressant, c’est qu’on a aussi plus vite votre tour en disant : “Super, on est dans la bonne direction” ou “Attention ça, c’est pas très pratique”.

Mais on avait bien conscience quand a démarré avec vous, qu’on était vraiment sur un début.

Et là, on est en train d’accélérer parce qu’on a aussi d’autres clients qu’on est en train de connecter avec achatpublic, entre autres, et d’autres profils acheteurs. 

Et donc l’idée, c’est vraiment que si une donnée est saisie quelque part, et qu’elle est utilisable et utilisée ailleurs, on puisse la transporter sans la ressaisir.

Et c’est ça le parcours utilisateur qu’on veut créer.

Donc on est, on est sur le chemin. 

Voilà, on n’est pas encore tout à fait là où on doit être, je pense qu’on peut franchir encore quelques étapes. 

Mais oui, il va y avoir une prochaine étape importante fin octobre.

Amandine

Alors oui, oui, oui, très importante puisque si j’ai bien compris, on va pouvoir déclarer notre besoin dans Okaveo et l’intégralité des données ne remontera pas sur le profil de l’acheteur, mais bien sur notre outil d’aide à la rédaction. 

Et du coup on se dit que ça change tout. 

Parce que nous, on établit nos fiches projets dans cet outil d’aide à la rédaction.

Donc là, ça va être extra. 

On aura encore une fois encore moins de données à ressaisir, des risques d’erreurs amoindris. Enfin, c’est parfait.

Fabrice

Merci du retour. 

Un conseil pour nos spectateurs ?

Fabrice

Alors du coup, j’aime bien terminer ces échanges avec une question autour de autour d’un conseil. 

Voilà donc là les personnes qui vont regarder cette vidéo, ce sont des acheteurs, des acheteuses comme vous.

Certains qui sont en train de se poser des questions, d’autres qui construisent leur projet et qui sont en train de transformer, développer leur organisation.

Et je me dis bien voilà, on a Amandine qui, avec toute son équipe, est vraiment dans cette dynamique. 

Et puis moi, je peux vous dire que à chaque Klub, Amandine est là, elle s’exprime, elle montre des choses, elle a aussi de l’exigence, mais de l’exigence qui nous va bien dans la bienveillance.

Et je trouve que ça nous tire aussi vers le haut. 

Du coup, c’est quoi le conseil Amandine qu’on pourrait partager avec ces personnes qui nous écoutent ?

Amandine

Moi, ce que j’aurais envie de dire par rapport à la situation que j’ai vécue, c’est que déjà, il n’y a aucune fatalité. 

Même si à la base, une situation peut paraître un peu immense, un peu comme un iceberg, il n’y a pas de fatalité là-dedans. 

• Il faut discuter avec d’autres acheteurs 
• Il faut discuter avec ses fournisseurs
• Il faut questionner ses pratiques, se demander pourquoi on fait les choses
• Il faut aussi écouter les clients internes, écouter les membres de son service 

Et grâce à ça, avec un peu de courage et un peu de curiosité, je suis sûr qu’on peut mener de beaux projets.

Fabrice

Pour terminer, je me souviens de la toute première fois où on a fait une démonstration de la plateforme avec Amandine et un dirigeant de son organisation, vous vous en souvenez, sûrement aussi.

Et ça ne s’était pas hyper bien passé, ou en tous les cas, ce dirigeant avait plutôt été sur la réserve. 

Et moi même, quand on a terminé la démo, j’ai dit à mon équipe : “On a vu les gens de chez M-TAG, mais quand même, ça va pas être facile, parce que j’ai le sentiment qu’il y a besoin encore de faire un travail de conviction, peut être, d’explication.”

Et du coup, vous n’avez pas lâché l’affaire comme on dit, c’est-à-dire que vous y êtes revenue.

Et alors pour la belle suite de l’histoire, c’est qu’on s’est retrouvé, vous et cette personne, à notre Klub, et je lui ai relaté cette anecdote.

Il me dit : “Vous savez, nous, c’est c’est notre manière de fonctionner. Puis Amandine, quand elle a une idée ou un projet, elle est convaincue. Eh bien, du coup, voilà, elle a été tenace.”

Donc le conseil : Ténacité. 

Vous avez raison et on n’a pas besoin d’être tous très convaincus. 

Il n’y a besoin que de quelques personnes pour embarquer. 

Dans tous les cas, vous en êtes une belle preuve. Et c’est très agréable. Et on est très fier de vous avoir comme cliente.

Et j’aime bien votre état d’esprit aussi qui est toujours de chercher à faire mieux, à penser ceux avec qui on travaille, les clients internes, je trouve qu’on progresse et ça vous permet aussi d’installer les achats chez M-TAG au niveau où ça doit être. 

Un grand merci Amandine.

Je remercie encore Amandine pour son témoignage et sa transparence. Et si vous aussi vous êtes curieux de monter votre organisation achats au niveau supérieur, n’hésitez pas à nous contacter pour parler de votre projet ! 😉

N’hésitez pas à regarder cet échange inspirant, en espérant que vous y trouverez des clefs pour mener le changement que vous voulez dans vos organisations achats.

Amandine, qui êtes-vous ?

Amandine, responsable achats chez Mtag, exploitant des transports en commun à Grenoble, partage son expérience dans le secteur.

Parlez-nous de MTAG

MTAG, exploitant du réseau de transports en commun de Grenoble, compte 1500 employés, dont 900 conducteurs. 

Leur mission : exploiter le réseau, assurer la maintenance, et fournir une offre de transport.

Les achats en transport public chez MTAG

Le service achats est composé de sept personnes: trois assistantes, un responsable, et Amandine, l’acheteuse.

Quelques chiffres

Le service achats gère un budget d’achats d’environ 49 millions d’euros, dont 43 millions qui sont plutôt dédiés à tout ce qui est achats, hors-stocks, appels d’offres et qui comprennent 9 millions d’euros d’investissement environ.

Comment développer (encore) notre performance ?

Amandine explique comment ils ont identifié des opportunités d’amélioration en réduisant les tâches répétitives et en intégrant davantage de données dans leur processus d’achat.

Comment faire pour créer le projet ?

Amandine partage la stratégie pour maintenir une équipe motivée, gagner du temps, et intégrer OKAVEO dans leur processus d’achat pour minimiser les ressaisies et réduire les risques d’erreur.

Quelle a été la première étape ?

Après avoir rencontré plusieurs fournisseurs, le choix s’est porté rapidement sur OKAVEO. 

Quels sont les éléments qui vous ont convaincue ?

• La réponse adéquate aux besoins d’achat, 
• l’expertise de l’équipe, 
• l’ergonomie de l’outil, 
• et son intégration sans changer les pratiques actuelles.

Quel bilan après une année de fonctionnement ?

Amandine note une excellente adhésion des clients internes et de l’équipe achats. Elle souligne que l’outil dépasse ses attentes.

Quelles sont les principales fonctionnalités utilisées ?

Initialement déployé pour la gestion des procédures d’appel d’offres, MTAG travaille sur l’extension des fonctionnalités d’OKAVEO.

Et l’interopérabilité ?

MTAG a connecté OKAVEO avec achatpublic.com, simplifiant le processus et évitant les ressaisies inutiles, améliorant la visibilité des fournisseurs.

Un conseil à partager ?

Amandine encourage la discussion avec d’autres acheteurs, la remise en question des pratiques, et souligne qu’aucune situation n’est inéluctable. Avec courage et curiosité, de beaux projets peuvent être réalisés.

Je remercie encore Amandine pour son témoignage et sa transparence. Je vous invite d’ailleurs à aller voir le replay de notre échange en entier juste ici.

Et si vous aussi vous êtes curieux de monter votre organisation achats au niveau supérieur, n’hésitez pas à nous contacter pour parler de votre projet ! 😉

Avec Florian Verot de CPAGE, nous avons recueilli le retour d’expérience de Lucie, qui a pris le parti de mettre un place une SI achats interfacé avec la GEF de tout le GHT Nord Yonne.

Un défi de taille qu’elle a relevé avec brio, grâce à l’appui de sa direction, et bien sûr des équipes de CPAGE et OKAVEO. 😉

Je vous laisse découvrir notre échange en replay : 

Fabrice

Bonjour à vous Lucie et bonjour Florian.

Florian

Bonjour.

Fabrice

Merci d’être là, tous les deux. 

On a décidé aujourd’hui de vous donner la parole, Lucie, vous allez vous présenter.

Et puis Florian aussi, tu diras peut-être quelques mots. On va commencer par toi rapidement comme ça, ensuite, on donne la parole à Lucie pour son témoignage et son retour d’expérience.

Florian

Ça marche. Bonjour à tous les deux. Bonjour à tous. 

Moi, je suis Florian Verot, je suis chef de produit marketing à CPAGE sur la GEF, sur la gestion économique et financière. 

Et puis l’objectif qu’on a trouvé avec Fabrice, c’était de parler un peu de SI achats. 

Donc on a un partenariat entre Crop and Co et CPAGE, et l’objectif, c’est d’exposer tout ça avec un retour d’expérience.

Donc je vous laisse un petit peu la main là-dessus, Lucie, et bienvenue à vous dans cette discussion.

Qui êtes-vous ?

Fabrice

Alors en effet, on va parler d’achats, on va parler de SI achats, on va parler de solutions, mais déjà on démarre par vous. 

Lucie, qui êtes vous ?

Lucie

Lucie Rigaux, donc moi, j’ai 37 ans et demi. Je suis maman de deux enfants de onze ans et demi et de neuf ans, donc je suis en plein dans la crise d’adolescence. En plus d’un travail bien prenant.

Fabrice

Bravo. On se rappellera pour vous m’expliquer des choses.

Lucie

Et sinon, à part tout ça, je suis dans le domaine des achats depuis plus de sept ans maintenant. 

C’est un métier qui m’a toujours passionné et j’y ai fait pour le moment toute ma carrière dans ce domaine là.

Pour vous en dire un peu plus sur moi, j’ai un bac STT gestion à la base.

Donc j’ai plutôt un profil comptabilité, que j’ai poursuivi après avec un BTS compta. 

Et puis à la fin, je me suis dis : “La comptabilité, non, ce n’est pas pour moi.” et je me suis un peu renseignée. 

J’ai fait une petite licence de commerce en spécialisation acheteur et puis après j’ai tout de suite travaillé dans le domaine de la plasturgie pour commencer.

Et puis après, j’ai eu l’opportunité de travailler dans une grande société à dimension américaine qui était implantée en Bourgogne, dans les bras de chargement de pétrole. 

Et puis j’ai décidé de reprendre mes études en faisant un master deux en achats internationaux de biens et services. 

Et puis j’ai continué à travailler dans l’industrie. 

Après, je travaillais dans le secteur des tracteurs aéroportuaires. Et puis après je me suis dit : “Pourquoi pas essayer le domaine public pour avoir un peu cette vision prix public”

Parce que dans l’industrie, j’affectionnais tout particulièrement tout ce qui était en relation avec le bureau d’études, regarder un petit peu la fabrication des pièces et tout ça.

Et me voilà arrivée dans le domaine médical des soins. 

Donc, c’est complètement différent.

Fabrice

Superbe, dis donc ! Bravo pour le parcours parce que du coup, c’est très varié. 

Quand on nous parle toujours du public et du privé, vous êtes la preuve qu’on peut passer d’un environnement à un autre. 

J’imagine qu’ il y a eu des petits sas de décompression entre le monde de la plasturgie et un hôpital. 

Mais sur le métier, c’est aussi un beau parcours.

Et puis aussi bravo pour les études parce que du coup, moi je discute avec beaucoup d’acheteurs qui des fois ne savent pas trop, et cetera.

Et quand on reprend des études, c’est toujours un beau moment et surtout un master deux. 

Donc félicitations et bravo ! 

Vous êtes où aujourd’hui ?

Fabrice

Vous êtes où aujourd’hui ?

Lucie

Alors aujourd’hui je suis responsable achats, marchés publics et logistique au centre hospitalier de Sens, donc le GHT Nord Yonne. 

Je suis restée dans l’Yonne, en Bourgogne Franche-Comté.

Et du coup, j’ai intégré le centre hospitalier en août 2020, donc en pleine crise de COVID. 

Donc ça a été un bon défi également pour venir en aide à la fois aux patients et aux soignants, donc c’était des beaux challenges.

Fabrice

Oui, vous avez décidé de dire : “Je passe du privé au public et tant qu’à aller dans le public, j’y vais en plein milieu d’un moment qui est quand-même un peu particulier.”

Lucie

J’aime pas trop les choses simples, alors je me suis dit : “Allez, un défi.”

Fabrice

Et la prochaine fois que vous bougez, vous nous dites qu’on sache ce qui va se passer. 

Le centre hospitalier de Sens est-il un support du GHT Nord-Yonne ?

Fabrice

Bon, alors l’hôpital. Du coup, le centre hospitalier de Sens, il est établissement support du GHT ?

Lucie

Voilà exactement donc le GHT Nord Yonne, c’est trois établissements : 

• C’est le centre hospitalier de Sens, en tant que pouvoir adjudicateur. 

• Il y a le centre hospitalier de Joigny, avec une activité MCO et des EHPAD aussi. 

• Et on a le centre hospitalier de Villeneuve-sur-Yonne, c’est essentiellement des EHPAD.

Quelques données

Fabrice

Du coup, peut-être quelques données ?

Lucie

Je peux vous dire que sur ces trois établissements, tous confondus, ils sont à peu près 2068 effectifs. 

Il y a 1326 lits, on a à peu près plus de 65 000 passages aux urgences par an.

A Sens, on a une maternité, donc on fait à peu près 1170 naissances à l’année. 

Et au niveau des dépenses pour un peu des données achats, sur une cartographie qu’on a nous-même effectuée, notamment avec vous, on avait pu regarder qu’au niveau des dépenses recensées et identifiées : 

• sur les dépenses totales on en était à plus de 14 millions, 

• on avait plus de 12 millions pour le fonctionnement 

• et quasiment 2 millions pour les investissements,

• et ça représente à peu près 568 fournisseurs.

Fabrice

C’est intéressant de poser un peu le contexte. 

Alors c’est vrai que moi j’aime bien du coup l’échange qu’on va avoir, parce que souvent, on s’intéresse aux très grands établissements, qui ont toujours des chiffres extraordinaires. 

Là, on est sur des environnements qui sont plus à portée de main. 

Mais ça m’intéresse aussi de vous écouter parce que du coup, qu’est-ce qu’on met en place dans ces établissements où vous n’êtes pas 30 aux achats ?

Du coup, il faut de l’organisation, il faut des outils, il faut souvent beaucoup d’énergie pour faire bouger tout ça. 

Parlez-nous de l’organisation achats

Fabrice

Donc du coup, si on parle un peu maintenant de l’organisation des achats, comment ça se passe en tant que responsable ? 

Qu’est-ce que vous avez mis en place, comment ça fonctionne et comment vous vous êtes organisés ?

Lucie

Au niveau de l’organisation, c’est assez nouveau, l’organisation GHT.

On commence justement à mettre en place des choses pour le GHT.

Mais sinon, propre au CH de Sens : 

• On a le directeur de l’établissement. 

• On a quatre sous directeurs, on va dire directeurs délégués.

• On a, nous le directeur achats, logistique et travaux.

• Après, sous ce directeur achats, logistique et travaux, on y retrouve ma collègue en tant qu’attachée qui gère donc le service économique, qui est composé de cinq personnes.

• On retrouve moi, toute seule, pour la partie achats contrats et la partie marchés publics et logistique. 

• Et dessous moi, j’ai une équipe logistique d’environ 25 personnes à manager.

Fabrice

D’accord. Bon, il faut que vous soyez en bonne forme, alors c’est ça le premier message. 

Les objectifs aux achats en GHT

Fabrice

Il y a des challenges particuliers pour les achats ou des objectifs, au-delà de la vie opérationnelle d’une équipe hospitalière ?

Lucie

Pour les achats publics, on est régis par le code de la commande publique, donc on a un certain formalisme à respecter. 

Donc ça, c’est un impératif journalier, on travaille beaucoup en partenariat avec des centrales d’achats. Comme certaines très connues.

Et après on monte aussi nos marchés propres de manière à pouvoir développer des synergies au niveau de notre GHT.

Par exemple, des locations de véhicules, de la maintenance de sécurité incendie, des groupes électrogènes.

Voilà, on essaie d’uniformiser un petit peu nos achats, chose qui n’était pas faite au préalable.

Quelle a été la réflexion pour le choix des outils ?

Fabrice

Alors on va parler dans cet entretien aussi de la partie “outil, système d’information” puisque du coup, on a aussi avec nous Florian de CPAGE. 

Du coup, comment s’est faite la réflexion ? 

On va bien sûr, à un moment donné, évoquer vos choix, vos attentes. 

Mais avant qu’on arrive déjà un peu au bilan et un petit peu à voir comment ça se passe aujourd’hui, comment s’est construite un petit peu la réflexion pour se dire : “Bah voilà, on va essayer de mettre en place des outils.” ?

Je vous dis ça parce qu’il y a encore pas si longtemps, cette réflexion autour des outils ou des systèmes d’info, notamment sur le métier achats, elle était surtout portée par les grandes organisations.

Et on avait des fois un petit peu tendance dans des organisations de taille plus modeste, à dire : “Non, nous, on va continuer avec les fichiers Excel.”

Et du coup, vous êtes un contre exemple.

Que non, on est pas dans une organisation, peut être pas un très grand GHT, et pour autant, vous avez fait le choix d’aller assez vite vers des outils.

Lucie

Oui, on a fait le choix d’aller vite vers les outils, parce qu’on voulait avoir beaucoup de visibilité. 

Moi, venant de l’industrie, il est vrai que dans le secteur privé, il y a une avancée non négligeable par rapport au secteur public avec des KPIs, des indicateurs, des business intelligence qui sont mis en exergue et de ce fait, on arrive à avoir tout de suite un visuel de nos dépenses, on sait les identifier. 

La méthode Pareto, il y a énormément de process, les matrices, tout ça, les SWOT. Tout est mis, et c’est vrai que quand vous arrivez dans le domaine public où il y a deux mondes, deux vitesses.

Il y a des choses qui n’existent pas. 

On a du mal à voir déjà les dépenses marché / hors marché, donc ça, c’est déjà deux gros sujets. 

Après, il faut pouvoir sectoriser, savoir quel est le 80/20 de nos fournisseurs pour pouvoir identifier, savoir si au niveau des dépenses, tout est bien verrouillé. 

Donc c’était cette volonté en fait de pouvoir mettre en avant certains points de de travail et de pouvoir verrouiller un maximum nos dépenses, déjà dans le code et le respect du code de la commande publique.

Et puis, c’était surtout aussi bien montrer des synergies au niveau de notre GHT, voir quel était le point commun qu’on pouvait avoir ensemble et mener à bien les axes. 

Donc faire des contrats, faire des marchés et surtout mieux s’organiser et mieux dépenser.

Fabrice

Donc donc, il y avait très tôt cette volonté. 

Combien de GHT font-ils le choix d’une solution commune pour la GEF ?

Fabrice

Donc aujourd’hui, quand vous avez démarré le projet, donc au niveau GEF, on est sur un environnement au niveau des différents établissements de la solution CPAGE, c’est ça ?

Lucie

Oui, donc déjà c’est un gros point commun que nous avons tous ensemble, nous avons tous la même GEF, c’est que nous avons tous CPAGE. 

Donc ça, c’était un point qui était mis en exergue pour pouvoir aussi montrer les différentes études qu’on pouvait mener ensemble.

Fabrice

Et Florian le sait sûrement mieux que quiconque. 

Je pense que c’est Florian, pas si commun dans un GHT ?

Avez-vous des données en tant qu’éditeur ?

ça m’intéresse de savoir combien de GHT par exemple qui sont “Full CPAGE” en France ?

Florian

Effectivement, c’est très intéressant.

Alors Sens en fait partie et compte parmi nos GHT “Full CPAGE”.

Ce qu’il faut savoir en quelques chiffres : 

Sur un tout petit peu moins de 300 adhérents qui utilisent CPAGE, c’est-à-dire un petit quart du monde hospitalier, on a une dizaine de GHT qui sont “Full CPAGE”, qui sont outillés de CPAGE sur la partie achat et finance.

Donc ça, c’est important. C’est une soixantaine d’établissements représentés par une dizaine de GHT.

Fabrice

OK d’accord. Bon donc c’est pas c’est pas si commun, mais du coup c’est un facteur favorable.

Comment s’est fait le choix d’OKAVEO ?

Fabrice

Et du coup bien au-delà de ce que propose la GEF, qui gère et administre les contrats et les marchés, il y a eu de la réflexion sur la partie achats.

Comment avez-vous travaillé pour choisir la meilleure solution du marché ?

Lucie

Pour la meilleure solution du marché ça a beaucoup été le bouche à oreille. 

Et le directeur achats de l’époque avait déjà entendu parler d’OKAVEO. 

Il avait eu la chance de pouvoir assister à quelques démonstrations. 

Donc moi, je suis arrivée en tout début de projet, donc on a commencé les échanges, on a pu regarder, on a pu s’intéresser.

Et puis il faut dire aussi que oui, il y a eu en parallèle pour les établissements publics de santé, le projet SEMAPHORE.

Il y a eu le projet SEMAPHORE qui proposait justement pour le SI achat plusieurs éditeurs.

Je pense que vous n’avez pas du tout à rougir, vous pouvez être fiers, parce que sur ce projet là, en tout cas pour la Bourgogne Franche-Comté et les établissements qui ont été testeurs, vous avez remporté techniquement la meilleure note. 

Vous aviez eu la meilleure note technique de mémoire sans vouloir m’avancer, vous pouvez confirmer, mais vous avez eu de très bonnes notes techniques. 

Et puis après, ça s’est joué sur l’aspect un peu financier, commercial. 

On n’a pas voulu suivre un petit peu ce qui s’est fait dans le projet SEMAPHORE et comme on avait commencé un petit peu nos démarches avec vous, on a voulu continuer ce qu’on avait déjà mis en œuvre.

Et on a donné nos exigences en soi, ce qu’on attendait, ce qu’on voulait. 

Et puis après, on s’est mis autour de la table avec CPAGE aussi, pour pouvoir avoir un peu tous les tenants et aboutissants et tout ce qu’on pouvait mettre en œuvre, de manière à avoir un SI achats complet et pouvoir développer des synergies.

Et il faut être aussi honnête. 

Le but de notre SI achats, c’est de gagner du temps.

C’est d’avoir un outil qui soit à la fois performant et qui puisse nous donner les informations nécessaires et utiles et qu’on puisse aussi s’en servir comme reporting, pour le CODIR, le comité de direction, pour nos comités de pilotage, et qu’on puisse donner, de manière visuelle aussi, les données qu’attendent la direction.

Et l’outil, c’était ce qu’est de pouvoir le faire fonctionner avec CPAGE pour avoir une bidirectionnalité en fait de l’un de nos deux systèmes, de manière à pouvoir avoir des informations en temps réel et voir comment on pouvait gagner du temps.

Gagner du temps, pourquoi ? 

Parce que, en fait, maintenant, tout ce qui est contrats et marchés, on les saisit directement dans OKAVEO et il remonte dans CPAGE.

Et de CPAGE, on peut les diffuser à nos établissements supports du GHT. 

Donc ça veut dire que maintenant, inutile d’envoyer les pièces de marché à nos différents interlocuteurs de nos différents sites. 

Tout est saisi dans OKAVEO et tout arrive chez eux. 

On a la gestion documentaire, on a les remontées des dépenses, on a tout.

Florian

C’est ce qu’on dit souvent avec Fabrice, juste si tu me permets, c’est qu’on va effectivement éviter la rupture qu’il peut y avoir aujourd’hui entre le monde des achats et puis plutôt la partie approvisionnement et financière. 

C’est vrai qu’il manquait un outil qui permette d’avoir de la donnée. 

Les données financières, elles sont dans CPAGE, les liquidations, les mandats, tout ça est effectué dans CPAGE, les dépenses par marché sont sur CPAGE.

Et l’objectif, c’était d’arriver à les remonter sur le SI achats pour que vous puissiez utiliser des KPIs, proposer un vrai pilotage achat. 

C’était ça un des objectifs premiers aussi de ce partenariat, de le mettre à disposition de nos adhérents.

Fabrice

J’avais moi, je voulais rebondir déjà premièrement, vous avez dit : “On veut gagner du temps” et je trouve que c’est bien de le dire comme ça. 

Je dis à tout le monde si un des objectifs majeurs, ce n’est pas de gagner du temps, mais alors à ce moment-là, continuez avec Excel. 

Donc oui, la mise en place d’outils de SI achats, vous devez gagner du temps, ça doit se mesurer, ça doit être possible.

Deuxièmement, vous avez parlé de reporting et de communication. 

Là aussi, j’aime bien cette idée parce que malheureusement, c’est un petit souci qu’on a aux achats. 

On est toujours en mal de fournir de l’information pour prendre une décision, pour communiquer.

Et donc, c’est aussi un enjeu du SI achats. 

Et troisièmement, et là aussi, on peut dire avec Florian que vous avez joué votre partition, l’exigence.

C’est-à-dire qu’à un moment donné, eh bien vous nous avez dit tous les deux, je me souviens encore bien de cette réunion :

“On a CPAGE, on veut OKAVEO, mais du coup, il va falloir, messieurs que vous travaillez ensemble. 

Parce que pour l’information, elle existe dans CPAGE, je veux pas la ressaisir dans OKAVEO et réciproquement.” 

La vision et les objectifs pour le SI Achats interfacé avec la GEF

Fabrice

Quand je vous écoute sur votre présentation initiale, de par votre passé, vous avez aussi déjà une bonne vision, sûrement de comment vous vouliez travailler ?

Lucie

C’est vrai qu’en fait, du coup, je vous ai parlé uniquement du côté marché. 

Mais en fait, aujourd’hui, OKAVEO, et je suis en train de préparer le support pour nos clients internes, c’est quelque chose en fait qu’on va diffuser à nos différents clients internes. 

Aujourd’hui, dans un établissement public de santé, qui sont nos clients internes ?

Nos clients internes, ce sont tous les membres des autres directions.

Vous avez par exemple tous les cadres de santé.

Les cadres de santé, pourquoi ? 

Parce qu’en fin d’année, elles émettent tous leurs besoins en matière d’investissement, qu’elles ont besoin pour leur service, pour pouvoir continuer les soins, les suites, et cetera.

Tous les investissements nécessaires qu’elles doivent réaliser. 

Donc elles vont pouvoir recenser leurs besoins. 

Donc les cadres de santé, mais aussi tous les autres directeurs support en fait, vont pouvoir émettre leurs besoins. 

Et après ce sont les supérieurs qui vont pouvoir valider ou non les besoins. 

Et une fois que ces besoins sont validés,  ils redescendent dans l’équipe achats. 

Parce qu’en fait dans OKAVEO, on définit le client interne et on définit aussi le côté organisationnel de notre équipe, c’est-à-dire les acheteurs et ceux qui sont pilotes.

Et nous, à partir de là, on va pouvoir, après, regrouper les besoins en fonction des codifications, en fonction des typologies.

Et on va pouvoir après développer des dossiers où on va pouvoir travailler en y affectant des devis, mesurer les dépenses, mais aussi se mettre des objectifs de gains. 

C’est-à-dire que voilà un besoin qui a été identifié par un cadre, admettons à 100€ de dépenses, nous, on va se dire : “Ah ok, moi j’en ai dix comme ça. Donc je mets un objectif, je me mets les dix en achats, mais je me mets un objectif de 80€ pour pouvoir négocier le prix.”

Et par rapport à ça, après, on va pouvoir calculer les gains et ça, c’est important. Pourquoi j’insiste sur les gains ?

Parce que j’ai été très exigeante avec OKAVEO sur ce point. 

Le but, c’est que dans un établissement de santé, on doit remplir deux fois par an le fameux PAT de la DGOS. 

C’est quoi le PAT ?

C’est la remontée des gains que chaque établissement ont pu réaliser.

Et en fait, cet outil maintenant, la trame a été développée sous le principe de la DGOS, et du coup c’est un vrai gain de temps pour nous. 

Parce que, en travaillant via ces dossiers, ça va pouvoir créer automatiquement les remontées de gains achats. 

Donc finies les demi-journées que l’on avait à saisir nos gains pour le remonter à la RS, ça pourra se faire en automatique si on complète bien nos dossiers.

Et une fois qu’on a finalisé le dossier, on va pouvoir les créer en contrat. 

Et c’est quoi le contrat ? Le contrat, c’est le marché. 

Et du coup on a tout le cheminement du départ jusqu’à la fin.

Les marchés sont créés, ils remontent dans CPAGE et de CPAGE on les diffuse.

Et après on a toute la base de fournisseurs aussi qui est alimentée, qui a été extraite de CPAGE, qui a été mise dans OKAVEO, donc on a toutes nos bases après qui sont dans ce SI achats.

Et après quand vous voulez avoir des informations sur les dépenses, vous allez sur votre fournisseur et vous allez savoir comment au niveau des dépenses, vous savez exactement combien vous avez dépensé et ces dépenses sont en fait extraites des liquidations qui sont faites dans CPAGE.

Et vous savez sur quel marché, combien, et ça, c’est vraiment c’est vraiment génial.

Et pour tout le GHT, puisqu’après, c’est par site.

Fabrice

Alors vous avez parlé aussi de SEMAPHORE, du coup, je vous remercie de parler de SEMAPHORE.

C’est un sujet qui reste un peu compliqué pour nous parce qu’on a été en finale de la Coupe du monde et du coup, on est les Français qui ont pas mis assez de pénalties, nous. 

IVALUA, nos petits copains qui eux étaient les Argentins de la Coupe du monde ont raflé la mise et nous du coup, on a perdu. 

Bon, c’est pas très grave, c’est le jeu aussi, les appels d’offres. 

Par contre, le point important, c’est que du coup dans ce qu’on a mis en place pour vous, c’est ce que j’appellerais du “SEMAPHORE-like”.

C’est-à-dire qu’on s’est aussi inspirés dans nos discussions, bien sûr, du cahier des charges du SI achat demandé par la DGOS, pour le développer et vous le mettre à disposition.

Donc, aujourd’hui, on va dire que le SEMAPHORE-CPAGE-OKAVEO, il fonctionne à Sens. 

C’est un petit clin d’œil sur d’autres GHT où on sent que c’est pas encore fluide de partout, mais ça va arriver. 

Florian

Juste pour compléter sur cette parenthèse qui est importante aussi, c’est que vous, vous allez un petit peu plus loin également, c’est que vous avez la partie documentaire. 

La gestion documentaire aussi est combinée dans ce projet. 

C’est-à-dire que vous avez votre gestion électronique de documents qui est synchronisée avec avec OKAVEO donc, la gestion documentaire et bidirectionnelle.

Et surtout bien vous avez le parapheur électronique qui vous permet de digitaliser vraiment, cette fois-ci complètement le processus de passation.

Lucie

La digitalisation, on est en plein dedans, on s’y met. 

Donc il y a la gestion documentaire, on est en train justement de déployer aussi le parapheur électronique, de manière à pouvoir simplifier les flux de documents à signer et aussi améliorer la rapidité. 

Parce qu’on est bien d’accord qu’un contrat qui fait 58 pages qu’il faut imprimer, qu’il faut parapher, qu’il faut mettre dans le classeur qu’il faut donner au directeur, qu’il faut re-scanner derrière, et ça ne marche pas parce que du coup la pièce jointe est trop chargée… 

Du coup le parapheur électronique, c’est une évidence. 

Et c’est vrai que ça va simplifier les flux. 

Florian

Sachant que c’est une première pierre sur la dimension de passation, et derrière, vous allez aller plus loin jusqu’à jusqu’à l’exécution où vous allez pouvoir dématérialiser complètement les commandes, le service fait, les factures reçues, et cetera. Vous allez pouvoir aller plus loin. 

C’est une première brique et ça, c’est vraiment super en termes de gain de temps également.

Fabrice

Ce que je trouve intéressant dans votre projet, c’est que du coup votre vision assez complète du SI achats, vraiment au sens premier du terme système d’information achats, avec à la fois l’interopérabilité entre solutions. 

On parle quand-même de la GEF, de la GED, du système d’information achats OKAVEO. 

Et chez vous, ça fonctionne et c’est ça que j’aime bien. 

Et pour tout vous dire, et vous le savez parce qu’on vous tient un peu informé de nos évolutions prochaines, on est en train d’aller encore un cran plus loin en y mettant autour de la table et bien aussi d’autres typologies de fonctionnalités qui peuvent être la rédaction de marchés, le recensement de besoins Côté pharmacie,…

Sur tous ces sujets là, on aura, je pense avec Florian et d’autres, des annonces à faire dans les prochains temps. 

Mais chaque chose en son temps. 

Depuis combien de temps cette connexion SI Achats interfacé avec la GEF existe-t-elle ?

Fabrice

Du coup, OKAVEO et la connexion avec CPAGE, ça date de combien de temps à peu près ?

Lucie

De cet été 2023. Vraiment, le go a été donné cet été. 

Donc on a finalisé quelques points il y a encore pas si longtemps et voilà, le go a été donné, donc c’est tout novice, mais ça correspond au besoin. 

On a eu toute une phase de tests qui a été assez longue. 

Déjà en interne, j’ai beaucoup collaboré avec un collègue de la DSI, Nathan Setbon qui s’est aussi énormément investi dans le projet. 

Et ça, ce n’est pas sans peine. 

Et c’est vrai qu’il faut être vraiment accompagné de sa direction pour pouvoir mener un projet d’une telle envergure. 

C’est essentiel et ça ne se fait pas tout seul. 

Ce n’est pas quelque chose qu’on peut mener tout seul, c’est pas possible. 

Et puis on a aussi vos équipes, messieurs, parce qu’il faut le dire côté CPAGE, on a toute l’équipe de Monsieur Todesco qui était vraiment complètement géniale et qui continue toujours à être à l’écoute, même si le go a été donné.

Monsieur Fayat, Monsieur Pereira, Madame Gey tous ces gens là, franchement, il faut les remercier parce que c’était vraiment des gens essentiels. 

Et chez vous, Fabrice, Matthias, Clément, Jérémy.

Fabrice

Ne dites pas trop de noms parce qu’on va avoir des entretiens annuels dans pas longtemps, ça va encore me poser des problèmes cette histoire. 😉

Lucie

Justement, si vous pouvez leur mettre un petit 20 % en plus de part…

Fabrice

Lucie 20% ! Vous êtes folle !

Lucie

Oui, mais c’est mérité.

Fabrice

Merci.

Lucie

Attention, qu’on soit honnêtes, pas de répercussion sur les redevances. 

Fabrice

C’est une vraie acheteuse. 😉

Florian

Par retour également, c’est réciproque. 

J’ai eu énormément de retours positifs de votre côté qui nous ont aidés conjointement à construire tout ça aujourd’hui. 

Et moi, effectivement, les équipes m’ont dit, Philippe Todesco, toujours pour ne pas le citer, lui aussi, me dit : “Franchement avec madame Rigaux, ça se passe vraiment très bien et on a de la chance de l’avoir parmi nos adhérents parce que pour le coup, elle est moteur et ça fait du bien.”

Fabrice

Mais c’est bon de rappeler que même si on parle d’outils, de logiciels, de systèmes d’infos avant tout, il y a des hommes et des femmes. 

Et que la réussite d’un projet passe aussi par de l’exigence, des engagements de savoir se dire. 

Moi, j’ai assisté à des réunions de temps en temps, Lucie, elle était un peu chafouin, comme on dit du côté de Marseille.

Ça ne marchait pas comme elle voulait et elle nous le disait. 

Donc je pense que c’est bien. 

Et puis à la fin, il y a un bravo et c’est bien aussi de dire : “Chouette, ça marche bien et tout le monde s’est bien appliqué.” 

C’est partagé ce que dit Florian, nous aussi on est très fiers de vous citer chaque fois qu’on le peut, parce que je crois que c’est une belle, une belle réussite de projet.

Lucie

Aussi côté OKAVEO, vous ne manquez pas non plus de nous maintenir en haleine et de toujours vouloir nous satisfaire. 

Vous avez déployé encore y’ a pas longtemps le module fournisseur, où on peut envoyer directement nos questionnaires ou demandes de prix à nos fournisseurs. Donc ça, c’est génial. 

Mais en plus de ça, on a accès au catalogue fournisseurs de tous les adhérents d’OKAVEO.

On a un outil de benchmarking et de chanson qui est génial, à portée de main. C’est-à-dire qu’aujourd’hui, vous cherchez un fournisseur d’étiquettes. Vous n’avez pas forcément le temps de faire du Google de Wikipédia. Vous savez déjà dorénavant que voilà les structures et les clients d’OKAVEO utilisent ou tel fournisseur, vous pouvez aller les sourcer. 

Donc ça aussi, c’est vraiment un réel outil aussi. C’est une avancée, pour nous.

Fabrice

Vous avez raison. 

Du coup, maintenant, quand je vous écoute, faut vraiment qu’on augmente cette redevance là. Vraiment j’y pense. 😉

Lucie

Mais ça, c’est sûr que c’est un outil phénoménal.

Un conseil à donner à nos acheteurs qui veulent un SI Achats interfacé avec la GEF ?

Fabrice

Lucie, on avait dit qu’on terminerait par un conseil qu’on pourrait donner à ceux qui nous écoutent, qui sont peut être dans votre cas, qui se posent des questions, qui sont en train de réfléchir. 

On sait qu’il y a beaucoup d’établissements qui ne sont pas aussi en avance que vous. 

C’est quoi, peut être le conseil que vous leur donneriez en termes de projets, de réflexion ?

Vous avez dit tout à l’heure être bien proche de la DSI par exemple, et cetera.

Qu’est ce qu’on leur dit à ces acheteurs et ces responsables achats qui vous écoutent ?

Lucie

Moi, je pense déjà qu’il faut qu’ils fassent en interne un recensement des besoins, des volontés de chacun, à savoir exactement où ils veulent aller pour être sûrs déjà d’être dans les mêmes synergies et avoir les mêmes envies. 

Après, c’est une évidence qu’il faut vraiment un très bon partenariat avec la DSI, vraiment essentiel. 

Et après, je pense ne pas hésiter à vous solliciter.

Parce que même si c’est un outil, on va dire qui, qui se maulde à toute la clientèle, il y a forcément à l’intérieur des petites spécificités que chacun peut retrouver.

Et du coup, la peur de ne pas avoir un outil atypique est vite évincée, parce qu’on voit qu’en fait, cet outil peut correspondre forcément à nos besoins.

Et toujours des cases qui font que ça va bien chez nous et il n’y a pas de problème. 

Il ne faut pas avoir peur du fait que ce soit un outil commun pour tous.

Parce qu’au final, dans cet outil comme pas pour tous, on a forcément des choses pour vous.

Donc il ne faut pas hésiter à se poser des questions.

Fabrice

Ça donne un bon conseil par rapport aux éditeurs. On va ouvrir un peu le champ. Mais quand vous êtes face aux éditeurs, faites faire des démonstrations, parlez de vos cas d’usage, c’est ce que vous avez fait. 

Et puis du coup, faites le à plusieurs autour de la table. 

Ça donne de la richesse aussi à la réflexion. 

S’il y a plusieurs regards comme vous l’avez fait, notamment avec la DSI.

Lucie

Je dirais juste que pour moi, c’est vraiment un très bel outil, j’en suis vraiment très contente. 

On a pu avoir une phase de test, une de discussion qui était à la fois assez longue mais essentielle pour être sûr de pouvoir capitaliser tous nos besoins. 

Maintenant, voilà, on est dans la phase de production.

On fait des choses au fur et à mesure. 

Là, on va pouvoir rentrer après dans la formation avec nos soignants, nos cadres, nos clients internes, parce qu’aujourd’hui, on les a pas encore mis dans le mouvement. 

On a vraiment gardé ça qu’à notre petit niveau, on va dire, de saisie des marchés, remontées des dépenses pour voir déjà si tout fonctionnait bien.

Et j’espère que dans la prochaine campagne de 2023-2024 des investissements pour l’hôpital, enfin pour le GHT, en tout cas, sera concluante et que tout le monde sera content de cet outil.

Fabrice

Florian ? Le mot de la fin.

Florian

Mais c’était parfait, c’était parfait et je défie quiconque d’arriver à savoir que ça fait seulement trois ans que vous êtes dans le monde public, parce que vous en parlez avec une richesse impressionnante. Donc bravo, bravo.

Lucie

Merci à vous messieurs.

Fabrice

Merci à vous, Lucie d’avoir donné un peu de votre temps pour partager à la communauté comme on dit. 

Continuez, ne changez rien dans ce que vous êtes, dans ce que vous dites, dans ce que vous faites.

Je remercie à nouveau Lucie Rigaux et Florian Verot d’avoir été à mes côtés durant cet échange, et plus largement durant ce projet.

Vous cherchez à avoir un SI Achats interfacé avec la GEF ? Parlons-en.

« Le GAM a choisi OKAVEO pour sa simplicité d’utilisation et sa rapidité de mise en œuvre, nécessaire pour une structure comme la note. Cet outil va nous apporter plus de visibilité et de transparence vis-à-vis de nos adhérents. »

Florence Millet, directrice achats du GAM

Le GAM est un Groupement Achats Mutualiste au service de la performance et de l’innovation des établissements de santé sanitaires, médico-sociaux et des mutuelles. Il est né en 2012 d’une volonté de ses adhérents, soutenue par le GHMF et Générations Mutualistes, de se regrouper pour défendre et optimiser leur politique achats.

Le GAM a pour mission de répondre aux besoins achats de ses établissements adhérents par des négociations de conditions commerciales performantes. Son activité couvre les segments d’achats du champ médical et non-médical : prestations de services, consommables et équipements.

S’appuyant sur un réseau unique d’acheteurs, le GAM a modélisé une organisation collaborative avec ses adhérents. Les professionnels adhérents sont directement acteurs des décisions opérationnelles et stratégiques de part leurs fortes implications dans les différents groupes de travail. Ces groupes de travail, créés par segment d’achats, permettent aux professionnels d’être décisionnaires à chaque étape de la structuration des marchés.

Plus d’informations sur le site internet du GAM.

Nous le savons, le secteur hospitalier est sous tension et le métier d’achat doit être pratiqué de manière collaborative, rapide et avec un accès rapide aux informations.

Cette tension s’étend à tout le métier et les équipes sont sous forte pression, ce qui contraint les organisations achats à mieux organiser leur temps et à délivrer la performance attendue. Les organisations achats doivent corriger leur problème d’organisation et peut-être déléguer certaines activités. 

Les avancées technologiques sont une opportunité pour les acheteurs hospitaliers, car ils disposent désormais d’outils d’achat plus performants et ergonomiques, avec des solutions Web et des abonnements. 

Les éditeurs de logiciels sont de plus en plus positionnés sur le métier d’achat et offrent suffisamment de choix pour répondre aux besoins des acheteurs. 

Le contexte actuel en 2023 est donc propice à l’adoption de ces nouveaux outils, qui peuvent aider les organisations achats à mieux gérer leur temps et à répondre aux fortes contraintes du secteur hospitalier.

Nous aborderons l’importance de connecter les outils achats (Okaveo) et financiers (CPage) afin de permettre une utilisation fluide et efficace des données. Nous parlerons de l’importance de la connectivité pour éviter les ressaisies et les pertes de temps qui en découlent. Nous mentionnerons également les besoins émergents dans les établissements publics, en particulier dans les GHT, où il est nécessaire de connecter les systèmes d’information achats et les approvisionnements avec les finances de l’établissement. 

En fin de compte, le partenariat proposé permettra une meilleure utilisation des données et évitera les ruptures entre les différents systèmes.

Merci aux participants de ce webinaire :

• Franck Perrin, CHRU de Nancy

• Florian Verot, CPage

• Fabrice Menelot, Okaveo

LE SI ACHATS, LA DONNÉE ET L’USAGE PAR LES GHT

L’EXEMPLE DU GHT SUD-LORRAINE

Le GHT Sud Lorraine, qui représente onze établissements, est labellisé RFR, ce qui implique une rigueur accrue en termes d’indicateurs de suivi et de pilotage. 

Le SI achat utilisé est Okaveo, qui permet de piloter toute l’activité d’achat au niveau hiérarchique et organigrammes. Le SI permet une fluidification de l’information entre les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d’achat, notamment les acheteurs, les prescripteurs, les services marchés et les approvisionneurs. Le SI achat est pluridisciplinaire et intègre les utilisateurs et les approvisionnés, permettant à chacun de comprendre l’architecture et la complexité du processus d’achat.

Cependant, le transfert d’informations entre les différentes parties prenantes peut entraîner une perte d’informations au fur et à mesure que la donnée passe d’une strate à l’autre. L’objectif est donc de sécuriser la donnée et de s’assurer qu’elle est complète tout au long du processus d’achat. Pour cela, des comités achats sont mis en place pour valider les décisions dans les dossiers d’achat et des entretiens de synchronisation sont réalisés avec les acheteurs pour suivre l’avancement des projets et traiter les problématiques qui pourraient être remontées via l’outil de gestion de projet achats.

LIENS ENTRE BESOINS ET MATURITÉ

Le lien entre les besoins de données et la maturité de la fonction achats est variable en fonction du stade où l’on se trouve. Les fonctions achats débutantes ont besoin de gérer toutes les références et d’avoir un taux de couverture de marché pour passer des commandes et gérer les liquidations. Ensuite, une fois la cartographie des marchés effectuée, la fonction achat doit travailler sur le pilotage, la priorisation des dossiers et la gestion des gains achats.

Il est important de travailler sur les gains financiers et économiques tout en travaillant avec des indicateurs pour la direction des finances. Le processus de labellisation sur Nancy, qui fait partie du GHT Sud Lorraine, permet une interconnexion des données pour maîtriser la donnée et avoir accès à l’ensemble des parties prenantes sans la détériorer.

La saisie doit être exhaustive pour permettre de chercher des indicateurs extra financiers de plus en plus importants, notamment pour les CHU qui commencent à aller petit à petit vers des fonctionnalités RSE ou durables. Des projets de value based procurement ou value based healthcare nécessitent également ces indicateurs extra financiers.

DES SOUHAITS ET DES RÊVES

Nous connaissons les difficultés rencontrées dans le domaine de l’approvisionnement. Beaucoup de travail est nécessaire pour parvenir à un système performant et efficace. Malgré cela, de nombreux fantasmes existent autour de ce domaine, notamment celui du « clic bouton » où tout serait accessible immédiatement et sans effort.

Franck, au travers de ses équipes du GHT Sud-Lorraine, a également rencontré des souhaits et des demandes spécifiques, tels que des cartographies avec des quantités consommées triées sur une nomenclature précise, ainsi que des outils adaptés et des modèles pour faciliter le travail. Cependant, ces demandes doivent être accompagnées d’un effort de transversalité et de communication entre les différentes équipes.

Franck évoque également les problèmes liés au suivi des incidents avec les fournisseurs et la nécessité de disposer d’une base de données à jour pour éviter les rejets de paiement.

En fin de compte, bien que beaucoup de fantasmes existent autour de l’approvisionnement, il est possible de mettre en place un système efficace en travaillant en transversalité et en accordant une attention particulière à la communication et à la mise à jour des données.

LA VISION DE FRANCK PERRIN

La vision de Franck du GHT Sud-Lorraine sur l’utilisation d’outils et de dispositifs dans l’organisation des achats :

• L’importance de fournir des données propres et de les maintenir ainsi tout au long de la vie du contrat afin de garantir leur qualité. 

• Le lien entre les outils et la maturité de l’organisation, l’usage des outils doit être adapté aux besoins de l’organisation et évoluer avec elle.

• L’importance de la GEF (système d’information de Gestion économique et financière) comme source de données pour les acheteurs et comme destination finale des processus d’achats. 

• Le transfert de données doit être le même pour toutes les thématiques d’achats afin de garantir l’exhaustivité des données et éviter toute perte d’informations.

• La croissance de l’organisation en termes de maturité est la clé pour une bonne utilisation des outils et des dispositifs dans l’organisation des achats. La professionnalisation des achats et la croissance des compétences ont des effets collatéraux positifs dans toute l’organisation. Ainsi, il est important de faire évoluer simultanément l’ensemble de l’organisation, les compétences et les pratiques pour garantir une gestion efficace et responsable des achats.

LA VUE DU SI ACHATS

Il n’y a pas de système d’information (SI) achat performant et complet, donc le GHT Sud-Lorraine doit travailler avec plusieurs briques de logiciels. 

• Le premier besoin est un logiciel de gestion de projet d’achat, Okaveo.
• Le deuxième besoin est un logiciel de rédaction de marché pour traiter les processus administratifs de la fonction d’achat public. 
• Le troisième besoin est un logiciel pour faciliter l’étude des offres, pour lequel Nancy a investi dans un logiciel qui répond à leurs attentes. 
• Pour les contrats techniques, ils utilisent Okaveo et complètent avec une GED SharePoint, 
• Toutes les données doivent être compatibles avec tous les systèmes d’information pour arriver au logiciel d’exécution, la GEF. 

Mais comment s’assurer que toutes les données parcourront le bon processus et arriveront au bon endroit, depuis le logiciel de gestion de projet jusqu’au logiciel d’exécution ?

LES FLUX MACRO

C’est un schéma de souhaits, de transfert d’informations entre les différents applicatifs qu’on a en place en fonction du moment, de la durée du processus achats dans les GHT.

Que ça soit dans la programmation des dossiers, donc là, on va travailler plutôt avec Okaveo, on va travailler sur l’allotissement, donc là, on va passer sur un Epicure qui doit renvoyer l’allotissement dans Okaveo, puis lui doit transférer la donnée, peut être dans un logiciel de rédaction de marché ou en tout cas passer la main.

On a aussi les espaces acheteurs, on a les GED et le tout va finir finalement, dans une fois que le contrat est abouti, dans un transfert de données à la fois vers Okaveo, vers les GEF, vers des outils métier peut être comme pharma, sur sur les parties pharmaceutiques et voir comment tout ça s’imbrique dedans de manière la plus automatisée possible, bien que tout ne puisse pas s’automatiser puisque des transferts manuels seront obligatoires.

UNE COMPLEXITÉ RÉELLE ET DES CONSÉQUENCES PRATIQUES

Franck Perrin explique que l’objectif des GHT est de transférer les données justes pour l’acheteur avec un objectif de un lot/ un marché au 1er juillet 2024. 

Pour cela, ils doivent travailler sur la fluidité des données entre les différents systèmes et trouver quel champ, quelle donnée et quel système va alimenter chaque logiciel. Ils doivent aussi travailler sur l’accessibilité de la donnée pour les utilisateurs. 

Pour gérer ce projet, ils ont mis en place un groupe opérationnel qui va gérer spécifiquement ce projet tout au long de l’année 2024. 

Ils ont également constaté que leur système actuel, construit sur des habitudes de 20-30 ans, avait des limites et qu’ils devaient remettre à plat le système pour avoir une donnée juste à tous les niveaux. 

Enfin, ils doivent se poser la question de l’impact des données sur la contractualisation et sur l’exécution et travailler sur les différents impacts pour les utilisateurs et les paiements.

POUR FINIR

Nous parlons de l’importance de la gestion des données dans le développement des GHT et de la nécessité d’une collaboration transversale entre différents départements pour assurer un transfert de données efficace. 

Le directeur de site travaillera avec l’auteur pour co-diriger le projet, impliquant les équipes d’achats, de marché, d’approvisionnement, de facturation, d’utilisateurs et de prestataires techniques. 

Il est également important de sortir des habitudes et de remettre en question les méthodes qui ont fonctionné il y a 20 ans, afin de pouvoir s’adapter à l’évolution des métiers, des connexions et de la vitesse d’exécution. 

Il faut prendre le temps de perdre du temps pour pouvoir gagner énormément demain. 

Les outils informatiques doivent être utilisés de manière flexible, en utilisant chaque possibilité de nouvelles solutions pour se repositionner sur la manière dont le métier est fait aujourd’hui. 

En prenant le sujet des projets d’achats, l’utilisation d’un seul dossier pour plusieurs intervenants permettrait une approbation et une validation plus efficaces. La mise en place d’une solution de travail différente est donc nécessaire pour assurer l’efficacité et la réussite de l’entreprise.

LA VISION DE LA GEF

Il est nécessaire de rendre interopérables les solutions des éditeurs de GEF pour le SIA d’un GHT. 

L’objectif est de permettre une connexion entre toutes les GEF et le SIA, Okaveo par exemple, pour éviter la ressaisie des données de marché et permettre la remontée des consommations financières. 

Les éditeurs travaillent déjà avec des partenaires sur ce sujet, mais ont également développé leur propre solution pour gérer l’aspect documentaire relatif à l’instruction d’un DCE. 

Cette solution sera également rendue interopérable avec les outils actuels du SIA, y compris Okaveo. 

La collaboration entre les éditeurs de GEF pour atteindre cet objectif d’interopérabilité sera obligatoire.

LA VISION DU SIA

Il est important de trouver un équilibre entre l’automatisation et le travail manuel dans le domaine de l’achat, en particulier dans les GHT. 

L’accès rapide à l’information est crucial, mais certaines tâches nécessitent toujours une manipulation manuelle. 

L’automatisation doit être dosée pour éviter de tomber dans le piège du fantasme d’un bouton magique qui résout tous les problèmes. Par exemple, La cartographie des dépenses est utile, mais ne doit pas être réalisée trop souvent, tandis que la cartographie des achats peut être effectuée une ou deux fois par an pour avoir une vue d’ensemble et établir des stratégies. 

Le transfert de données doit être effectué en gardant à l’esprit l’objectif final et en se posant des questions sur les endroits où les données doivent être stockées et comment elles seront utilisées.

Il convient de souligner également l’importance de la réflexion et du questionnement dans le processus d’achat. Les solutions ne sont pas toujours évidentes, et il faut tenir compte de chaque contexte et organisation. Le métier de l’acheteur doit être pris en compte dans le choix des outils et dans la façon dont les données sont utilisées pour construire des stratégies. 

En fin de compte, cela renforce l’importance du métier et décrit le processus de travail. Il est important de savoir comment travailler et comment faire émerger les projets pour assurer leur réussite.

CONCLUSION

En conclusion, l’interopérabilité des solutions achats et des GEF est un enjeu majeur dans le contexte des GHT en France en 2023. Les GHT doivent être capables de gérer de manière efficace et homogène les achats de leurs différents établissements, tout en respectant les contraintes réglementaires et en garantissant une qualité de données optimale. 

Les solutions de gestion des achats doivent donc être interopérables avec les GEF, tout en répondant aux besoins spécifiques de chaque établissement. Cela nécessite une concertation étroite entre les différents acteurs, notamment les acheteurs, les informaticiens et les directions des établissements. 

En s’appuyant sur des standards et des protocoles d’interopérabilité reconnus, les GHT peuvent réussir à mettre en place des solutions achats performantes et harmonisées, contribuant ainsi à l’amélioration de la qualité des soins et à la maîtrise des coûts.

La technologie transforme le monde et les entités publiques et privées doivent s’adapter pour rester compétitives et performantes. Les logiciels achats sont un outil essentiel pour celles qui souhaitent optimiser leurs processus achats et ainsi améliorer leurs performances. Dans un contexte évolutif, quel rôle jouent les logiciels achats pour donner l’avantage compétitif ? Comment les logiciels achats peuvent-ils améliorer les performances achats du secteur public ? Comment les plateformes achats contribuent à travailler plus efficacement et à gagner du temps ?

Dans ce webinaire dédié aux achats publics, nous avons vu comment les logiciels achats permettent de gagner en efficience au quotidien.

Les décisions achats sont de plus en plus stratégiques et le développement technologique offre de nombreuses possibilités pour améliorer les processus et gagner du temps. Lors de ce webinaire, nous avons étudié la situation actuelle des organisations achats et les différents outils et solutions à leur disposition. Nous faisons également le tour des principales difficultés rencontrées dans le domaine des achats et nous vous donnerons un exemple de solution complète pour vous aider à passer à l’action. Les questions que vous devez vous poser pour utiliser ces logiciels à votre avantage seront également abordées.

Tour d’horizon des organisations achats : les 7 piliers d’une organisation achats performante

Nous commençons ce webinaire par un rappel d’importance : quels sont les critères qui permettent d’évaluer et de définir la performance d’une organisation achats ? Nous avions déjà évoqué les 7 piliers d’une organisation achats performante dans un article et une vidéo précédente, mais il me semble important de remettre quelques points en lumière ici.

Les achats représentent souvent une part importante des dépenses des entreprises. Pour obtenir des résultats optimaux et atteindre leurs objectifs, les organisations doivent adopter une stratégie d’achats performante. La clé de la réussite repose sur 7 piliers principaux, et non juste sur l’organisation achats elle-même, comme trop fréquemment pensé !

Les 7 piliers d’une organisation achat performante sont :

1. DG
2. RH et pratiques achats
3. Fournisseurs
4. Clients internes
5. Pilotage et SI
6. Communication achats
7. Achats responsables

Il est indispensable pour que la performance soit au rendez-vous que l’ensemble de ces sujets et acteurs soient impliqués et pris en compte. Trop souvent, les acheteurs sont les grands oubliés des organisations. Mis à l’écart, on ne pense pas suffisamment leur implication comme ayant un impact global sur la performance… à tort !

Achats et performance : quelques points d’attention

– Établir des objectifs de performance : établir des objectifs clairs et précis pour les achats, pour assurer une performance optimale.

– Développer une stratégie achats : développer une stratégie d’achats cohérente et alignée sur les objectifs.

– Établir des processus et des procédures : optimiser les achats en établissant des processus et des procédures clairs pour leurs activités d’achats.

– Fournir aux acheteurs les bons outils : les organisations doivent fournir aux acheteurs les outils appropriés pour mener à bien leurs tâches et réaliser leurs objectifs.

– Construire un bon réseau et des partenariats : établir des partenariats avec des fournisseurs de qualité et développer un bon réseau de fournisseurs.

– Négocier et gérer les contrats : négocier et gérer efficacement les contrats avec les fournisseurs sur la durée et en toute transparence.

– Mesurer et suivre la performance : disposer d’un système de mesure et de suivi de la performance pour évaluer leurs activités d’achats et prendre des décisions éclairées.

Mettre en place ces actions peut s’avérer complexe. C’est pourquoi il est important de bénéficier d’un accompagnement d’experts pour optimiser les achats et obtenir des résultats optimaux. Regardons ensemble la complexité du flux de l’acheteur et l’ensemble des étapes et des acteurs concernés : c’est tout sauf simple !

Le flux de travail de l’acheteur : du besoin au suivi

La performance des achats est un domaine complexe et en constante évolution. Dans les organisations publiques, la gestion des achats est souvent complexe et peut avoir un impact important sur la performance globale. Le flux de travail de l’acheteur est un aspect critique de ce processus qui doit être compris et intégré de manière à atteindre les objectifs de performance.

Le flux de travail de l’acheteur commence par le besoin. Les acheteurs doivent identifier la nature et la quantité des biens ou services nécessaires pour répondre à leurs besoins. Une fois le besoin identifié, les acheteurs peuvent passer à la recherche des fournisseurs et à l’évaluation des offres. Les acheteurs doivent également considérer des facteurs comme le coût et la qualité, et ils doivent s’assurer qu’ils répondent aux exigences légales et réglementaires.

Une fois que l’offre est sélectionnée, les acheteurs doivent passer à la négociation et à la conclusion des contrats. C’est à ce stade que les acheteurs doivent s’assurer que les bons contrats sont en place et que toutes les conditions sont respectées. Les acheteurs doivent également s’assurer que les marchés sont correctement surveillés et que les performances sont suivies.

Des outils inadéquats à une gestion achats performante

Le flux de travail de l’acheteur est un processus complexe qui nécessite une veille permanente. Les processus et les contrôles doivent être mis en place pour s’assurer que les résultats souhaités sont atteints. Cependant, les outils et processus actuels ne sont pas toujours adaptés à la complexité des processus achats et peuvent ne pas permettre d’atteindre les objectifs de performance souhaités. Oui, vous pensez bien à la même chose que moi : les tableaux Excel. Merveilleux, jusqu’à qu’ils deviennent un puits sans fin, diaboliques et ingérables. De véritables usines à gaz !

Constat : les outils et pratiques achats actuels

Pour répondre à ces défis, les organisations publiques comme privées doivent trouver des solutions innovantes pour améliorer leurs performances achats. Les acheteurs doivent avoir une vision d’ensemble des données et des outils adaptés à disposition pour prendre des décisions éclairées et améliorer leurs performances. Car, vous l’avez bien compris, ces solutions aident les organisations à atteindre leurs objectifs globaux, et ont un impact réel sur les performances au sens large des organisations. Les achats sont partout !

Logiciels Achats : un exemple de solution complète

Achatpublic.com et Okaveo : un processus complet pour réaliser toutes les activités achats et marchés

La plate-forme Okaveo a un module appelé « besoins » qui permet aux clients internes de soumettre leurs besoins, et d’y ajouter une description, une estimation financière et sa date de lancement.

Okaveo permet également de planifier le recensement des besoins et peut être programmé pour relancer ses clients à certaines dates.

Une fois les besoins validés, ils sont transformés en fichier d’achat qui suivent un flux d’achat théorique avec différentes étapes de la programmation au contrat.

Ces besoins sont ensuite traités par le service de collecte de l’équipe d’achatpublic.com.

Le fichier d’achat peut également être subdivisé et se plier à l’achat public à l’aide du connecteur Okaveo.

Okaveo montre un ensemble de processus qui peuvent être utilisés, mais l’utilisateur décide de la profondeur d’utilisation de la solution.

Conclusion

Les logiciels achats peuvent aider les entités publiques comme privées à améliorer leurs performances et à gagner du temps. Ils peuvent automatiser les processus d’achat et les rendre plus efficaces, gérer les fournisseurs et analyser les données pour mieux comprendre leurs processus. En utilisant les logiciels achats, on observe une simplification du processus d’achats et un gain de productivité.

Si vous n’avez pas encore consulté notre livre blanc sur les pratiques de l’acheteur performant, c’est le moment !

Et si vous voulez une démo gratuite sur comment Okaveo accompagne le secteur public pour davantage de performance achats, écrivez-nous !