Ce qu'on oublie souvent sur les évaluations fournisseurs
Évaluer ses fournisseurs : tout le monde s’accorde sur l’importance du sujet. Et pourtant, dans les faits, la pratique reste très peu déployée. Sur l’ensemble des panels fournisseurs suivis dans Okaveo, seulement 2,5 % des fournisseurs font l’objet d’une évaluation sur une année donnée. À l’échelle d’un panel, cela représente un peu plus de 2 400 évaluations réalisées en 12 mois. C’est peu.
Pourquoi cet écart entre la conviction et la pratique ? Souvent parce que les évaluations sont encore réalisées de façon artisanale : un tableau Excel partagé par mail, des critères non harmonisés d’un contrat à l’autre, une restitution laborieuse. Le résultat : une démarche chronophage, peu reproductible, et difficile à faire vivre dans la durée.
C’est précisément le sujet que nous avons exploré lors de notre dernier webinaire, avec le retour d’expérience d’Amandine Bernstein, responsable achats chez MTAG (exploitant de réseau de transport en commun), et une démonstration live d’Okaveo par Mathias, chef produit.
Si vous débutez sur le sujet, notre guide complet de l’évaluation fournisseurs pose toutes les bases avant d’aller plus loin.
L'évaluation fournisseur n'est pas (seulement) un contrôle
La première idée à déconstruire : évaluer un fournisseur, ce n’est pas juste vérifier qu’il est «bon» ou «mauvais». C’est un outil de pilotage à part entière, qui sert plusieurs objectifs simultanément.
Anthony Damour, qui anime nos webinaires depuis plus de 12 ans d’accompagnement des organisations achats, le formule ainsi : «Les évaluations répondent à ces zones grises et permettent in fine d’anticiper.» Plutôt que de raisonner en binaire, risque ou pas risque, une bonne évaluation permet d’adresser l’incertitude, d’identifier les signaux faibles, et d’agir avant d’en arriver aux pénalités contractuelles.
Ce changement de posture est important. Il déplace l’évaluation du registre du contrôle vers celui du pilotage collaboratif : on évalue pour progresser ensemble, pas pour sanctionner. C’est aussi l’esprit d’une relation fournisseurs réussie, construite dans la durée.
Les 6 types d'évaluations fournisseurs à connaître
Chez Okaveo, nous avons recensé six grandes typologies d’évaluations, qui couvrent l’ensemble du cycle de vie de la relation fournisseur.
1. La préqualification et l'onboarding
C’est le point d’entrée : avant même de référencer un fournisseur, il s’agit de vérifier les aspects administratifs, réglementaires, et la capacité technique ou financière. Une évaluation «statique» qui conditionne l’entrée au panel.
2. Les évaluations périodiques de conformité
Une fois le fournisseur référencé, il faut maintenir la conformité dans la durée. Les documents expirent, les certifications se renouvellent, les situations financières évoluent. Une campagne d’évaluation périodique permet de rester à jour sans effort manuel. C’est un enjeu majeur de la conformité fournisseurs, particulièrement dans le secteur public.
3. La performance opérationnelle
Suivi des KPIs, des SLR, des engagements RSE ou des obligations DORA pour les acteurs du secteur financier. C’est ici qu’on mesure concrètement si le fournisseur tient ses engagements contractuels.
4. L'évaluation relationnelle via les clients internes
Souvent négligée, c’est pourtant l’une des plus riches : ce sont les équipes métier, les vrais utilisateurs du fournisseur au quotidien, qui sont interrogées sur leur satisfaction. Cette évaluation côté prescripteur apporte une dimension qualitative que les indicateurs contractuels ne capturent pas.
5. Les évaluations extra-financières (ESG / CSRD)
Avec la montée en puissance des obligations réglementaires, les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance prennent une place croissante. Les outils doivent pouvoir accueillir des questionnaires élaborés, avec familles, sous-familles, et pondérations multiples.
6. Les évaluations orientées risque
Sécurité des systèmes d’information, cyber, questionnaires de maturité : une catégorie en forte croissance, particulièrement pertinente pour les DSI qui cherchent à structurer leur démarche sans passer par des fichiers Excel partagés par Outlook. Pour aller plus loin, voyez comment relier SRM et gestion des risques.
Pour structurer vos critères, la méthode des 10 C reste une grille de lecture précieuse.
Témoignage : comment MTAG a structuré ses évaluations fournisseurs
Amandine Bernstein a partagé l’expérience concrète de MTAG, réseau de transport en commun, dans la mise en place d’évaluations annuelles de ses fournisseurs. Quelques enseignements clés de ce retour terrain :
Impliquer les clients internes est la vraie clé. Chez MTAG, les évaluations ne sont pas l’affaire exclusive de l’équipe achats. Les prescripteurs et utilisateurs des fournisseurs sont intégrés au processus via des campagnes ciblées. Résultat : des évaluations plus représentatives, et une meilleure adhésion des parties prenantes.
L’échelle de notation compte. MTAG est passé d’une échelle de 1 à 4, jugée trop rigide et anxiogène pour les évaluateurs, à une restitution plus qualitative, avec des catégories comme «satisfait», «très satisfait» ou «extrêmement satisfait». Un ajustement en apparence mineur, mais qui a nettement amélioré le taux de participation et la qualité des retours.
La restitution au fournisseur est aussi importante que l’évaluation elle-même. Amandine Bernstein souligne : «Les grands bénéfices permettent avant tout de s’engager dans une démarche constante d’amélioration continue.» Partager une synthèse structurée avec le fournisseur, accompagnée d’un plan d’action selon sa criticité, transforme l’évaluation en véritable levier de progression.
Adapter les grilles au contexte. Les critères d’évaluation d’un prestataire de travaux ne sont pas les mêmes que ceux d’un fournisseur informatique. Okaveo permet de personnaliser les formulaires par catégorie, avec des critères obligatoires ou facultatifs selon le profil du fournisseur.
MTAG fait partie de longue date de nos utilisateurs : retrouvez son parcours dans notre témoignage dédié.
Ce que la digitalisation change concrètement
La démo réalisée par Mathias a permis d’illustrer ce que la digitalisation apporte dans ce processus, au-delà du simple gain de temps.
Des campagnes multi-évaluateurs en quelques clics. Plutôt que d’envoyer des fichiers un par un, il est possible dans Okaveo de sélectionner un périmètre de fournisseurs (par exemple tous les fournisseurs stratégiques), de définir qui sont les évaluateurs (responsable fournisseur et contact technique des contrats), et de lancer la campagne d’un seul coup. Le processus se déroule ensuite de façon automatisée : relances, consolidation des résultats, génération du rapport. Notre article sur la campagne d’évaluation fournisseurs détaille la méthode pas à pas.
Des formulaires personnalisables avec pondération. Chaque critère peut se voir attribuer un coefficient. Un critère «qualité» peut ainsi peser 5 fois plus qu’un critère secondaire. Cette granularité permet d’obtenir une note globale qui reflète réellement les priorités de l’organisation.
Un rapport fournisseur exploitable. À l’issue de la campagne, Okaveo génère une synthèse qui peut être partagée avec le fournisseur, avec un contrôle fin sur ce qui est visible ou anonymisé. Le fournisseur reçoit un feedback clair, sans que l’identité des évaluateurs ne soit nécessairement exposée.
Les évaluations inversées. Une fonctionnalité moins connue, mais très utilisée par les organisations les plus avancées : envoyer des grilles de notation au fournisseur, pour qu’il évalue à son tour sa relation avec l’acheteur. Ce double feedback nourrit une relation plus équilibrée et souvent plus franche. Comme le note Amandine : «C’est extrêmement intéressant parce qu’on n’a pas toujours l’occasion d’entretenir des relations très proches.»
Ces fonctionnalités s’inscrivent dans une démarche plus large de gestion des fournisseurs (SRM) et de maîtrise des risques fournisseurs.
Par où commencer ?
Si vous n’avez pas encore structuré vos évaluations fournisseurs, ou si vous les gérez encore manuellement, voici une approche pragmatique pour démarrer :
- Identifiez votre périmètre prioritaire. Plutôt que de vouloir tout évaluer d’emblée, commencez par vos fournisseurs stratégiques ou critiques. La matrice de Kraljic peut vous aider à les segmenter.
- Co-construisez les grilles avec vos clients internes. Les prescripteurs doivent se reconnaître dans les critères pour répondre avec pertinence.
- Définissez une fréquence réaliste. Une évaluation annuelle bien réalisée vaut mieux que des évaluations trimestrielles abandonnées après deux cycles.
- Prévoyez la restitution dès le départ. L’évaluation n’a de valeur que si elle débouche sur un échange avec le fournisseur et un plan d’action.
- Digitalisez pour passer à l’échelle. Le passage à l’outil permet de fiabiliser le process, d’automatiser les relances, et de consolider les données dans la durée. C’est l’un des leviers d’une digitalisation des achats réussie.
Envie d'aller plus loin ?
Deux nouveaux webinaires sont prévus en juin. Et si vous souhaitez voir comment Okaveo peut vous accompagner sur vos évaluations fournisseurs, y compris sur des questionnaires avancés de type ESG ou sécurité des SI, demandez une démonstration personnalisée.
Cet article est une retranscription enrichie de notre webinaire «Évaluations fournisseurs : de la conformité au pilotage des risques». Il a réuni plus d’une centaine de participants avec Anthony Damour (Okaveo), Amandine Bernstein (ex-MTAG, aujourd’hui Minitubes) et Mathias, chef produit Okaveo.
