Ce que nos pratiques d'appels d'offres disent de notre rapport à la négociation
Il y a un mot que j’entends rarement dans les processus d’appels d’offres. Un mot pourtant central, fondamental, constitutif du métier d’acheteur. Un mot qui devrait être assumé, revendiqué, travaillé.
Ce mot, c’est négociation.
À la place, on parle de soutenance. De présentation. D’audition. De restitution. Comme si habiller la chose d’un vocabulaire neutre suffisait à faire oublier ce qu’elle est. Ou plutôt, ce qu’elle devrait être.
Cette fausse pudeur m’amuse. Mais elle m’interroge aussi. Parce qu’elle dit quelque chose de révélateur sur le rapport qu’entretiennent certaines organisations achats avec l’une de leurs missions les plus nobles.
La soutenance : un mot qui cache ce qu'on n'ose pas nommer
Pourquoi ce détour sémantique ?
Je ne pense pas qu’il soit anodin. Dans beaucoup d’organisations, la négociation est perçue comme un sujet sensible. Elle évoque le rapport de force, le conflit, la pression. Elle suppose d’assumer une posture : celle de quelqu’un qui veut obtenir quelque chose, qui a des exigences, qui va pousser.
Et apparemment, c’est inconfortable.
Alors on préfère parler de soutenance. Le mot est emprunté au monde académique, celui de la thèse, de l’exposé devant un jury. Il est propre, respectable, neutre. Il suggère une évaluation objective plutôt qu’un bras de fer.
Sauf que le bras de fer est là quand même. Implicite, non dit, mais bien présent. Et un bras de fer non assumé est souvent bien plus brutal qu’un bras de fer clairement annoncé, parce qu’il ne se négocie pas, justement. Il s’impose.
Ce qui me frappe, c’est la contradiction que cette pudeur révèle. Les acheteurs sont formés à la négociation. C’est une compétence centrale de leur métier, enseignée dans toutes les écoles, valorisée dans tous les référentiels de compétences. Mais au moment de l’exercer dans le cadre structuré d’un appel d’offres, on l’habille d’un autre nom.
Comme si négocier était quelque chose dont il fallait s’excuser.
Ce que l'acheteur attend, et ce qu'il organise
Venons-en au cœur du sujet. Parce que la question du vocabulaire serait presque anecdotique si elle n’était pas le symptôme d’une contradiction bien plus profonde.
Voici ce que j’entends très régulièrement de la part des acheteurs, lorsqu’ils expriment ce qu’ils attendent d’un appel d’offres :
- Des propositions différenciantes.
- Des fournisseurs capables de sortir du cadre, de proposer des solutions auxquelles on n’avait pas pensé, de challenger les hypothèses de départ.
- De la créativité, de l’audace, de la pensée « out of the box ».
C’est légitime. C’est même exactement ce qu’un bon processus d’appel d’offres devrait produire.
Mais voilà ce que ces mêmes acheteurs organisent concrètement, trop souvent, pour recueillir ces propositions audacieuses et créatives : une convocation envoyée quelques jours avant. Sans ordre du jour précis. Avec pour seule indication : « Vous nous présenterez votre offre. » L’offre que le fournisseur a déjà envoyée. Que l’acheteur a, en principe, déjà lue. Et qu’on va donc demander de lire à voix haute, en salle, devant un jury dont on ne connaît ni la composition ni les attentes.
Je caricature à peine.
La convocation du lundi à 14h, à l'autre bout de la France
Et puis il y a la cerise sur le gâteau.
La convocation qui arrive pour le lundi après-midi. À 14h. Dans une ville à huit heures de train.
Parce que le fournisseur convoqué le lundi à 14h à l’autre bout de la France n’a pas d’autre choix que de partir le dimanche matin, voire la veille au soir si les correspondances l’imposent. Il passe sa nuit dans un hôtel. Il arrive le lundi matin de la soutenance avec une valise, un café de gare, une nuit de sommeil médiocre, et l’espoir que ses trains n’avaient pas de retard. Et comme la séance se termine rarement à l’heure, le retour le soir même est illusoire. Il rentre chez lui le mardi soir. Quand ça se passe bien.
Ce sont là, manifestement, les conditions idéales pour livrer une réflexion créative, audacieuse, sortie du cadre.
Je force le trait, bien sûr.
Ce que je veux pointer ici, ce n’est pas l’inconfort du voyage. Les fournisseurs sont des adultes, ils savent que les déplacements font partie du jeu. Ce que je veux pointer, c’est le signal que cette organisation envoie, consciemment ou non.
Le signal que le temps du fournisseur compte moins que la commodité de l’agenda interne. Le signal que la forme de la séance n’a pas vraiment été pensée pour en maximiser la valeur. Le signal, en creux, que ce qu’on attend du fournisseur, c’est surtout qu’il soit là, pas nécessairement qu’il soit au meilleur de lui-même.
L'ordre du jour qui n'existe pas
Revenons sur ce point, parce qu’il me semble central.
Une soutenance sans ordre du jour, c’est une invitation à parler sans savoir ce qu’on attend de vous.
Le fournisseur arrive avec son offre, sa présentation, ses arguments préparés. Il ne sait pas si l’acheteur veut approfondir la partie technique, discuter des prix, challenger la méthodologie, ou simplement cocher une case dans son processus de sélection.
Il ne sait pas non plus qui sera en face de lui. Un acheteur seul ? Un jury de cinq personnes dont trois n’ont pas lu l’offre ? Un décideur qui découvrira le projet ce jour-là ?
Dans ce flou, la plupart des fournisseurs font ce qu’ils peuvent : ils reprennent leur présentation commerciale standard, la jouent prudemment, évitent les prises de risque. Exactement l’inverse de ce que l’acheteur espérait obtenir.
C’est un paradoxe absurde. On crée les conditions qui empêchent d’obtenir ce qu’on cherche, puis on s’étonne de ne pas l’obtenir.
Ce que ça coûte réellement
Je ne parle pas ici uniquement du temps et de l’argent dépensés, même si ce coût est réel, et souvent sous-estimé.
Je parle de ce que ce type de processus produit dans la relation acheteur-fournisseur.
Un fournisseur qui a passé deux jours à préparer une soutenance bâclée en trente minutes, dans une salle dont il ne connaissait pas les attendus, après une nuit d’hôtel et un trajet de huit heures, ne repart pas avec l’envie de se surpasser pour ce client. Il repart avec le sentiment d’avoir été convoqué, pas invité. Évalué, pas écouté.
Et s’il est retenu malgré tout, il démarre la relation avec une expérience fondatrice qui n’est pas celle de la confiance et de la collaboration. C’est celle de la condescendance administrative.
Les meilleures collaborations que j’ai observées naissent toujours d’un processus de sélection dans lequel les deux parties se sont senties respectées. Pas d’un processus dans lequel l’une des deux a dû faire ses preuves dans des conditions que l’autre n’aurait pas acceptées pour elle-même.
Ce que je suggère, concrètement
Je ne suis pas naïf. Les appels d’offres sont contraints. Les agendas sont chargés. Les processus internes ont leur logique propre.
Mais quelques ajustements simples changeraient beaucoup de choses.
Envoyer un ordre du jour clair. Préciser ce qu’on attend de la séance : une présentation de l’offre, un approfondissement technique, une discussion sur les conditions commerciales, une démonstration. Permettre au fournisseur de préparer ce qui compte vraiment.
Choisir des horaires et des lieux qui ne transforment pas la venue en expédition punitive. Un lundi matin plutôt qu’un lundi après-midi. Une visioconférence quand le déplacement n’apporte pas de valeur ajoutée réelle. Un peu de considération pour le temps de l’autre.
Assumer le mot négociation. Dire clairement qu’on va discuter des prix, des conditions, des marges de manœuvre. Que c’est l’objectif de la séance. Que le fournisseur peut venir préparé à cette discussion, pas surpris par elle.
Ce n’est pas une révolution. C’est du respect mutuel appliqué à un processus achats.
Une conviction simple
La qualité d’un processus d’appel d’offres se mesure à la qualité des propositions qu’il génère.
Si vos soutenances produisent des présentations lisses, prudentes, peu différenciantes, demandez-vous d’abord ce que votre processus a fait pour mériter autre chose.
Les fournisseurs ne se surpassent pas par obligation. Ils se surpassent quand ils sentent que ça vaut la peine. Quand le processus est sérieux, préparé, respectueux. Quand la négociation est assumée pour ce qu’elle est : un échange entre deux parties qui ont chacune quelque chose à gagner.
Appeler ça une soutenance ne changera pas la réalité. Ça ne fera que retarder le moment où on aura cette conversation.
Autant l’avoir maintenant.
Envie de faire de vos appels d'offres de vraies négociations ?
Un bon appel d’offres ne se résume pas à une convocation et à une soutenance. Il se prépare, se structure et se pilote, de la consultation jusqu’à la sélection, dans des conditions qui donnent aux fournisseurs l’envie de se surpasser. Okaveo vous aide à cadrer vos consultations (RFI, RFQ, appels d’offres), à comparer les offres en toute transparence et à construire des relations fournisseurs fondées sur le respect mutuel, du sourcing à la contractualisation.
Nicolas Le Montagner
Conseil, Formation & Déploiement Okaveo
