Les achats indirects regroupent tous les biens et services dont une organisation a besoin pour fonctionner, mais qui n’entrent pas directement dans son cœur de production. Fournitures, informatique, flottes de véhicules, transport, voyages, prestations intellectuelles, maintenance, frais généraux : cette catégorie représente une part importante de la dépense, longtemps restée dans l’angle mort des directions achats. Les digitaliser est aujourd’hui l’un des leviers de performance les plus accessibles.
À retenir
Les achats indirects sont les biens et services nécessaires au fonctionnement de l'organisation, mais qui n'entrent pas dans son cœur de production. Ils représentent une part majeure de la dépense, mais restent souvent gérés de façon artisanale, sur tableur. Ils sont négligés pour quatre raisons principales : manque de priorité, base fournisseurs fragmentée, prescripteurs internes nombreux, et outillage insuffisant. Le digital agit sur trois bénéfices concrets : qualité, réduction des coûts administratifs, et coopération entre services. Digitaliser les achats indirects ne demande pas de tout revoir d'un coup : on commence par cartographier la dépense et cadrer les catégories prioritaires.
Qu'est-ce que les achats indirects ?
On distingue deux grands domaines dans une organisation achats. Les achats de production, ou achats directs, qui entrent directement dans le produit ou la prestation vendue. Et les achats hors production, ou achats indirects, qui permettent à l’entreprise de fonctionner sans être incorporés au produit final.
On y retrouve par exemple les systèmes d’information, les flottes automobiles, les dépenses d’investissement, le transport et les voyages, les prestations intellectuelles, le facility management, les frais généraux ou la maintenance.
Une précision utile : achats indirects ne veut pas dire achats non stratégiques. C’est une confusion fréquente et risquée. Certains achats indirects peuvent revêtir un caractère parfaitement stratégique selon le contexte. Ce sont deux notions distinctes, et c’est précisément la segmentation de la dépense, dans la logique de la matrice de Kraljic, qui permet de les distinguer.
Pourquoi les achats indirects sont-ils souvent négligés ?
Malgré leur poids, les achats indirects restent fréquemment traités de façon artisanale. Selon une étude Acxias de 2019, ils pèsent en moyenne 45 pour cent des dépenses, et près de 20 pour cent des entreprises interrogées déclaraient alors que leur prise en charge n’était pas une priorité.
Quatre facteurs expliquent ce désintérêt :
- Le manque de priorité et de ressources. « On n’a pas le temps de tout faire » reste la réponse la plus fréquente des acheteurs. Faute de moyens, ces catégories passent après les achats de production.
- Une base fournisseurs fragmentée. C’est souvent le signal d’un manque de contrôle, avec de nombreux achats réalisés hors cadre, ce que l’on appelle les achats sauvages.
- Des prescripteurs internes nombreux et dispersés. Sur une catégorie comme la reprographie ou les fournitures, l’acheteur peine parfois à identifier qui est son interlocuteur et avec qui cadrer le besoin.
- Un outillage insuffisant. Là où les achats de production s’appuient sur la puissance d’un ERP, les achats indirects restent souvent gérés sur tableur, ce qui limite la visibilité et le pilotage.
À cela s’ajoute un enjeu de compétences : ces catégories sont fréquemment confiées à des acheteurs juniors, alors qu’elles demandent une vraie finesse de gestion.
Pourquoi digitaliser les achats indirects ?
Reprendre le contrôle des achats indirects, c’est ouvrir un gisement de performance à double détente : améliorer la qualité de service rendue aux utilisateurs internes, et dégager des gains économiques réels sur certaines catégories. Dans un contexte où la réduction des coûts est redevenue la priorité numéro un des directions achats, selon l’étude Tendances Achats AgileBuyer-CNA 2026, ce gisement mérite qu’on s’y intéresse.
Le digital agit concrètement sur trois plans :
- La qualité. La dématérialisation permet d’utiliser une même donnée tout au long du processus, sans ressaisie. On supprime ainsi une source majeure d’erreurs.
- La réduction des coûts administratifs. En digitalisant la chaîne, de l’expression du besoin à la facturation, on réduit fortement le coût de traitement de chaque commande et de chaque facture, un poste particulièrement lourd sur les nombreuses petites transactions qui caractérisent les achats indirects.
- La coopération et la satisfaction des utilisateurs. Une plateforme collaborative donne à chaque service accès à la même information, au même moment, et fluidifie le dialogue entre achats, finance et prescripteurs internes.
Cette bascule s’inscrit dans une démarche plus large, développée dans notre guide de la digitalisation des achats.
Comment le digital aide concrètement
Digitaliser les achats indirects ne consiste pas à empiler des outils, mais à activer les bonnes capacités selon ses enjeux et ses ressources. Voici les principales.
La centralisation et la cartographie de la dépense. Première étape incontournable : savoir ce que l’on achète, auprès de qui et pour quel besoin. Une cartographie des achats fiable transforme une masse de dépenses éparses en information exploitable.
La mise sous contrôle de la base fournisseurs. Structurer et fiabiliser le panel met fin aux achats sauvages et sécurise les catégories les plus fragmentées, dans la logique d’une gestion des fournisseurs outillée.
Les catalogues et l’accès aux offres fournisseurs. Les achats indirects sont le royaume des articles de classe C : de très nombreuses références de faible valeur unitaire. Les catalogues en ligne, éventuellement connectés au système d’achat, permettent de commander dans un cadre contractuel négocié tout en maîtrisant les prix.
L’automatisation des tâches répétitives. Relances, workflows de validation, collecte de données : l’automatisation, y compris via des robots logiciels, libère les acheteurs des tâches à faible valeur pour les recentrer sur la stratégie.
L’exploitation de la donnée. Le traitement de gros volumes de données, l’open data et les algorithmes d’analyse facilitent la cartographie des dépenses, la segmentation et le sourcing, autant de sujets clés sur des catégories dispersées.
Quelles sont les étapes d'une démarche SRM ?
Au-delà des piliers, une démarche SRM se déroule concrètement en six étapes, du cadrage du besoin jusqu’au renouvellement ou à la sortie de la relation.
- Identification et sélection des fournisseurs. Définir les critères de sélection (coût, qualité, délais, innovation, RSE), analyser les fournisseurs potentiels et qualifier ceux qui sont retenus.
- Segmentation du panel. Classer les fournisseurs selon leur importance stratégique et leur niveau de risque, pour adapter le niveau de suivi à chacun.
- Contractualisation et intégration. Négocier les conditions, formaliser le contrat et les niveaux de service attendus, intégrer le fournisseur aux systèmes internes si nécessaire.
- Suivi et évaluation des performances. Définir les KPI, assurer un suivi continu, mener des évaluations périodiques et restituer un feedback structuré.
- Gestion des risques et conformité. Surveiller la santé financière, la conformité réglementaire et documentaire, et anticiper les signaux faibles.
- Développement ou sortie de la relation. Établir des plans de progrès avec les partenaires stratégiques, ou organiser une sortie maîtrisée et la diversification en cas de dérive.
Par où commencer ?
Inutile de tout revoir d’un coup. Le point de départ dépend de vos enjeux et de vos ressources, mais quelques orientations reviennent régulièrement :
- Définir le processus achats sur les catégories prioritaires.
- Mettre sous contrôle la base fournisseurs.
- Poser une stratégie achats claire, assortie de plans d’action.
- Optimiser la logistique et, le cas échéant, déléguer certaines catégories à des experts.
Très vite, le besoin d’un dispositif digital adapté se fait sentir. C’est pourquoi il est utile de s’intéresser dès maintenant aux possibilités d’un système d’information achats, en gardant à l’esprit que la réussite d’un tel projet se joue avant tout sur la structuration d’un processus achats clair.
Chez Okaveo, la plateforme réunit en un seul endroit l’ensemble des informations nécessaires au métier, de l’expression du besoin jusqu’au suivi du contrat, en passant par le dossier achats et la relation fournisseur. Le module de pilotage et ses tableaux de bord permettent aux équipes de gagner rapidement en visibilité, y compris sur les catégories indirectes.
FAQ : Achats indirects
Qu'est-ce qu'un achat indirect ?
Un achat indirect est un bien ou un service nécessaire au fonctionnement de l’organisation, mais qui n’entre pas directement dans son produit ou sa prestation. Exemples : informatique, fournitures, flotte automobile, transport, prestations intellectuelles, maintenance.
Quelle différence entre achats directs et indirects ?
Les achats directs entrent dans le produit ou la prestation vendue (matières premières, composants). Les achats indirects permettent à l’entreprise de fonctionner sans être incorporés au produit final. Les premiers s’appuient souvent sur un ERP, les seconds sont plus dispersés et plus difficiles à piloter.
Les achats indirects sont-ils stratégiques ?
Ils ne sont pas non stratégiques par nature. Certains achats indirects peuvent avoir un caractère stratégique selon le contexte. C’est la segmentation de la dépense qui permet de déterminer le bon niveau d’attention à leur accorder.
Pourquoi digitaliser les achats indirects ?
Pour améliorer la qualité de service aux utilisateurs internes, réduire les coûts administratifs liés aux nombreuses petites transactions, et fluidifier la coopération entre les services. Le digital rend aussi possible une cartographie fiable de dépenses jusque-là éparpillées.
Par où commencer la digitalisation des achats indirects ?
Par la cartographie de la dépense et le cadrage des catégories prioritaires, avant de choisir un outil. On met ensuite sous contrôle la base fournisseurs et on déploie progressivement un système d’information achats adapté.
