Épisode #3 Le Podcast Achats d’Okaveo, avec Geoffrey Icart (Toulouse Métropole Habitat).
Il y a une douzaine d’années, la fonction achats des organismes de logement social (OLS) se résumait souvent à un enjeu juridique : sécuriser la conformité sociale et fiscale des partenaires, en particulier sur les marchés de construction. Comment cette fonction a-t-elle mûri pour devenir un véritable levier de performance ?
Dans ce troisième épisode du podcast Achats d’Okaveo, animé par Anthony Damour, Direction de la relation clients chez Okaveo, Geoffrey Icart, responsable commande publique à Toulouse Métropole Habitat, revient sur cinq années passées à replacer l’achat au cœur des opérations. Formation des équipes, valorisation des engagements RSE, digitalisation : voici l’essentiel de son retour d’expérience.
Toulouse Métropole Habitat : un office en pleine structuration
Toulouse Métropole Habitat (TMH) est un organisme de logement social qui gère un peu plus de 19 000 logements, compte 385 salariés et représente entre 100 et 125 millions d’euros d’achats par an. Geoffrey Icart y occupe le poste de responsable commande publique depuis cinq ans. Toulousain d’origine, il avait auparavant passé douze ans à l’Établissement public d’aménagement de Saint-Étienne, son premier emploi après ses études, avant de revenir dans sa ville d’origine.
Son parcours illustre bien la trajectoire du métier. Longtemps, la commande publique des bailleurs a été abordée sous un angle essentiellement juridique. La conformité des partenaires, sujet de préoccupation constant sur les marchés de construction, en était le cœur. C’est précisément ce point de départ que le podcast se propose de mettre en perspective.
D'une fonction juridique à une fonction achats
Chez Toulouse Métropole Habitat, la bascule est en cours. À la dimension juridique historique s’ajoute désormais, petit à petit, une véritable dimension achats. La particularité de l’office tient à l’organisation : les opérationnels passent eux-mêmes certains de leurs marchés ou participent à toute la sphère qui entoure l’achat. La fonction est donc partagée entre les opérationnels et le service commande publique.
Ce service a été créé pour accompagner les opérationnels dans la passation et l’exécution de leurs marchés, avec un rôle de conseil et d’accompagnement destiné à replacer l’achat au cœur des opérations. Une volonté portée par la direction générale, qui a conduit au recrutement de Geoffrey Icart il y a cinq ans, précisément pour incarner cet élan.
Un service support pour simplifier la commande publique
L’objectif premier est clair : simplifier l’accès à une matière réputée complexe. Il s’agit de permettre aux opérationnels de passer leurs marchés en s’affranchissant des difficultés techniques, sans avoir à maîtriser tout ce qui se joue en coulisses. Le service commande publique se positionne ainsi comme un vrai service support, un service ressource au service des équipes de terrain, et non comme un guichet de contrôle.
Cinq ans d'actions pour diffuser la culture achats
En cinq ans, plusieurs chantiers concrets ont fait progresser la culture achats en interne. De nombreuses sessions de formation achats ont été déployées auprès des opérationnels pour les acculturer, leur transmettre le vocabulaire et les bonnes pratiques, et faciliter l’accès à la commande publique.
Des outils ont également été mis en place pour fluidifier les tâches chronophages. L’idée directrice : saisir une information une seule fois, par exemple l’objet du marché, puis la réutiliser sans avoir à la ressaisir plusieurs fois. L’analyse des offres a ainsi gagné en rigueur, en passant d’un rapport rédigé sous Word à une analyse structurée dans un tableur, avec la précision d’un rapport clair et exploitable.
Des bailleurs pluriels, une même trajectoire vers l'achat
Le paysage des OLS reste hétérogène. Les organismes les plus autonomes, au-delà d’un certain volume de logements, peuvent se doter de services achats à part entière. Mais partout, un même mouvement de fond se dessine : passer d’un service marché, cantonné au lancement des consultations pour le compte des opérations, à une stratégie achats porteuse de performance.
Le contexte accélère cette prise de conscience. Les organismes rencontrent davantage de difficultés qu’auparavant et sont moins soutenus. Trouver des leviers d’amélioration et de performance économique devient une nécessité, à laquelle s’ajoute une réglementation environnementale de plus en plus exigeante.
SPASER et RSE : mettre en lumière le développement durable
Sur le volet responsable, Toulouse Métropole Habitat a mis en place un SPASER, le schéma de promotion des achats socialement et écologiquement responsables, en réponse à une obligation. Le travail a surtout consisté à valoriser ce qui était déjà fait mais restait invisible. Beaucoup d’efforts en matière de développement durable, comme les enjeux bioclimatiques ou de renouvellement sur certaines opérations, n’étaient pas mis en avant faute de dispositif pour les recenser.
L’enjeu est désormais de donner de la visibilité à ces actions menées par les opérationnels. Or les indicateurs à suivre se multiplient, avec le SPASER comme avec d’autres obligations. Pour y répondre sans s’épuiser, mieux vaut être bien outillé et disposer de reportings RSE fiables et automatisés.
Digitaliser la fonction achats : les premiers bénéfices
C’est dans ce cadre que Toulouse Métropole Habitat a engagé la digitalisation de sa fonction achats, un projet lancé il y a quelques mois et encore en phase de finalisation du paramétrage. Les premiers effets sont pourtant déjà visibles.
Le suivi des dossiers, d’abord, gagne en efficacité. Les réunions sont plus productives, ne serait-ce que pour faire le point sur les besoins à lancer ou les mises à jour en cours. La gestion devient plus fluide qu’avec l’ancien fichier Excel, plus artisanal, dont les limites apparaissaient vite : au-delà de nombreuses colonnes et de milliers de lignes, la lisibilité et l’exploitation des données se dégradaient.
L’atout majeur réside justement dans l’exploitation de la donnée. Enregistrer des tableaux et des filtres permet de retrouver instantanément le bon angle d’analyse, sans tout reparamétrer à chaque fois. L’information devient aussi plus lisible pour des collaborateurs peu familiers de la donnée achat ou de la commande publique. Résultat : davantage de transversalité, une meilleure sécurité, des marchés plus accessibles et donc mieux utilisés par les salariés. En centralisant l’information et en la mettant à disposition des équipes, l’office favorise la collaboration interne, avec de nombreux projets déjà dans les tuyaux pour la suite.
Embarquer la direction générale, condition de réussite
Un signal marquant se dégage de l’échange : l’implication croissante des directions générales dans le choix des solutions achats. Ce n’est pourtant pas un enjeu de dépense majeur ni un sujet stratégique sur le plan financier. Mais un outil de ce type est transverse et structurant, potentiellement utilisé par des centaines de personnes en interne. Cela justifie l’attention des dirigeants.
Sans une direction générale réellement partie prenante, un tel projet peut vite se compliquer. Toulouse Métropole Habitat a la chance de bénéficier d’un appui concret au quotidien pour porter ces évolutions, un facteur de motivation autant que de réussite.
Co-construction et simplicité : les atouts d'une solution digitale
Aux bailleurs qui hésitent encore à franchir le pas, Geoffrey Icart met en avant plusieurs points forts d’Okaveo. La co-construction, d’abord : l’écoute des utilisateurs, le dialogue avec l’éditeur et la volonté d’améliorer en continu un outil pensé par des acheteurs pour des acheteurs. La simplicité d’utilisation et l’ergonomie, ensuite. Enfin, la capacité, à partir de quelques données rassemblées, de générer facilement des rapports ou d’assurer une gestion des fournisseurs, pour dégager du temps sur des tâches à plus forte valeur.
L’ambition, désormais, dépasse le seul office : fédérer d’autres bailleurs sociaux en Occitanie et construire un véritable club d’utilisateurs autour du métier.
