A propos d'IDF Habitat
Les Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (HPEVM) constituent un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) créé au 1er janvier 2018, regroupant le Centre Hospitalier des Mureaux, le Centre Hospitalier de Saint-Maurice, l’hôpital Esquirol et une quarantaine de sites extraits. Carine BIOU y occupe le poste de Responsable des achats depuis mai 2020. Elle pilote une équipe de sept acheteurs organisés en quatre filières (médicale, technique/travaux, non médicale et prestations générales) ainsi que deux assistants achats et neuf gestionnaires au sein du service commande. Le périmètre budgétaire géré dépasse 300 millions d’euros, incluant un important schéma directeur immobilier en cours.
Les défis à relever
À l’arrivée de Carine BIOU en 2020, la fonction achat des HPEVM était naissante. Deux acheteurs et un assistant géraient des marchés sans véritable structuration par filière ni politique achat formalisée. Le suivi de l’activité reposait entièrement sur des fichiers Excel maintenus manuellement, une organisation fonctionnelle mais qui atteignait rapidement ses limites à mesure que l’équipe s’étoffait.
La traçabilité des dossiers était difficile à assurer, le plan de charge impossible à visualiser d’un coup d’œil, et la montée en compétence des nouveaux acheteurs, souvent recrutés sans expérience préalable en achat public, reposait essentiellement sur la transmission orale. Il manquait un cadre structurant pour que chacun suive le même process, du besoin jusqu’à l’exécution du marché, et pour que le responsable puisse rendre compte objectivement de la charge réelle de l’équipe auprès de la direction.
Les solutions apportées par Okaveo
Okaveo a d’abord joué un rôle structurant : il a imposé un process achat commun à toute l’équipe, rendant la progression vers la maturité visible et mesurable.
Un groupe administrateur de cinq personnes a été constitué pour piloter le déploiement et assurer la continuité de la connaissance. Après un re-paramétrage approfondi réalisé lors d’un point intermédiaire, l’outil a gagné en performance.
Aujourd’hui, 150 contrats informatiques ont été implémentés cette année, la filière biomédicale est intégrée, et le Plan d’Action Achat (PAAT) est produit directement via Okaveo depuis deux ans.
La visualisation du plan de charge sur une seule page permet désormais à Carine BIOU d’aller argumenter concrètement auprès de sa direction pour arbitrer les priorités.
L’autonomie des acheteurs s’est nettement renforcée, tout comme la traçabilité de chaque dossier. Les prochaines étapes visent à optimiser davantage le paramétrage, intégrer le suivi des budgets de pôle et faire d’Okaveo le logiciel central de la direction achats.
Okaveo, c’est un outil entier, pas cinquante modules à assembler, et il couvre tout le process achat de manière simple. Pour une équipe en train de monter en maturité, avec des acheteurs qui ne venaient pas tous du monde des achats publics, c’était exactement ce qu’il fallait. Et en plus, il cochait toutes les cases de la DGOS. Je pouvais aller défendre mon choix devant ma direction en disant : il est dans les derniers retenus par Sémaphore, il répond aux attentes réglementaires, et économiquement, il remplace les autres outils. C’était gagner sur tous les tableaux.
Carine BIOU
Responsable des achats
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