A propos de la ville de Sainte-Maxime
La Ville de Sainte-Maxime est une commune du Var qui compte près de 15 000 habitants à l’année, mais dont la population peut atteindre 60 000 à 80 000 personnes durant la saison estivale. Cette forte saisonnalité touristique impacte directement l’ensemble des marchés publics : travaux sur le littoral (reprofilage des plages ; stockage, transport et régalage de sable), voirie ; espaces verts ; stationnement ; prestations/animations touristiques – autant de domaines où les besoins fluctuent considérablement selon les périodes.
Valérie Lefébure est Directrice de la Commande Publique. Elle pilote l’ensemble des procédures d’achat de la collectivité, à la tête d’une équipe de trois personnes.
Les défis à relever
Avant Okaveo, la gestion des marchés fonctionnait au coup par coup, au fil de l’eau, avec des outils classiques, tableurs Excel et documents internes, sans véritable collaboration ni partage d’information structuré entre la direction et les services prescripteurs.
La planification était quasi inexistante : faute de visibilité sur les besoins en amont, Valérie et son équipe se retrouvaient parfois avec des délais trop courts pour relancer des consultations complexes, au risque de mettre la collectivité en situation délicate sur le plan juridique.
La transition vers une logique de performance achat, sourcing, négociation, évaluation fournisseurs, planification, était amorcée, mais elle nécessitait un outil capable de structurer ces nouveaux processus et d’impliquer les services dans la remontée des besoins.
Les solutions apportées par Okaveo
Okaveo a d’abord permis d’instaurer une planification des procédures de marchés publics que Valérie peinait à obtenir auparavant. En demandant aux services de renseigner seulement cinq données simples, un titre/objet, un montant, une nomenclature, une date de lancement et une personne référente – elle a pu pour la première fois anticiper la charge de travail de sa direction, planifier les consultations à venir et lisser l’activité sur l’année. Un gain de visibilité considérable.
Les alertes d’expiration et de reconduction automatiques permettent de ne plus être pris de court sur les échéances. La planification des consultations, autrefois gérée sur des fichiers Excel, se fait désormais directement dans l’outil, avec une vue dynamique, exportable pour les réunions de direction et/ou opérationnelles.
Les prochaines étapes visées : impliquer davantage les équipes opérationnelles dans l’outil, activer le recensement des besoins de manière systématique, et à terme déployer l’évaluation fournisseurs.
Avant, je faisais mes plannings sur Excel, ligne par ligne. Maintenant, tout se met en place automatiquement. Je change une date, tout se recale. C’est un gain de temps non négligeable.
Valérie Lefébure
Directrice de la Commande Publique
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