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La Ville de Grenoble réduit ses dépenses hors marché de 30% à 20% et construit une culture Achats avec Okaveo

A propos de la ville de Grenoble

Grenoble est chef-lieu de l’Isère en région Auvergne-Rhône-Alpes. Avec 157 650 habitants, elle est la 16e commune de France ce qui en fait la « capitale des Alpes ».

Fondée sous le nom de Cularo à l’époque gallo-romaine, elle devient capitale du Dauphiné au XIe siècle, puis est rattachée à la France en 1349. Elle s’illustre dans l’histoire en 1788 lors de la Journée des Tuiles, épisode précurseur de la Révolution française.

Son développement industriel démarre au XVIIIe siècle avec la ganterie, s’accélère au XIXe avec l’hydroélectricité, et culmine durant les Trente Glorieuses, symbolisées par les Jeux olympiques d’hiver de 1968. Aujourd’hui, Grenoble s’affirme comme un grand centre scientifique européen.

La ville a su s’adapter à ces transitions et plus récemment a décidé de structurer la démarche achats au sein de ses services.

Pour cela elle s’est dotée d’une Unité Support Performance Achat dont Adrien Faucilhon prend la charge en 2025. Cette unité a notamment été créée pour sécuriser les achats de faibles montants, déployer les outils de gestion contractuelle et mettre en œuvre une stratégie achat durable (SPASER) qui intègrent les dimensions environnementales, économique et sociale.

Les défis à relever

Avant Okaveo, la gestion des achats reposait sur des tableurs partagés entre de nombreux agents, copiés, collés, déplacés, sans cohérence ni traçabilité. Les juristes et acheteurs s’occupaient des gros marchés, mais pour tout le reste, il n’existait ni support ni accompagnement structuré. La part de dépenses hors marché était importante, y compris lorsque des marchés existants auraient pu être utilisés.

Plusieurs éléments ont agi comme déclencheurs décisifs dont par exemple un rapport de la Chambre Régionale des Comptes et des préconisations issues d’une mission de l’INET. Il fallait mettre de l’ordre, limiter les commandes hors marché et sécuriser les procédures, y compris sur les faibles montants.

Les solutions apportées par Okaveo

Les résultats sont mesurables. La part de dépenses hors marché est passée de 30% à 20% en deux à trois ans. Le recensement des besoins, inexistant auparavant, atteint désormais plus de 1 000 besoins enregistrés chaque année, ce qui a permis de mettre en place la computation des seuils et la programmation des marchés à deux ans. Les juristes et acheteurs peuvent désormais anticiper leur charge de travail là où tout se gérait au fil de l’eau.

Okaveo sert aussi de support au pilotage de la politique achat durable (SPASER), avec des indicateurs remontant directement depuis la plateforme pour les responsables Commande Publique. Cependant, l’impact le plus profond est peut-être culturel : les prescripteurs utilisent de plus en plus la plateforme, s’informent des marchés en cours, et une véritable culture Achats s’est développée au sein de la ville à l’aide de l’outil.

C’est d’ailleurs grâce à cette culture achats que les services se sont saisie des fonctionnalités de suivi des incidents. L’objectif étant de pouvoir mieux suivre les événements importants sur chaque contrat/fournisseurs et permettre à la chargée de mission de mieux instruire chaque dossier.

C’est un logiciel adapté à notre fonctionnement et qui prend vraiment en compte les besoins des acheteurs publics !

Sans Okaveo, je pense qu’il y a plein de choses qu’on n’aurait pas pu mettre en place et qu’on n’aurait pas imaginé. L’exhaustivité et la fiabilité des informations sont à portée de tout le monde : chacun peut trouver un marché, identifier le bon interlocuteur, accéder aux pièces contractuelles à jour. C’est l’infrastructure qui nous a permis de développer une culture Achats au sein de la ville.