Comment utiliser les logiciels achats pour travailler mieux et gagner du temps ?

La technologie transforme le monde et les entités publiques et privées doivent s’adapter pour rester compétitives et performantes. Les logiciels achats sont un outil essentiel pour celles qui souhaitent optimiser leurs processus achats et ainsi améliorer leurs performances. Dans un contexte évolutif, quel rôle jouent les logiciels achats pour donner l’avantage compétitif ? Comment les logiciels achats peuvent-ils améliorer les performances achats du secteur public ? Comment les plateformes achats contribuent à travailler plus efficacement et à gagner du temps ?

Dans ce webinaire dédié aux achats publics, nous avons vu comment les logiciels achats permettent de gagner en efficience au quotidien.

Les décisions achats sont de plus en plus stratégiques et le développement technologique offre de nombreuses possibilités pour améliorer les processus et gagner du temps. Lors de ce webinaire, nous avons étudié la situation actuelle des organisations achats et les différents outils et solutions à leur disposition. Nous faisons également le tour des principales difficultés rencontrées dans le domaine des achats et nous vous donnerons un exemple de solution complète pour vous aider à passer à l’action. Les questions que vous devez vous poser pour utiliser ces logiciels à votre avantage seront également abordées.

Tour d’horizon des organisations achats : les 7 piliers d’une organisation achats performante

Nous commençons ce webinaire par un rappel d’importance : quels sont les critères qui permettent d’évaluer et de définir la performance d’une organisation achats ? Nous avions déjà évoqué les 7 piliers d’une organisation achats performante dans un article et une vidéo précédente, mais il me semble important de remettre quelques points en lumière ici.

Les achats représentent souvent une part importante des dépenses des entreprises. Pour obtenir des résultats optimaux et atteindre leurs objectifs, les organisations doivent adopter une stratégie d’achats performante. La clé de la réussite repose sur 7 piliers principaux, et non juste sur l’organisation achats elle-même, comme trop fréquemment pensé !

Les 7 piliers d’une organisation achat performante sont :

1. DG
2. RH et pratiques achats
3. Fournisseurs
4. Clients internes
5. Pilotage et SI
6. Communication achats
7. Achats responsables

Il est indispensable pour que la performance soit au rendez-vous que l’ensemble de ces sujets et acteurs soient impliqués et pris en compte. Trop souvent, les acheteurs sont les grands oubliés des organisations. Mis à l’écart, on ne pense pas suffisamment leur implication comme ayant un impact global sur la performance… à tort !

Achats et performance : quelques points d’attention

– Établir des objectifs de performance : établir des objectifs clairs et précis pour les achats, pour assurer une performance optimale.

– Développer une stratégie achats : développer une stratégie d’achats cohérente et alignée sur les objectifs.

– Établir des processus et des procédures : optimiser les achats en établissant des processus et des procédures clairs pour leurs activités d’achats.

– Fournir aux acheteurs les bons outils : les organisations doivent fournir aux acheteurs les outils appropriés pour mener à bien leurs tâches et réaliser leurs objectifs.

– Construire un bon réseau et des partenariats : établir des partenariats avec des fournisseurs de qualité et développer un bon réseau de fournisseurs.

– Négocier et gérer les contrats : négocier et gérer efficacement les contrats avec les fournisseurs sur la durée et en toute transparence.

– Mesurer et suivre la performance : disposer d’un système de mesure et de suivi de la performance pour évaluer leurs activités d’achats et prendre des décisions éclairées.

Mettre en place ces actions peut s’avérer complexe. C’est pourquoi il est important de bénéficier d’un accompagnement d’experts pour optimiser les achats et obtenir des résultats optimaux. Regardons ensemble la complexité du flux de l’acheteur et l’ensemble des étapes et des acteurs concernés : c’est tout sauf simple !

Le flux de travail de l’acheteur : du besoin au suivi

La performance des achats est un domaine complexe et en constante évolution. Dans les organisations publiques, la gestion des achats est souvent complexe et peut avoir un impact important sur la performance globale. Le flux de travail de l’acheteur est un aspect critique de ce processus qui doit être compris et intégré de manière à atteindre les objectifs de performance.

Le flux de travail de l’acheteur commence par le besoin. Les acheteurs doivent identifier la nature et la quantité des biens ou services nécessaires pour répondre à leurs besoins. Une fois le besoin identifié, les acheteurs peuvent passer à la recherche des fournisseurs et à l’évaluation des offres. Les acheteurs doivent également considérer des facteurs comme le coût et la qualité, et ils doivent s’assurer qu’ils répondent aux exigences légales et réglementaires.

Une fois que l’offre est sélectionnée, les acheteurs doivent passer à la négociation et à la conclusion des contrats. C’est à ce stade que les acheteurs doivent s’assurer que les bons contrats sont en place et que toutes les conditions sont respectées. Les acheteurs doivent également s’assurer que les marchés sont correctement surveillés et que les performances sont suivies.

Des outils inadéquats à une gestion achats performante

Le flux de travail de l’acheteur est un processus complexe qui nécessite une veille permanente. Les processus et les contrôles doivent être mis en place pour s’assurer que les résultats souhaités sont atteints. Cependant, les outils et processus actuels ne sont pas toujours adaptés à la complexité des processus achats et peuvent ne pas permettre d’atteindre les objectifs de performance souhaités. Oui, vous pensez bien à la même chose que moi : les tableaux Excel. Merveilleux, jusqu’à qu’ils deviennent un puits sans fin, diaboliques et ingérables. De véritables usines à gaz !

Constat : les outils et pratiques achats actuels

Pour répondre à ces défis, les organisations publiques comme privées doivent trouver des solutions innovantes pour améliorer leurs performances achats. Les acheteurs doivent avoir une vision d’ensemble des données et des outils adaptés à disposition pour prendre des décisions éclairées et améliorer leurs performances. Car, vous l’avez bien compris, ces solutions aident les organisations à atteindre leurs objectifs globaux, et ont un impact réel sur les performances au sens large des organisations. Les achats sont partout !

Logiciels Achats : un exemple de solution complète

Achatpublic.com et Okaveo : un processus complet pour réaliser toutes les activités achats et marchés

La plate-forme Okaveo a un module appelé « besoins » qui permet aux clients internes de soumettre leurs besoins, et d’y ajouter une description, une estimation financière et sa date de lancement.

Okaveo permet également de planifier le recensement des besoins et peut être programmé pour relancer ses clients à certaines dates.

Une fois les besoins validés, ils sont transformés en fichier d’achat qui suivent un flux d’achat théorique avec différentes étapes de la programmation au contrat.

Ces besoins sont ensuite traités par le service de collecte de l’équipe d’achatpublic.com.

Le fichier d’achat peut également être subdivisé et se plier à l’achat public à l’aide du connecteur Okaveo.

Okaveo montre un ensemble de processus qui peuvent être utilisés, mais l’utilisateur décide de la profondeur d’utilisation de la solution.

Conclusion

Les logiciels achats peuvent aider les entités publiques comme privées à améliorer leurs performances et à gagner du temps. Ils peuvent automatiser les processus d’achat et les rendre plus efficaces, gérer les fournisseurs et analyser les données pour mieux comprendre leurs processus. En utilisant les logiciels achats, on observe une simplification du processus d’achats et un gain de productivité.

Si vous n’avez pas encore consulté notre livre blanc sur les pratiques de l’acheteur performant, c’est le moment !

Et si vous voulez une démo gratuite sur comment Okaveo accompagne le secteur public pour davantage de performance achats, écrivez-nous !