HEC digitalise la gestion de ses contrats et structure sa planification achats avec Okaveo

À propos d’HEC Paris

HEC est la première école de commerce en France. L’école pilote un campus principal en France et une antenne autonome au Qatar

Jusqu’à présent la direction achats gérait manuellement la liste des contrats, les chronogrammes et la charge de l’équipe — un mode de travail devenu lourd et peu collaboratif.

Composée de 7 personnes, cette équipe accompagne un volume d’achats important couvrant tous les périmètres d’achats allant des fluides aux prestations intellectuelles en passant par les travaux et la maintenance.

L’impact attendu par le service : meilleure anticipation des échéances, gain de temps opérationnel et montée en maturité des pratiques achats autour d’un outil collaboratif accessible également aux prescripteurs.

Les défis à relever

• Remplacer un pilotage des contrats basé sur des fichiers Excel devenus complexes et peu collaboratifs.
• Lisser la charge de travail des acheteurs dans le temps et anticiper les échéances contractuelles.
• Permettre aux différents prescripteurs de consulter les documents contractuels 
• Gagner en maturité dans la structuration des processus, la planification et la gestion de projets

Les solutions apportées par Okaveo

Okaveo permet à HEC de centraliser ses contrats dans un outil unique, collaboratif et structurant. 

Les contrats sont intégrés dans la plateforme afin d’offrir une vision consolidée des dates de début, de fin et des échéances stratégiques. 

Les acheteurs vont pouvoir poursuivre la planification de leurs dossiers sur un horizon de quatre ans, construire des rétro-plannings directement dans l’outil et anticiper les renouvellements grâce à des alertes positionnées avant la fin des contrats.

La solution accompagne également une remise à plat des processus internes : définition du besoin, choix de la procédure, identification des contraintes et structuration des étapes projet en lien avec les prescripteurs. 

Grâce à sa flexibilité, Okaveo s’adapte au fonctionnement d’HEC tout en favorisant une montée en maturité de la direction des achats. Le déploiement est volontairement progressif, avec des tests sur des dossiers pilotes et l’ouverture graduelle aux prescripteurs internes. L’objectif étant de sécuriser l’appropriation et garantir la qualité des données.

Au-delà du simple suivi contractuel, Okaveo devient un socle de gestion de projet achats, offrant visibilité, anticipation et meilleure répartition de la charge au sein de l’équipe.