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La Société du Canal de Provence porte ses évaluations fournisseurs de 60% à 95% avec Okaveo

A propos de la SCP

La Société du Canal de Provence (SCP) est un acteur majeur des infrastructures hydrauliques en région Sud-PACA mais aussi en France et à l’international. Depuis sa création, elle a développé un savoir-faire unique pour répondre aux enjeux écologiques, économiques et sociaux liés à la gestion durable de l’eau.

La SCP se distingue par son engagement en faveur de l’innovation, de la transition énergétique et de la responsabilité sociale.

Guillaume Dallard y dirige le service achats, qu’il a contribué à structurer depuis son arrivée en 2012. À l’époque, les fonctions administratives avaient peu de dimension transversale dans cette société d’ingénierie. Aujourd’hui, le service regroupe une dizaine de collaborateurs couvrant les achats, la gestion des stocks, l’approvisionnement et la gestion administrative. Cette équipe a la charge d’encadrer l’ensemble de la dépense de l’entreprise.

Les défis à relever

La croissance du service achat s’est faite par étapes, au rythme du déploiement d’outils successifs : un ERP d’abord, pour structurer les flux de demandes d’achat, puis un logiciel de gestion des marchés pour encadrer la rédaction et l’exécution. Une organisation qui fonctionnait, portée par des équipes de bonne volonté et des process bien établis.

Mais à mesure que l’effectif s’étoffait et que les équipes acheteurs et juristes gagnaient en autonomie, les outils de coordination (essentiellement des fichiers Excel et des échanges par mail) commençaient à montrer leurs limites. Pas de défaillance majeure, mais une limite ressentie : des informations qui circulaient mal, un suivi difficile à partager en temps réel, et le risque que chacun avance de son côté sans vision commune.

Sur les évaluations fournisseurs, le constat était similaire. Le processus existait, les trames étaient en place et beaucoup d’équipes jouaient le jeu. Mais l’archivage sur espaces disques, les retours par mail et la multiplicité des fichiers rendaient le suivi laborieux. Le taux de couverture atteignait déjà 60%, une base honorable, mais insuffisante pour répondre aux enjeux internes et couvrir les fournisseurs les plus stratégiques identifiés par la SCP.

Les solutions apportées par Okaveo

Okaveo est aujourd’hui le fil conducteur entre les acheteurs, les juristes et les clients internes de la SCP. Les revues bilatérales hebdomadaires se tiennent désormais avec l’outil ouvert, et le suivi des dossiers avance au fil des étapes, publication, sourcing, notification, sans mail superflu.

L’impact le plus mesurable concerne les évaluations fournisseurs : le taux est passé de 60% à plus de 95% des évaluations demandées. Un auditeur interne, sans lien avec l’équipe achat, a lui-même constaté lors d’un audit que l’outil ne constituait aucun frein : « il n’y a aucun frein technique à faire ça », ce qui a levé les dernières résistances. Les notifications dans l’outil remplacent les relances par mail noyées dans les boîtes de réception.

Au-delà des évaluations, le recensement des besoins, autrefois géré par fichiers Excel, est désormais ouvert à l’ensemble des clients internes dans OKAVEO. La planification achat qui en résulte a été formalisée et rendue publique — y compris auprès du conseil d’administration, ce qui a permis de simplifier son processus d’approbation.

L’intégration récente avec l’ERP Microsoft AX permet de suivre en temps réel l’atteinte des montants maximaux des marchés, une information que l’ERP ne permettait pas d’obtenir facilement. Aujourd’hui, près d’un tiers des 650 collaborateurs de la SCP, soit 190 utilisateurs actifs, ont accès à Okaveo.

J'ai trouvé un logiciel qui parle comme nous, acheteurs. C'est câblé comme on l'est.

J’ai trouvé un logiciel qui parle comme nous, acheteurs, dans le séquencement des opérations, dans le vocabulaire, on voit que ça a été conçu par des gens du métier. Du coup, on se l’approprie bien parce que c’est intuitif. Il est vraiment dessiné pour les acheteurs, et l’adoption est assez naturelle. Pour le recommander à un pair, je dirais que c’est câblé comme on l’est.