Reprendre le contrôle et piloter ses achats avec efficacité n’est plus une option.
Face aux pressions budgétaires, à la complexité croissante des relations fournisseurs et aux exigences de conformité, les organisations doivent justifier chaque euro investi. Le Système d’Information Achats (SI Achats), à l’image d’Okaveo, est aujourd’hui un levier stratégique pour transformer la fonction achats et en démontrer la valeur.
Pourquoi est-ce important de mesurer le ROI d’un SI Achats ?
Un projet SI Achats représente un investissement qui doit être évalué selon trois dimensions :
- Justification financière : Dans un contexte où 77 % des directions achats font de la réduction des coûts leur priorité en 2024, le ROI est un passage obligé pour démontrer la valeur ajoutée face à des décideurs exigeants.
- Décision stratégique : L’évaluation du ROI permet de comparer différentes options et de prioriser les projets digitaux les plus pertinents.
- Mesure de la performance : Un ROI bien défini devient un outil de pilotage, montrant si le SI Achats répond vraiment aux attentes (gains de temps, économies, pilotage de la politique RSE, conformité, qualité de la relation fournisseurs).
Quels sont les coûts d’un projet SI Achats ?
- Abonnement SaaS (licences) : le coût annuel d’accès à la plateforme.
- Déploiement et paramétrage : personnalisation du SI pour coller aux spécificités internes, souvent allégée avec une solution SaaS comme OKAVEO.
- Formation et accompagnement : assurer l’adoption par l’équipe Achats et les services métiers (plusieurs centaines d’utilisateurs potentiels).
- Conduite de projet : temps interne nécessaire à la préparation du projet, à la personnalisation de la solution et au déploiement (incluant le temps de rédaction des process et de la communication interne). A titre indicatif, il faut compter +/- 14 jours de charge pour le déploiement d’OKAVEO.
Quels bénéfices mesurer ?
- Fiabilisation et centralisation de la donnée : fin des fichiers Excel éparpillés. Exemple : Clésence, bailleur social, évoque « une mine d’or pour un sourcing performant».
- Gain de temps opérationnel : jusqu’à 30 % de temps économisé sur les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée.
- Sécurisation juridique et conformité : Le SI Achats permet d’avoir une vision consolidée du risque. Pour le Département de la Manche, OKAVEO facilite la priorisation et le suivi des obligations réglementaires.
- Pilotage renforcé : indicateurs de performance personnalisables, contribution à la stratégie RSE (78 % des directions achats se fixent des objectifs durables).
- Amélioration de la relation fournisseurs : structuration du sourcing, centralisation et partage des informations et transparence sur la performance fournisseurs.
Comment calculer le ROI d’un SI Achats ?
- Lister tous les coûts directs et indirects (abonnements, temps de déploiement, formation, rédaction interne).
- Évaluer les gains : économies achats, heures économisées par les équipes, réduction des risques de contentieux ou d’erreurs.
- Appliquer la formule : ROI = (Bénéfices – Coûts) ÷ Coûts × 100
Exemple : si l’outil permet d’économiser 200 000 € par an pour un investissement global de 40 000 €, le ROI est de 500 % dès la première année.
L’importance du TCO (Total Cost of Ownership)
Le TCO intègre non seulement les coûts visibles (abonnement, formation) mais aussi les coûts cachés (temps de consolidation Excel, conduite du projet, support, maintenance, suivi de la relation contractuelle). C’est ce qui permet de comparer une approche « tableurs » à une solution SI Achats structurée.
Moderniser sa fonction achats, un pari gagnant
La digitalisation des achats reste un chantier prioritaire mais encore sous-exploité : en 2024, seuls 13 % des départements achats explorent réellement le potentiel de l’IA. Les solutions comme OKAVEO ouvrent la voie à un pilotage augmenté, capable de combiner rigueur des données et agilité opérationnelle.
Conclusion
Là où l’ERP se concentre sur l’intégration globale des processus, le SI Achats, et particulièrement OKAVEO, incarne une nouvelle génération d’outils agiles et accessibles, capables d’accompagner aussi bien les organisations en phase de structuration que les directions achats les plus matures. Son ROI se lit autant en économies tangibles qu’en performance stratégique, en offrant un pilotage renforcé, une meilleure collaboration avec les métiers et une gouvernance achats adaptée aux standards des groupes les plus exigeants.
FAQ – ROI et SI Achats avec OKAVEO
Combien de temps faut-il pour constater un ROI positif ?
La plupart des clients OKAVEO observent des bénéfices dès le premier trimestre. Exemple : Clésence a rapidement remplacé ses multiples fichiers Excel, gagnant en réactivité et en praticité.
Quels indicateurs suivre pour mesurer le ROI ?
Temps de traitement des dossiers, économies achats réalisées, taux de couverture des besoins, conformité réglementaire, satisfaction des utilisateurs internes, suivi des engagements RSE.
Comment convaincre sa direction d’investir dans un SI Achats ?
En démontrant que le projet ne se limite pas à un coût, mais qu’il apporte : économies récurrentes, réduction des risques, fiabilisation des données et meilleur pilotage stratégique. En alignant aussi les bénéfices de la solution avec les objectifs transverses de l’organisation : sécurité des systèmes d’information, RGPD, politiques RH…etc
Le SaaS améliore-t-il le ROI ?
Oui. Une solution SaaS comme OKAVEO supprime les coûts d’infrastructure et garantit une mise à jour continue avec des charges internes quasi nulles. Elle favorise aussi une adoption rapide, même auprès d’utilisateurs non spécialistes achats.
Quelles erreurs faussent souvent le calcul du ROI ?
Sous-estimer les coûts cachés des méthodes actuelles (Excel, outils épars). Négliger les gains qualitatifs comme la sécurisation juridique, la simplification de la relation prescripteurs/acheteurs ou l’impact sur la RSE.
