En 2016, sur la partie programmation des achats, notre sujet était de parvenir à centraliser les besoins. Ils remontaient de toute part et dans des formats différents. Nous n’avions alors que des tableaux Excel pour travailler. Ce n’était pas viable. Il nous fallait un outil qui puisse les centraliser, afin que nous puissions tracer et piloter nos stratégies d’achat. Nous nous appuyons désormais pour cela sur la solution Okaveo, sur laquelle de nombreuses fonctionnalités ont été développées pour répondre aux besoins des acheteurs publics. C’est un très bon outil support qui nous permet notamment de programmer nos besoins, de suivre l’avancement des actions achats en identifiant les leviers utilisés, de calculer nos gains qualitatifs et financiers et d’animer une « communauté » des contributeurs au processus achat de la Métropole.

Enfin un unique outil très ergonomique qui rassemble toutes les fonctions de suivi, de la définition du besoin jusqu’à l’exécution des marchés. On oublie (presque) nos bons vieux tableaux Excel 😉.

Okaveo propose un SI achat permettant une prise en main simple et rapide. Sa facilité d’utilisation ainsi que le périmètre de couverture globale du processus achats sont des atouts majeurs.

Quelle place joue Okaveo dans votre dispositif de pilotage et stratégie achats ?

L’outil de pilotage des achats Okaveo est devenu indispensable dans le cadre de la démarche achats du CHRU de Nancy et du GHT. Avant janvier 2017, la conduite de réunions n’était pas formalisée, il n’y avait pas de visibilité en temps réel des dossiers... Le service butait au quotidien sur les limites de cette organisation. « Intuitif, pratique, essentiel », Okaveo a su répondre à ses besoins, notamment en termes de gestion de projet achats et avec la possibilité de réaliser un tableau de bord et suivi des gains financiers de manière dynamique.

Les points forts d’Okaveo :

• Un outil de gestion de projet mettant en interaction des professionnels (acheteurs, gestionnaires ...), qui permet le suivi des actions des différents acheteurs de l’établissement et du GHT.
• Facilité d’accès et de prise en main
• Visibilité en temps réel

Les axes d’amélioration significative seraient de développer l’interface des cellules de marchés et de centraliser la gestion des fournisseurs et des litiges, avec un outil commun au niveau des approvisionneurs.

Quel bilan aujourd’hui tirez-vous de l’utilisation delà de la plateforme par rapport à vos besoins ?

Aujourd'hui, Okaveo correspond très bien à nos attentes. Nous sommes satisfaits de la coopération avec les équipes de Crop and co. Puisque, je pense que ce n’est pas si courant. On peut vraiment dire qu'on a une démarche partenariale et une écoute

Comment décririez-vous OKAVEO et les bénéfices que peuvent en en tirer ses clients dans le cadre du pilotage et management de l'organisation achats ?

C’est un outil qui est simple d'utilisation dont l'ergonomie a vraiment été pensé en fonction des fonctionnalités. Par conséquent, on n’a pas trois clics à faire, on va directement à l'essentiel donc ça, c'est très apprécié des équipes. En effet, elles perdent beaucoup moins de temps qu'avant en termes de fonctionnalités.

Que pensez-vous de l’équipe Okaveo ?

C’est une équipe dynamique et à l’écoute et qui sait s’adapter à nos demandes et c’est très agréable.

Avez-vous quelques mots pour le caractériser ou bien exprimer la prestation réalisée par Crop and co pour vous ?

Crop and co fait preuve d’écoute, de beaucoup de professionnalisme, d’agilité ainsi que de souplesse.

Pourquoi avoir choisi Okaveo ?

Nous avons choisi Okaveo pour ses points forts : sa simplicité et son ergonomie.

Pour avoir choisi Okaveo ?

Nous avions besoin de centraliser les éléments de la performance achats dans un seul et même outil.

Quel est le principal point fort d’Okaveo ?

Cet outil va au-delà de la simple performance des achats. C’est un outil de communication qui valorise la performance et la stratégie achats. Cela valorise aussi les équipes qui travaillent sur les achats, qu’ils soient acheteurs ou non. Okaveo nous permet d’être visible auprès de la direction générale. Je sais en plus que l’équipe Okaveo nous réserve de très belles surprises à venir.

Êtes-vous satisfait de la plateforme Okaveo ?

Okaveo s’est imposé naturellement et ce pour plusieurs raisons. Il permet d’avoir un accès et une lisibilité immédiate sur l’ensemble de nos achats qui représentent plusieurs millions. Cette plateforme permet d’aligner l’ensemble des acteurs sur les enjeux stratégiques de SA3I. Le module projet achats nous permet de suivre quotidiennement le bon déroulement de notre plan de performance et de notre stratégie achats.

Pourquoi avoir choisi Okaveo pour piloter les achats ?

On voulait un outil facile d’utilisation et qui évite la re saisie des informations pour ne pas perdre du temps. Okaveo est très ergonomique et permet de communiquer en interne. C’est facile à mettre en œuvre et visible pour tous.

Comment s’est opéré le choix d’Okaveo ?

SAGE est notre ERP, mais SAGE n’est pas un outil achats. Nous avions besoin d’une solution pour améliorer le pilotage achats et la communication avec les clients internes et le management. Okaveo nous permet aussi d’améliorer la communication achats.

Okaveo nous a permis d’avoir accès à la première cartographie achats consolidée pour un Groupe qui fonctionnait jusqu’à présent de façon très « locale ». Elle nous permet également d’avoir un aperçu clair et un accès rapide aux actualités des autres acheteurs de l’entreprise, chose plus difficile qu’auparavant.