Foire aux questions Okaveo performance et contrôle de gestion achats

FAQ Digital Achats

Je suis seul(e) aux achats, puis je utiliser Okaveo ?

Oui, bien sûr. Okaveo est utile dans tous types d’organisations, même celles avec très peu d’acheteurs, voire un seul.

Pourquoi ?

Nous avons imaginé une plateforme qui rendent la vie plus simple aux acheteurs mais aussi à ceux qui travaillent avec. Vous pouvez donc utiliser Okaveo même quand vous êtes seuls aux achats ; et cela vous aidera à mieux faire et organiser votre métier.

Notre plateforme est particulièrement adaptée pour les entreprises ou organisations qui se structurent (qui ont un service achats en construction) ou qui cherchent à redonner une place plus importante aux achats. Si c’est votre cas, contactez-nous, nous pouvons vous mettre en relation avec certains de nos clients qui sont dans votre cas.

Qui sont aujourd’hui les utilisateurs d’Okaveo ?

  1. Okaveo est aujourd’hui utilisé par des acheteurs issus de différents secteurs : public, privé, industries, services … Toutes ces structures ont besoin d’organiser le pilotage des achats. Chaque environnement de travail est totalement personnalisé.  Regardez nos références ; elles en sont la preuve.

  2. Les utilisateurs sont des acheteurs puisque nous avons créé la plateforme pour eux …. Mais pas seulement ! Notre solution est collaborative et permet de communiquer avec d’autres parties prenantes de l’organisation. Ainsi, les clients internes vont déclarer leurs besoins et suivre l’avancement du dossier et vont aussi évaluer un contrat ou un fournisseur. Par ailleurs, un directeur achats pourra suivre ses dossiers mais aussi prioriser les actions de ses acheteurs, établir des tableaux de bords visuels pour les communiquer à la direction financière ou générale. Le contrôleur de gestion peut aussi suivre la partie financière et les juristes contrôler l’avancement d’un dossier pour préparer les contrats et suivre leur signature.


Okaveo permet ainsi de connecter tous acteurs impliqués dans le processus achats.

Combien coûte Okaveo ?

Aaaah ! La question préférée des acheteurs ! On le sait bien nous l’étions aussi et on se demandait bien quand vous alliez nous la poser 😉

Chez Crop and co nous aimons que les choses soient simples. Notre tarif est construit à partir du nombre d’acheteurs de l’organisation, et non sur le nombre total d’utilisateurs. Ainsi, on oublie la contrainte du nombre d’utilisateurs actifs ou non, ou bien connectés. Invitez autant de clients internes que vous le souhaitez sur votre plateforme achats : c’est INCLUS dans votre abonnement.

Notre abonnement comprend également l’accès à TOUS les MODULES.

On vous l’a dit : nous aimons que cela soit SIMPLE !

Le prix de votre abonnement comprend également un support dédié, aux évolutions de la plateforme, la maintenance et surtout le lien avec un expert achats qui saura vous conseiller sur la manière de piloter une organisation achats avec le digital.

Pour répondre à votre question, le coût pour commencer à utiliser Okaveo est compris entre 50 et 100 euros par mois et par acheteur. On a créé des packages pour que ce soit encore plus simple pour vous.

Quels sont les principaux concurrents d’Okaveo ?

Bien sûr, il existe plusieurs solutions qui abordent le sujet du pilotage des achats. Mais avec Okaveo, nous avons créé une plateforme originale et unique pour réaliser TOUTES les ACTIVITES ACHATS et suivre le FLUX de TRAVAIL. Pour répondre à votre question, je crois que notre concurrent le plus important est … EXCEL !

Faut-il installer Okaveo sur les postes des acheteurs ?

Le mode SaaS ça vous parle ? Nous aussi on s’est demandé ce que cela voulait dire au début mais aujourd’hui on sait que c’est très pratique. En effet, pour accéder à Okaveo c’est très simple vous avez besoin d’une connexion internet, d’un login et d’un mot de passe.

Pour vous cela veut dire la mise en place très rapide de notre plateforme avec vos informations ; nous n’avons pas besoin de mobiliser vos équipes informatiques.

Comment vous m’aidez si j’ai un problème ?

Vous n’êtes pas seuls !

Avec Okaveo, vous avez plusieurs manières d’obtenir des réponses à vos questions :

  • Le support en ligne depuis la plateforme, vous pouvez nous envoyez des messages
  • Vous pouvez appeler notre hotline dédiée au 04 72 67 99 99
  • Enfin, nous avons créé un site support où vous trouvez des tutoriels et informations sur l’utilisation d’Okaveo, des exemples, etc.

 

Quelle est le délai pour mettre en place Okaveo ?

Pour hier c’est possible ? Non … mais pour dans 1 mois oui c’est dans nos cordes !

A partir de votre décision, il faut compter entre 4 et 6 semaines pour démarrer. On a même battu un record avec un de nos clients en démarrant en 15 jours … et à distance, en plein confinement. Généralement les projets de mises en place durent entre 6 à 8 semaines.

Nous vous accompagnons lors de la mise en place de la plateforme. Nous travaillons ensemble sur votre cartographie, vos procédures, votre équipe, vos fournisseurs, vos contrats, …. Tout ce qu’il faut pour que la plateforme soit utilisable par votre équipe dès le jour de la formation.

Qui m’aide à mettre en place la plateforme ?

Encore nous ! Nous vous accompagnons depuis la présentation d’Okaveo jusqu’à son utilisation.

Un responsable de projet, spécialiste du métier achats, vous accompagne pendant toute la mise en place de la plateforme. Pour nous le métier reste le plus important ; nous devons comprendre comment vous fonctionnez et ce dont vous avez besoin.

Enfin, le responsable de projet est accompagné de notre responsable support afin de garantir une parfaite prise en compte de votre environnement.

J’ai un reporting sur Excel très personnalisé. Et j’en ai besoin. Puis je avoir la même chose sur Okaveo ?

Non car nous ne sommes pas un tableur … mais on fait mieux ! Okaveo a été construit pour rendre vos données accessibles et visuelles.

Au démarrage du projet, nous étudions avec vous ce formidable fichier Excel que vous avez et nous déterminons ensemble comment Okaveo va prendre le relais. C’est souvent l’occasion de « repenser » votre pilotage achats.

Puis-je importer des données « en volume » sur Okaveo ?

Okaveo est un outil simple et rapide à mettre en place mais aussi à utiliser. Nous avons construit la plateforme pour éviter toute ressaisie. Naturellement nous avons créé la possibilité de gérer des imports de données en masse !

Puis-je exporter les données qui sont sur la plateforme ?

Nous proposons de nombreux indicateurs pour que vous puissiez piloter vos achats de la manière la plus fine qui soit. Cependant si vous souhaitez disposer de vos données via un export : aucun problème ! Et puis les données sont à vous, elles doivent donc être facilement accessibles C’est aussi ça la philosophie Okaveo.

J’oubliais, mais est-ce vraiment utile de préciser que cet export est complètement gratuit, évidemment.

C’est quoi une plateforme « collaborative » ?

Connectez tous les interlocuteurs du service achats. Les acheteurs, bien sûr, mais aussi les clients internes, votre direction achats et générale, vos juristes, votre contrôle de gestion … plus on est de services, mieux on travaillera ensemble avec Okaveo 😉

Okaveo est une plateforme UNIQUE pour réaliser TOUTES les ACTIVITES ACHATS et suivre le FLUX de TRAVAIL. On partage en un seul endroit toutes les données liées à un dossier, un projet, un contrat ou un fournisseur.

Comment contacter l’équipe support d’Okaveo ?

Vous pouvez appeler notre hotline dédiée au 04 72 67 99 99 ou bien nous écrire depuis la plateforme.

Est-ce que je peux créer ma segmentation achats ?

C’est même plus que nécessaire. Toute l’application est organisée autour de votre segmentation. Mais pas de panique si vous n’en avez pas ou qu’elle est partielle nous vous accompagnons dans ce travail.

Si je n’ai pas de segmentation achats, peut-on m’aider à la définir ?

Okaveo est une application créée par des acheteurs pour des acheteurs. Chez Crop and co nous sommes des experts du métier achat et de l’organisation. Alors nous vous accompagnons sur la mise en place de la plateforme chez vous tant sur la partie technique que métier. Nous pouvons vous accompagner sur la création de votre segmentation, la réalisation de votre cartographie de dépenses mais aussi sur le nettoyage et la « sirétisation » de votre base fournisseurs … et plus encore !

Okaveo, cela veut dire quoi ?

A vrai dire … rien.

Nous avions d’autres idées mais toutes étaient déjà utilisées ;(

Et puis, on aime bien ce nom. Et vous vous en pensez quoi ?

Comment fonctionne « la computation des seuils » ?

Réponse très utile pour les clients utilisant le Code de la Commande Publique.

Lors du démarrage (et vous pouvez changer quand vous le voulez), vous installez votre nomenclature. A partir de ces données et pour un besoin exprimé lors des phases de recensement, Okaveo gère pour vous la computation des seuils et vous suggère même la meilleure démarche contractuelle.

Ainsi, vous réduisez fortement vos risques et surtout vous optimisez vos procédures.

Okaveo peut-il m’aider à conduire mes projets d’achats ?

Oui naturellement ; c’est une de ses raisons d’être.

A partir des besoins, des dossiers achats et de vos stratégies, vous construirez le Plan d’Actions Achats. C’est votre feuille de route : elle vous permet ainsi d’identifier vos objectifs pour l’année ou la période à venir.

Vous dîtes Okaveo n’est pas uniquement une solution technologique ; pourquoi ?

Le métier et rien que le métier ! C’est ce que nous avons à l’esprit à chaque instant dans la construction de la plateforme. Chaque amélioration ou développement prend sa source dans le code mais surtout dans vos retours sur l’utilisation et votre manière d’opérer les achats.

Le digital pour le digital ou la technologie ne nous intéresse pas ; le digital doit être au service du métier pour vous aider à améliorer votre organisation et votre performance achats.

En quoi Okaveo est différent des solutions des autres éditeurs ?

C’est parce que nous ne sommes pas des éditeurs ! Okaveo a été imaginé par Crop and co et initié par nos premiers clients. Contrairement à de nombreux éditeurs nous sommes partis des activités du métier achats pour créer une solution à leurs besoins … c’est pour cela que nous savons qu’Okaveo vous sera utile 😉

Est-ce que vos équipes connaissent le métier d’acheteur ?

Okaveo a été construite par Crop and co. Depuis 2004 Crop and co améliore la performance et l’organisation des directions achats. Nous sommes d’anciens acheteurs au service de nos clients. Alors OUI nous connaissons très bien le métier car nous l’avons pratiqué pendant de nombreuses années ! D’ailleurs ce sont nos clients qui nous ont proposés de développer une plateforme de pilotage pour continuer à les accompagner après nos missions.

Comment se réalise le paiement de l’abonnement ?

L’abonnement à Okaveo est facturé (et payé) annuellement, en une fois.

Quelle est la durée d’engagement du contrat d’abonnement ?

C’est vous qui choisissez votre durée d’abonnement. Cela peut commencer à partir d’un an seulement. En vous engageant sur une plus longue durée, vous garantissez ainsi un prix ferme et non révisé.

Encore une fois, c’est vous qui choisissez.

Que se passe-t-il si mon équipe achats s’agrandit ?

Wahou ! Félicitations ! Nous sommes contents pour votre équipe. C’est une super nouvelle et nous vous accompagnons dans cette évolution. Si l’équipe s’agrandit, nous faisons évoluer l’abonnement pour s’adapter à votre situation. Parfois même cela est déjà compris dans votre forfait.

Et si mon équipe achats diminue ?

Nous nous adaptons ! Si le nombre d’acheteurs passe sous le seuil de votre forfait actuel, le coût de votre abonnement est réajusté.

Que se passe-t-il si je résilie mon abonnement ?

Mais pourquoi vous partez ??? « Un seul être vous manque et tout est dépeuplé » disait Lamartine.

Qu’à cela ne tienne, comme le prévoit notre contrat, nous vous restituons TOUTES vos données car chez Crop and co, la réversibilité est un point sur lequel nous ne dérogerons pas ! Certes, nous serons tristes mais nous vous accompagnerons aussi dans cette démarche pour garantir l’intégrité de vos données.

Avec l’abonnement, à quoi avons-nous droit en termes de fonctionnalités, de modules ?

Chez Okaveo, c’est pratique parce que c’est simple. Votre abonnement vous donne accès à toutes les fonctionnalités, modules, évolutions et mises à jour de la plateforme. Sympa non ? 😀

A quel rythme a lieu les évolutions sur la plateforme ?

Notre rythme de développement se fait par phase de 2 semaines. Ainsi vous bénéficiez régulièrement d’améliorations. Celles-ci sont parfois visibles et d’autres fois complètement transparentes pour vous. Lorsque qu’il y a de grandes évolutions (nouveau module, nouvelles fonctionnalités) nous vous prévenons et vous formons si besoin.

Qui peut appeler le support ?

Chez nos clients, un administrateur du compte est nommé, nous le formons ainsi que les collaborateurs qui vont travailler sur la plateforme. Pour vous c’est simple, vous rencontrez une difficulté, votre administrateur est là pour vous aider. Cependant, si vous ne parvenez pas ensemble à résoudre votre problème il pourra prendre contact directement avec nous.

Bien sûr tous vos utilisateurs peuvent aussi appeler ou contacter le service support.

Avec quelles solutions externes êtes-vous connecté ? / Peut-on connecter d’autres solutions à Okaveo ?

Nous avons construit Okaveo de sorte qu’il soit facilement connectable avec d’autres applications et systèmes. Ainsi, nous avons l’habitude de connecter vos ERP pour partager les données des fournisseurs, des plateformes de conformité fournisseurs, de vos outils de gestion documentaire, etc.

Notre équipe est capable de construire des connecteurs personnalisés selon vos outils et vos besoins.

Qui a accès à la plateforme ?

Les utilisateurs sont principalement des acheteurs puisque nous avons créé la plateforme pour eux …. Mais pas seulement ! Notre solution est collaborative et permet de communiquer avec d’autres parties prenantes de l’organisation. Ainsi, les clients internes vont déclarer leurs besoins et suivre l’avancement du dossier et vont aussi évaluer un contrat ou un fournisseur. Par ailleurs, un directeur achat pourra suivre ses dossiers mais aussi prioriser les actions de ses acheteurs, établir des tableaux de bords visuels pour les communiquer à sa direction. Le contrôleur de gestion peut aussi suivre la partie financière et les juristes contrôler l’avancement d’un dossier pour préparer les contrats et suivre leur signature.

En bref, Okaveo permet de connecter les acheteurs et tous les acteurs de son environnement.

Comment Okaveo peut m’aider pour ma communication achats ?

Okaveo est une plateforme de pilotage, stratégie ET communication des achats. Nous avons construit des tableaux de bords avec tous les indicateurs nécessaires pour communiquer à l’ensemble de vos interlocuteurs et en fonction de leurs zones d’intérêt. Pour tout vous dire, nous sommes assez fiers de notre module de pilotage 😉

Puis-je accéder à Okaveo chez moi ?

Grâce au Covid-19 le télétravail est devenu une pratique courante (on espère que ça ne va pas recommencer !!!) mais si vous souhaitez vous pouvez utiliser Okaveo d’où vous voulez à condition que vous ayez un accès à internet.

Comment je peux informer mes clients internes de la situation d’un fournisseur ?

Vous ne le faites plus car votre client interne a déjà accès à cette information dans Okaveo. Encore mieux, il peut évaluer le fournisseur mais aussi déclarer d’éventuels incidents.

Vous imaginez déjà le temps que vous allez gagner ?