Comment le digital peut aider à construire une organisation achats groupe – Universités des Achats 2021

Nous avons animé un atelier sur la création d’une direction achats et la contribution du digital. Dans cet entretien, Fabrice Ménelot, président de Crop and co et Okaveo et Karen Simon, directrice Achats groupe chez Action Logement reviennent sur la mise en place de la toute nouvelle direction achats du groupe Action Logement.

Dans cet atelier, vous pourrez notamment :

• Découvrir le projet de mise en place de la toute nouvelle direction achats du groupe Action Logement
• Comprendre pourquoi nous avons conçu Okaveo et comment nous l’avons développé ?
• Voir comment Action Logement commence à utiliser les outils digitaux pour accélérer sa montée en puissance ?
• Identifier les principaux facteurs de succès dans la mise en place d’un SIA
• Lire une synthèse des principaux enseignements de cet atelier

Karen Simon, experte organisation achats de Nestlé à Action Logement

Après 18 ans chez Nestlé à accompagner la centralisation et la structuration des achats, manager des équipes d’acheteurs stratégique nationales et internationales et des projets pluridisciplinaires sur la mise en place de stratégies innovantes et le développement de nouveaux outils, Karen rejoint la direction achat groupe de 3F filiales d’Action Logement en 2015. Pendant cinq ans Karen et son équipe ont travaillé sur la simplification la digitalisation et l’innovation dans le process achats.

Mise en place de la nouvelle direction achats du groupe Action Logement : motivation et enjeux

La philosophie est de faire groupe et d’accompagner la structuration et le développement d’Action Logement tout en tenant compte de :

• La diversité des métiers (pôle service, l’organisme financier et le pôle immobilier 3 secteurs bien différents)
• Une forte culture de décentralisation et d’autonomie des filiales immobilière

Une organisation a été mise en place sous 3 piliers :

1. La direction achat groupe
2. La direction des achats et de la commande publique
3. L’animation et la création par la mise en place d’une communauté achat Action Logement qui regroupe l’ensemble des entités

Suite à la mise en place de cette nouvelle direction, nous avons constaté un groupe très hétérogène en taille selon les filiales. De plus, l’acte d’achat va être essentiellement porté par des experts métiers. Enfin, le dernier point à retenir sur cette organisation achats, c’est un niveau de maturité très variable – certaines filiales ont des organisations en place depuis plus de 10 ans, mais plus de 40% n’ont toujours pas de service ou département achat.

La première idée est de donner envie et de promouvoir l’intérêt de mettre en place une fonction achats sur l’ensemble des filiales.

Nous sommes un organisme privé, soumis au code de la commande publique, il y a encore une vision souvent juridique.

La seconde idée serait de passer à une vision business partner sur l’ensemble des enjeux du groupe, le tout en collaboration étroite avec les équipes opérationnelles.

Les grandes étapes et principaux jalons du projet organisation achats :

Notre objectif est de professionnaliser, mutualiser pour arriver à économiser et développer des achats responsables.

1. Étape 1 : prendre contact avec les filiales pour comprendre les motivations de développement d’une communauté achat.
2. Étape 2 : faire connaissance par le biais de réunions et d’ateliers thématiques, définir les priorités et le plan de marche à l’aide de questionnaires afin de valider un plan de route.
3. Étape 3 : contribuer à la baisse des coûts, mettre en place des ateliers métiers, construire la culture achats, mettre en place un guide des achats responsables pratico-pratique, générer une boîte à outils, créer une bibliothèque de critère d’analyse des offres.

Comment a été conçu et développé Okaveo

Créé par Crop and co, Okaveo vient du monde des achats. La société accompagne depuis plus de 20 ans les directions dans ces transformations. Okaveo s’est intéressé au digital à la demande de ses clients. Okaveo est une plateforme qui permet de proposer des solutions digitales afin d’améliorer les “souffrances de l’acheteur” (Pilotages achat, action à forts enjeux, mauvaises informations, difficulté à coopérer, manque de reconnaissance).

L’utilisation du digital permet de partager l’information et d’aider les équipes d’acheteurs tout au long du process à améliorer leur communication, souvent négligée ou mise à mal.

Okaveo aide les acheteurs sur 3 dimensions, 3 grands enjeux au cœur de leurs projets :

1. Gagner du temps
2. Mieux travailler sur le métier achats (analyse d’offre, évaluer un fournisseur, planning, performance, achat responsable)
3. Collaborer plus facilement en partageant les informations

Comment Action Logement commence à utiliser les outils digitaux pour accélérer sa montée en puissance

Quelles sont les contributions du digital et les attentes sur cette partie système d’information ?

Double challenge pour Action Logement :

• Animation et coordination de la communauté achat (mise en place de plateforme de communication et capitalisation au niveau communauté achat. Le digital va contribuer à cette efficacité)

• Structuration de ce process achat (la société est déjà partiellement en dématérialisation, l’attente est d’avoir des outils experts dans leur secteur, des outils interconnectables qui aident à ce positionnement recherché en tant que business partner).

3 objectifs à cette digitalisation de l’organisation achats :

1. Mettre en place cette culture de la transparence, transversalité, de l’évaluation (avoir des données, pouvoir faire des analyses)
2. Avoir des process plus fluides et facilitant pour les équipes opérationnelles internes et pour les prestataires (pas seulement une aide digitale en interne, mais sur tout l’écosystème des fournisseurs)
3. Faciliter la gestion de ce contexte réglementaire qui complexifie les achats (plan de vigilance, dématérialisation des factures pour 2023)

Un des challenges est de dessiloter les démarches, les mettre en visibilité, identifier lorsque c’est opportun d’avoir une approche groupe et là où ça ne l’est pas.

Un certain nombre de pistes ont étés travaillées :

• Appel d’offre en groupement sur la signature électronique et parapheur électronique
• Suivi de la conformité fournisseur

L’outil proposé par Okaveo est un outil vecteur de transversalité, partageable et efficient. Okaveo est devenu une colonne vertébrale pour le pôle Achats de services et d’autres filiales plus importantes du groupe.

Très simple de prise en main, doté d’une ergonomie très facile, Okaveo est conçu par des acheteurs pour des acheteurs, avec l’efficience au cœur de son fonctionnement. Depuis 4 ans, Okaveo est également plébiscité pour son coût maîtrisé et la qualité de l’accompagnement.

Les principaux facteurs de succès dans la mise en place d’un système d’information Achats

Le digital et les systèmes d’information achats de manière plus large sont au service de l’organisation achats. Les tableaux de bord et de suivi sont clés dans un meilleur management et une optimisation de la performance.

Dans la mise en place, il est important dès le début de bien communiquer et de mieux coopérer.

Les facteurs de succès identifiés :

• sponsorships
• validation du projet pour avancer librement
• Complémentarité du binôme
• Principe fondateur mis en place
• Communication permanente
• Richesse du groupe
• Motivation

Une synthèse des principaux enseignements de cet atelier

Suite à cet atelier, voici les principaux points à retenir :

• Créer une direction Achat groupe (c’est un projet)
• Ne pas considérer que les outils sont la solution (c’est un service)
• Obtenir des résultats visibles et démontrer
• Rester focus et pragmatique
• Ne pas vouloir embrasser trop large (les projets vont s’enchaîner)

Okaveo se passionne pour l’impact de la digitalisation sur la performance achats et est en recherche constante de solutions pour accompagner les organismes publics, collectivités et PME. Digitaliser ses achats permet non seulement une meilleure maîtrise des coûts et des acteurs, mais également un processus épuré et plus transparent, libérant budgets et temps pour d’autres sujets. Si comme Action Logement vous souhaitez construire une organisation achats groupe et utiliser le digital pour accompagner votre transformation, vous pouvez nous demander une démonstration gratuite

Envie de plus ? Retrouvez Karen Simon sur LinkedIn et Okaveo sur Youtube !

Pour continuer la lecture sur la digitalisation de l’organisation achats, suivez notre webinaire sur comment le digital change la vie des acheteurs… Pour de vrai !