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Comment utiliser un SI Achats interfacé avec la GEF ? (Interview Lucie Rigaux)

Découvrez le retour de Lucie Rigaux, responsable achats, sur l'implémentation réussie d'un SI Achats interfacé avec la GEF au centre hospitalier de Sens.
Partagez votre amour pour les achats :

J’ai eu le plaisir d’échanger avec Lucie Rigaux, responsable achats, marchés publics et logistique au centre hospitalier de Sens. 

Avec Florian Verot de CPAGE, nous avons recueilli le retour d’expérience de Lucie, qui a pris le parti de mettre un place une SI achats interfacé avec la GEF de tout le GHT Nord Yonne.

Un défi de taille qu’elle a relevé avec brio, grâce à l’appui de sa direction, et bien sûr des équipes de CPAGE et OKAVEO. 😉

Je vous laisse découvrir notre échange en replay : 

 

 

Fabrice

Bonjour à vous Lucie et bonjour Florian.

 

Florian

Bonjour.

 

Fabrice

Merci d’être là, tous les deux. 

On a décidé aujourd’hui de vous donner la parole, Lucie, vous allez vous présenter.

Et puis Florian aussi, tu diras peut-être quelques mots. On va commencer par toi rapidement comme ça, ensuite, on donne la parole à Lucie pour son témoignage et son retour d’expérience.

 

Florian

Ça marche. Bonjour à tous les deux. Bonjour à tous. 

Moi, je suis Florian Verot, je suis chef de produit marketing à CPAGE sur la GEF, sur la gestion économique et financière. 

Et puis l’objectif qu’on a trouvé avec Fabrice, c’était de parler un peu de SI achats. 

Donc on a un partenariat entre Crop and Co et CPAGE, et l’objectif, c’est d’exposer tout ça avec un retour d’expérience.

Donc je vous laisse un petit peu la main là-dessus, Lucie, et bienvenue à vous dans cette discussion.

 

Qui êtes-vous ?

 

Fabrice

Alors en effet, on va parler d’achats, on va parler de SI achats, on va parler de solutions, mais déjà on démarre par vous. 

Lucie, qui êtes vous ?

 

Lucie

Lucie Rigaux, donc moi, j’ai 37 ans et demi. Je suis maman de deux enfants de onze ans et demi et de neuf ans, donc je suis en plein dans la crise d’adolescence. En plus d’un travail bien prenant.

 

Fabrice

Bravo. On se rappellera pour vous m’expliquer des choses.

 

Lucie

Et sinon, à part tout ça, je suis dans le domaine des achats depuis plus de sept ans maintenant. 

C’est un métier qui m’a toujours passionné et j’y ai fait pour le moment toute ma carrière dans ce domaine là.

 

Pour vous en dire un peu plus sur moi, j’ai un bac STT gestion à la base.

Donc j’ai plutôt un profil comptabilité, que j’ai poursuivi après avec un BTS compta. 

Et puis à la fin, je me suis dis : “La comptabilité, non, ce n’est pas pour moi.” et je me suis un peu renseignée. 

J’ai fait une petite licence de commerce en spécialisation acheteur et puis après j’ai tout de suite travaillé dans le domaine de la plasturgie pour commencer.

 

Et puis après, j’ai eu l’opportunité de travailler dans une grande société à dimension américaine qui était implantée en Bourgogne, dans les bras de chargement de pétrole. 

Et puis j’ai décidé de reprendre mes études en faisant un master deux en achats internationaux de biens et services. 

Et puis j’ai continué à travailler dans l’industrie. 

Après, je travaillais dans le secteur des tracteurs aéroportuaires. Et puis après je me suis dit : “Pourquoi pas essayer le domaine public pour avoir un peu cette vision prix public”

Parce que dans l’industrie, j’affectionnais tout particulièrement tout ce qui était en relation avec le bureau d’études, regarder un petit peu la fabrication des pièces et tout ça.

Et me voilà arrivée dans le domaine médical des soins. 

Donc, c’est complètement différent.

 

Fabrice

Superbe, dis donc ! Bravo pour le parcours parce que du coup, c’est très varié. 

Quand on nous parle toujours du public et du privé, vous êtes la preuve qu’on peut passer d’un environnement à un autre. 

J’imagine qu’ il y a eu des petits sas de décompression entre le monde de la plasturgie et un hôpital. 

Mais sur le métier, c’est aussi un beau parcours.

 

Et puis aussi bravo pour les études parce que du coup, moi je discute avec beaucoup d’acheteurs qui des fois ne savent pas trop, et cetera.

Et quand on reprend des études, c’est toujours un beau moment et surtout un master deux. 

Donc félicitations et bravo ! 

 

Vous êtes où aujourd’hui ?

 

Fabrice

Vous êtes où aujourd’hui ?

 

Lucie

Alors aujourd’hui je suis responsable achats, marchés publics et logistique au centre hospitalier de Sens, donc le GHT Nord Yonne. 

Je suis restée dans l’Yonne, en Bourgogne Franche-Comté.

 

Et du coup, j’ai intégré le centre hospitalier en août 2020, donc en pleine crise de COVID. 

Donc ça a été un bon défi également pour venir en aide à la fois aux patients et aux soignants, donc c’était des beaux challenges.

 

Fabrice

Oui, vous avez décidé de dire : “Je passe du privé au public et tant qu’à aller dans le public, j’y vais en plein milieu d’un moment qui est quand-même un peu particulier.”

 

Lucie

J’aime pas trop les choses simples, alors je me suis dit : “Allez, un défi.”

 

Fabrice

Et la prochaine fois que vous bougez, vous nous dites qu’on sache ce qui va se passer. 

 

Le centre hospitalier de Sens est-il un support du GHT Nord-Yonne ?

 

Fabrice

Bon, alors l’hôpital. Du coup, le centre hospitalier de Sens, il est établissement support du GHT ?

 

Lucie

Voilà exactement donc le GHT Nord Yonne, c’est trois établissements : 

  • C’est le centre hospitalier de Sens, en tant que pouvoir adjudicateur. 
  • Il y a le centre hospitalier de Joigny, avec une activité MCO et des EHPAD aussi. 
  • Et on a le centre hospitalier de Villeneuve-sur-Yonne, c’est essentiellement des EHPAD.

 

Quelques données

 

Fabrice

Du coup, peut-être quelques données ?

 

Lucie

Je peux vous dire que sur ces trois établissements, tous confondus, ils sont à peu près 2068 effectifs. 

Il y a 1326 lits, on a à peu près plus de 65 000 passages aux urgences par an.

A Sens, on a une maternité, donc on fait à peu près 1170 naissances à l’année. 

 

Et au niveau des dépenses pour un peu des données achats, sur une cartographie qu’on a nous-même effectuée, notamment avec vous, on avait pu regarder qu’au niveau des dépenses recensées et identifiées : 

  • sur les dépenses totales on en était à plus de 14 millions, 
  • on avait plus de 12 millions pour le fonctionnement 
  • et quasiment 2 millions pour les investissements,
  • et ça représente à peu près 568 fournisseurs.

 

Fabrice

C’est intéressant de poser un peu le contexte. 

Alors c’est vrai que moi j’aime bien du coup l’échange qu’on va avoir, parce que souvent, on s’intéresse aux très grands établissements, qui ont toujours des chiffres extraordinaires. 

Là, on est sur des environnements qui sont plus à portée de main. 

Mais ça m’intéresse aussi de vous écouter parce que du coup, qu’est-ce qu’on met en place dans ces établissements où vous n’êtes pas 30 aux achats ?

Du coup, il faut de l’organisation, il faut des outils, il faut souvent beaucoup d’énergie pour faire bouger tout ça. 

 

Parlez-nous de l’organisation achats

 

Fabrice

Donc du coup, si on parle un peu maintenant de l’organisation des achats, comment ça se passe en tant que responsable ? 

Qu’est-ce que vous avez mis en place, comment ça fonctionne et comment vous vous êtes organisés ?

 

Lucie

Au niveau de l’organisation, c’est assez nouveau, l’organisation GHT.

On commence justement à mettre en place des choses pour le GHT.

Mais sinon, propre au CH de Sens : 

  • On a le directeur de l’établissement. 
  • On a quatre sous directeurs, on va dire directeurs délégués.
  • On a, nous le directeur achats, logistique et travaux.
  • Après, sous ce directeur achats, logistique et travaux, on y retrouve ma collègue en tant qu’attachée qui gère donc le service économique, qui est composé de cinq personnes.
  • On retrouve moi, toute seule, pour la partie achats contrats et la partie marchés publics et logistique. 
  • Et dessous moi, j’ai une équipe logistique d’environ 25 personnes à manager.

 

Fabrice

D’accord. Bon, il faut que vous soyez en bonne forme, alors c’est ça le premier message. 

 

Les objectifs aux achats en GHT

 

Fabrice

Il y a des challenges particuliers pour les achats ou des objectifs, au-delà de la vie opérationnelle d’une équipe hospitalière ?

 

Lucie

Pour les achats publics, on est régis par le code de la commande publique, donc on a un certain formalisme à respecter. 

Donc ça, c’est un impératif journalier, on travaille beaucoup en partenariat avec des centrales d’achats. Comme certaines très connues.

 

Et après on monte aussi nos marchés propres de manière à pouvoir développer des synergies au niveau de notre GHT.

Par exemple, des locations de véhicules, de la maintenance de sécurité incendie, des groupes électrogènes.

Voilà, on essaie d’uniformiser un petit peu nos achats, chose qui n’était pas faite au préalable.

 

Quelle a été la réflexion pour le choix des outils ?

 

Fabrice

Alors on va parler dans cet entretien aussi de la partie “outil, système d’information” puisque du coup, on a aussi avec nous Florian de CPAGE. 

Du coup, comment s’est faite la réflexion ? 

On va bien sûr, à un moment donné, évoquer vos choix, vos attentes. 

Mais avant qu’on arrive déjà un peu au bilan et un petit peu à voir comment ça se passe aujourd’hui, comment s’est construite un petit peu la réflexion pour se dire : “Bah voilà, on va essayer de mettre en place des outils.” ?

 

Je vous dis ça parce qu’il y a encore pas si longtemps, cette réflexion autour des outils ou des systèmes d’info, notamment sur le métier achats, elle était surtout portée par les grandes organisations.

Et on avait des fois un petit peu tendance dans des organisations de taille plus modeste, à dire : “Non, nous, on va continuer avec les fichiers Excel.”

 

Et du coup, vous êtes un contre exemple.

Que non, on est pas dans une organisation, peut être pas un très grand GHT, et pour autant, vous avez fait le choix d’aller assez vite vers des outils.

 

Lucie

Oui, on a fait le choix d’aller vite vers les outils, parce qu’on voulait avoir beaucoup de visibilité. 

 

Moi, venant de l’industrie, il est vrai que dans le secteur privé, il y a une avancée non négligeable par rapport au secteur public avec des KPIs, des indicateurs, des business intelligence qui sont mis en exergue et de ce fait, on arrive à avoir tout de suite un visuel de nos dépenses, on sait les identifier. 

La méthode Pareto, il y a énormément de process, les matrices, tout ça, les SWOT. Tout est mis, et c’est vrai que quand vous arrivez dans le domaine public où il y a deux mondes, deux vitesses.

Il y a des choses qui n’existent pas. 

On a du mal à voir déjà les dépenses marché / hors marché, donc ça, c’est déjà deux gros sujets. 

 

Après, il faut pouvoir sectoriser, savoir quel est le 80/20 de nos fournisseurs pour pouvoir identifier, savoir si au niveau des dépenses, tout est bien verrouillé. 

 

Donc c’était cette volonté en fait de pouvoir mettre en avant certains points de de travail et de pouvoir verrouiller un maximum nos dépenses, déjà dans le code et le respect du code de la commande publique.

 

Et puis, c’était surtout aussi bien montrer des synergies au niveau de notre GHT, voir quel était le point commun qu’on pouvait avoir ensemble et mener à bien les axes. 

 

Donc faire des contrats, faire des marchés et surtout mieux s’organiser et mieux dépenser.

 

Fabrice

Donc donc, il y avait très tôt cette volonté. 

 

Combien de GHT font-ils le choix d’une solution commune pour la GEF ?

 

Fabrice

Donc aujourd’hui, quand vous avez démarré le projet, donc au niveau GEF, on est sur un environnement au niveau des différents établissements de la solution CPAGE, c’est ça ?

 

Lucie

Oui, donc déjà c’est un gros point commun que nous avons tous ensemble, nous avons tous la même GEF, c’est que nous avons tous CPAGE. 

Donc ça, c’était un point qui était mis en exergue pour pouvoir aussi montrer les différentes études qu’on pouvait mener ensemble.

 

Fabrice

Et Florian le sait sûrement mieux que quiconque. 

Je pense que c’est Florian, pas si commun dans un GHT ?

Avez-vous des données en tant qu’éditeur ?

ça m’intéresse de savoir combien de GHT par exemple qui sont “Full CPAGE” en France ?

 

Florian

Effectivement, c’est très intéressant.

Alors Sens en fait partie et compte parmi nos GHT “Full CPAGE”.

Ce qu’il faut savoir en quelques chiffres : 

Sur un tout petit peu moins de 300 adhérents qui utilisent CPAGE, c’est-à-dire un petit quart du monde hospitalier, on a une dizaine de GHT qui sont “Full CPAGE”, qui sont outillés de CPAGE sur la partie achat et finance.

 

Donc ça, c’est important. C’est une soixantaine d’établissements représentés par une dizaine de GHT.

 

Fabrice

OK d’accord. Bon donc c’est pas c’est pas si commun, mais du coup c’est un facteur favorable.

 

Comment s’est fait le choix d’OKAVEO ?

 

Fabrice

Et du coup bien au-delà de ce que propose la GEF, qui gère et administre les contrats et les marchés, il y a eu de la réflexion sur la partie achats.

Comment avez-vous travaillé pour choisir la meilleure solution du marché ?

 

Lucie

Pour la meilleure solution du marché ça a beaucoup été le bouche à oreille. 

Et le directeur achats de l’époque avait déjà entendu parler d’OKAVEO. 

Il avait eu la chance de pouvoir assister à quelques démonstrations. 

 

Donc moi, je suis arrivée en tout début de projet, donc on a commencé les échanges, on a pu regarder, on a pu s’intéresser.

 

Et puis il faut dire aussi que oui, il y a eu en parallèle pour les établissements publics de santé, le projet SEMAPHORE.

 

Il y a eu le projet SEMAPHORE qui proposait justement pour le SI achat plusieurs éditeurs.

Je pense que vous n’avez pas du tout à rougir, vous pouvez être fiers, parce que sur ce projet là, en tout cas pour la Bourgogne Franche-Comté et les établissements qui ont été testeurs, vous avez remporté techniquement la meilleure note. 

Vous aviez eu la meilleure note technique de mémoire sans vouloir m’avancer, vous pouvez confirmer, mais vous avez eu de très bonnes notes techniques. 

 

Et puis après, ça s’est joué sur l’aspect un peu financier, commercial. 

On n’a pas voulu suivre un petit peu ce qui s’est fait dans le projet SEMAPHORE et comme on avait commencé un petit peu nos démarches avec vous, on a voulu continuer ce qu’on avait déjà mis en œuvre.

Et on a donné nos exigences en soi, ce qu’on attendait, ce qu’on voulait. 

 

Et puis après, on s’est mis autour de la table avec CPAGE aussi, pour pouvoir avoir un peu tous les tenants et aboutissants et tout ce qu’on pouvait mettre en œuvre, de manière à avoir un SI achats complet et pouvoir développer des synergies.

 

Et il faut être aussi honnête. 

Le but de notre SI achats, c’est de gagner du temps.

C’est d’avoir un outil qui soit à la fois performant et qui puisse nous donner les informations nécessaires et utiles et qu’on puisse aussi s’en servir comme reporting, pour le CODIR, le comité de direction, pour nos comités de pilotage, et qu’on puisse donner, de manière visuelle aussi, les données qu’attendent la direction.

 

Et l’outil, c’était ce qu’est de pouvoir le faire fonctionner avec CPAGE pour avoir une bidirectionnalité en fait de l’un de nos deux systèmes, de manière à pouvoir avoir des informations en temps réel et voir comment on pouvait gagner du temps.

Gagner du temps, pourquoi ? 

Parce que, en fait, maintenant, tout ce qui est contrats et marchés, on les saisit directement dans OKAVEO et il remonte dans CPAGE.

Et de CPAGE, on peut les diffuser à nos établissements supports du GHT. 

 

Donc ça veut dire que maintenant, inutile d’envoyer les pièces de marché à nos différents interlocuteurs de nos différents sites. 

Tout est saisi dans OKAVEO et tout arrive chez eux. 

On a la gestion documentaire, on a les remontées des dépenses, on a tout.

 

Florian

C’est ce qu’on dit souvent avec Fabrice, juste si tu me permets, c’est qu’on va effectivement éviter la rupture qu’il peut y avoir aujourd’hui entre le monde des achats et puis plutôt la partie approvisionnement et financière. 

C’est vrai qu’il manquait un outil qui permette d’avoir de la donnée. 

Les données financières, elles sont dans CPAGE, les liquidations, les mandats, tout ça est effectué dans CPAGE, les dépenses par marché sont sur CPAGE.

Et l’objectif, c’était d’arriver à les remonter sur le SI achats pour que vous puissiez utiliser des KPIs, proposer un vrai pilotage achat. 

C’était ça un des objectifs premiers aussi de ce partenariat, de le mettre à disposition de nos adhérents.

 

Fabrice

J’avais moi, je voulais rebondir déjà premièrement, vous avez dit : “On veut gagner du temps” et je trouve que c’est bien de le dire comme ça. 

Je dis à tout le monde si un des objectifs majeurs, ce n’est pas de gagner du temps, mais alors à ce moment-là, continuez avec Excel. 

Donc oui, la mise en place d’outils de SI achats, vous devez gagner du temps, ça doit se mesurer, ça doit être possible.

 

Deuxièmement, vous avez parlé de reporting et de communication. 

Là aussi, j’aime bien cette idée parce que malheureusement, c’est un petit souci qu’on a aux achats. 

On est toujours en mal de fournir de l’information pour prendre une décision, pour communiquer.

Et donc, c’est aussi un enjeu du SI achats. 

 

Et troisièmement, et là aussi, on peut dire avec Florian que vous avez joué votre partition, l’exigence.

C’est-à-dire qu’à un moment donné, eh bien vous nous avez dit tous les deux, je me souviens encore bien de cette réunion :

“On a CPAGE, on veut OKAVEO, mais du coup, il va falloir, messieurs que vous travaillez ensemble. 

Parce que pour l’information, elle existe dans CPAGE, je veux pas la ressaisir dans OKAVEO et réciproquement.” 

 

La vision et les objectifs pour le SI Achats interfacé avec la GEF

 

Fabrice

Quand je vous écoute sur votre présentation initiale, de par votre passé, vous avez aussi déjà une bonne vision, sûrement de comment vous vouliez travailler ?

 

Lucie

C’est vrai qu’en fait, du coup, je vous ai parlé uniquement du côté marché. 

Mais en fait, aujourd’hui, OKAVEO, et je suis en train de préparer le support pour nos clients internes, c’est quelque chose en fait qu’on va diffuser à nos différents clients internes. 

 

Aujourd’hui, dans un établissement public de santé, qui sont nos clients internes ?

Nos clients internes, ce sont tous les membres des autres directions.

Vous avez par exemple tous les cadres de santé.

 

Les cadres de santé, pourquoi ? 

Parce qu’en fin d’année, elles émettent tous leurs besoins en matière d’investissement, qu’elles ont besoin pour leur service, pour pouvoir continuer les soins, les suites, et cetera.

Tous les investissements nécessaires qu’elles doivent réaliser. 

Donc elles vont pouvoir recenser leurs besoins. 

Donc les cadres de santé, mais aussi tous les autres directeurs support en fait, vont pouvoir émettre leurs besoins. 

 

Et après ce sont les supérieurs qui vont pouvoir valider ou non les besoins. 

Et une fois que ces besoins sont validés,  ils redescendent dans l’équipe achats. 

Parce qu’en fait dans OKAVEO, on définit le client interne et on définit aussi le côté organisationnel de notre équipe, c’est-à-dire les acheteurs et ceux qui sont pilotes.

Et nous, à partir de là, on va pouvoir, après, regrouper les besoins en fonction des codifications, en fonction des typologies.

 

Et on va pouvoir après développer des dossiers où on va pouvoir travailler en y affectant des devis, mesurer les dépenses, mais aussi se mettre des objectifs de gains. 

C’est-à-dire que voilà un besoin qui a été identifié par un cadre, admettons à 100€ de dépenses, nous, on va se dire : “Ah ok, moi j’en ai dix comme ça. Donc je mets un objectif, je me mets les dix en achats, mais je me mets un objectif de 80€ pour pouvoir négocier le prix.”

 

Et par rapport à ça, après, on va pouvoir calculer les gains et ça, c’est important. Pourquoi j’insiste sur les gains ?

Parce que j’ai été très exigeante avec OKAVEO sur ce point. 

Le but, c’est que dans un établissement de santé, on doit remplir deux fois par an le fameux PAT de la DGOS. 

C’est quoi le PAT ?

C’est la remontée des gains que chaque établissement ont pu réaliser.

Et en fait, cet outil maintenant, la trame a été développée sous le principe de la DGOS, et du coup c’est un vrai gain de temps pour nous. 

Parce que, en travaillant via ces dossiers, ça va pouvoir créer automatiquement les remontées de gains achats. 

Donc finies les demi-journées que l’on avait à saisir nos gains pour le remonter à la RS, ça pourra se faire en automatique si on complète bien nos dossiers.

 

Et une fois qu’on a finalisé le dossier, on va pouvoir les créer en contrat. 

Et c’est quoi le contrat ? Le contrat, c’est le marché. 

Et du coup on a tout le cheminement du départ jusqu’à la fin.

Les marchés sont créés, ils remontent dans CPAGE et de CPAGE on les diffuse.

 

Et après on a toute la base de fournisseurs aussi qui est alimentée, qui a été extraite de CPAGE, qui a été mise dans OKAVEO, donc on a toutes nos bases après qui sont dans ce SI achats.

 

Et après quand vous voulez avoir des informations sur les dépenses, vous allez sur votre fournisseur et vous allez savoir comment au niveau des dépenses, vous savez exactement combien vous avez dépensé et ces dépenses sont en fait extraites des liquidations qui sont faites dans CPAGE.

 

Et vous savez sur quel marché, combien, et ça, c’est vraiment c’est vraiment génial.

Et pour tout le GHT, puisqu’après, c’est par site.

 

Fabrice

Alors vous avez parlé aussi de SEMAPHORE, du coup, je vous remercie de parler de SEMAPHORE.

C’est un sujet qui reste un peu compliqué pour nous parce qu’on a été en finale de la Coupe du monde et du coup, on est les Français qui ont pas mis assez de pénalties, nous. 

IVALUA, nos petits copains qui eux étaient les Argentins de la Coupe du monde ont raflé la mise et nous du coup, on a perdu. 

Bon, c’est pas très grave, c’est le jeu aussi, les appels d’offres. 

 

Par contre, le point important, c’est que du coup dans ce qu’on a mis en place pour vous, c’est ce que j’appellerais du “SEMAPHORE-like”.

C’est-à-dire qu’on s’est aussi inspirés dans nos discussions, bien sûr, du cahier des charges du SI achat demandé par la DGOS, pour le développer et vous le mettre à disposition.

 

Donc, aujourd’hui, on va dire que le SEMAPHORE-CPAGE-OKAVEO, il fonctionne à Sens. 

C’est un petit clin d’œil sur d’autres GHT où on sent que c’est pas encore fluide de partout, mais ça va arriver. 

 

Florian

Juste pour compléter sur cette parenthèse qui est importante aussi, c’est que vous, vous allez un petit peu plus loin également, c’est que vous avez la partie documentaire. 

La gestion documentaire aussi est combinée dans ce projet. 

C’est-à-dire que vous avez votre gestion électronique de documents qui est synchronisée avec avec OKAVEO donc, la gestion documentaire et bidirectionnelle.

 

Et surtout bien vous avez le parapheur électronique qui vous permet de digitaliser vraiment, cette fois-ci complètement le processus de passation.

 

Lucie

La digitalisation, on est en plein dedans, on s’y met. 

Donc il y a la gestion documentaire, on est en train justement de déployer aussi le parapheur électronique, de manière à pouvoir simplifier les flux de documents à signer et aussi améliorer la rapidité. 

Parce qu’on est bien d’accord qu’un contrat qui fait 58 pages qu’il faut imprimer, qu’il faut parapher, qu’il faut mettre dans le classeur qu’il faut donner au directeur, qu’il faut re-scanner derrière, et ça ne marche pas parce que du coup la pièce jointe est trop chargée… 

Du coup le parapheur électronique, c’est une évidence. 

Et c’est vrai que ça va simplifier les flux. 

 

Florian

Sachant que c’est une première pierre sur la dimension de passation, et derrière, vous allez aller plus loin jusqu’à jusqu’à l’exécution où vous allez pouvoir dématérialiser complètement les commandes, le service fait, les factures reçues, et cetera. Vous allez pouvoir aller plus loin. 

C’est une première brique et ça, c’est vraiment super en termes de gain de temps également.

 

Fabrice

Ce que je trouve intéressant dans votre projet, c’est que du coup votre vision assez complète du SI achats, vraiment au sens premier du terme système d’information achats, avec à la fois l’interopérabilité entre solutions. 

On parle quand-même de la GEF, de la GED, du système d’information achats OKAVEO. 

Et chez vous, ça fonctionne et c’est ça que j’aime bien. 

Et pour tout vous dire, et vous le savez parce qu’on vous tient un peu informé de nos évolutions prochaines, on est en train d’aller encore un cran plus loin en y mettant autour de la table et bien aussi d’autres typologies de fonctionnalités qui peuvent être la rédaction de marchés, le recensement de besoins Côté pharmacie,…

Sur tous ces sujets là, on aura, je pense avec Florian et d’autres, des annonces à faire dans les prochains temps. 

Mais chaque chose en son temps. 

 

Depuis combien de temps cette connexion SI Achats interfacé avec la GEF existe-t-elle ?

 

Fabrice

Du coup, OKAVEO et la connexion avec CPAGE, ça date de combien de temps à peu près ?

 

Lucie

De cet été 2023. Vraiment, le go a été donné cet été. 

Donc on a finalisé quelques points il y a encore pas si longtemps et voilà, le go a été donné, donc c’est tout novice, mais ça correspond au besoin. 

On a eu toute une phase de tests qui a été assez longue. 

 

Déjà en interne, j’ai beaucoup collaboré avec un collègue de la DSI, Nathan Setbon qui s’est aussi énormément investi dans le projet. 

Et ça, ce n’est pas sans peine. 

Et c’est vrai qu’il faut être vraiment accompagné de sa direction pour pouvoir mener un projet d’une telle envergure. 

C’est essentiel et ça ne se fait pas tout seul. 

Ce n’est pas quelque chose qu’on peut mener tout seul, c’est pas possible. 

 

Et puis on a aussi vos équipes, messieurs, parce qu’il faut le dire côté CPAGE, on a toute l’équipe de Monsieur Todesco qui était vraiment complètement géniale et qui continue toujours à être à l’écoute, même si le go a été donné.

Monsieur Fayat, Monsieur Pereira, Madame Gey tous ces gens là, franchement, il faut les remercier parce que c’était vraiment des gens essentiels. 

 

Et chez vous, Fabrice, Matthias, Clément, Jérémy.

 

Fabrice

Ne dites pas trop de noms parce qu’on va avoir des entretiens annuels dans pas longtemps, ça va encore me poser des problèmes cette histoire. 😉

 

Lucie

Justement, si vous pouvez leur mettre un petit 20 % en plus de part…

 

Fabrice

Lucie 20% ! Vous êtes folle !

 

Lucie

Oui, mais c’est mérité.

 

Fabrice

Merci.

 

Lucie

Attention, qu’on soit honnêtes, pas de répercussion sur les redevances. 

 

Fabrice

C’est une vraie acheteuse. 😉

 

Florian

Par retour également, c’est réciproque. 

J’ai eu énormément de retours positifs de votre côté qui nous ont aidés conjointement à construire tout ça aujourd’hui. 

Et moi, effectivement, les équipes m’ont dit, Philippe Todesco, toujours pour ne pas le citer, lui aussi, me dit : “Franchement avec madame Rigaux, ça se passe vraiment très bien et on a de la chance de l’avoir parmi nos adhérents parce que pour le coup, elle est moteur et ça fait du bien.”

 

Fabrice

Mais c’est bon de rappeler que même si on parle d’outils, de logiciels, de systèmes d’infos avant tout, il y a des hommes et des femmes. 

Et que la réussite d’un projet passe aussi par de l’exigence, des engagements de savoir se dire. 

Moi, j’ai assisté à des réunions de temps en temps, Lucie, elle était un peu chafouin, comme on dit du côté de Marseille.

Ça ne marchait pas comme elle voulait et elle nous le disait. 

Donc je pense que c’est bien. 

Et puis à la fin, il y a un bravo et c’est bien aussi de dire : “Chouette, ça marche bien et tout le monde s’est bien appliqué.” 

C’est partagé ce que dit Florian, nous aussi on est très fiers de vous citer chaque fois qu’on le peut, parce que je crois que c’est une belle, une belle réussite de projet.

 

Lucie

Aussi côté OKAVEO, vous ne manquez pas non plus de nous maintenir en haleine et de toujours vouloir nous satisfaire. 

Vous avez déployé encore y’ a pas longtemps le module fournisseur, où on peut envoyer directement nos questionnaires ou demandes de prix à nos fournisseurs. Donc ça, c’est génial. 

Mais en plus de ça, on a accès au catalogue fournisseurs de tous les adhérents d’OKAVEO.

 

On a un outil de benchmarking et de chanson qui est génial, à portée de main. C’est-à-dire qu’aujourd’hui, vous cherchez un fournisseur d’étiquettes. Vous n’avez pas forcément le temps de faire du Google de Wikipédia. Vous savez déjà dorénavant que voilà les structures et les clients d’OKAVEO utilisent ou tel fournisseur, vous pouvez aller les sourcer. 

Donc ça aussi, c’est vraiment un réel outil aussi. C’est une avancée, pour nous.

 

Fabrice

Vous avez raison. 

Du coup, maintenant, quand je vous écoute, faut vraiment qu’on augmente cette redevance là. Vraiment j’y pense. 😉

 

Lucie

Mais ça, c’est sûr que c’est un outil phénoménal.

 

Un conseil à donner à nos acheteurs qui veulent un SI Achats interfacé avec la GEF ?

 

Fabrice

Lucie, on avait dit qu’on terminerait par un conseil qu’on pourrait donner à ceux qui nous écoutent, qui sont peut être dans votre cas, qui se posent des questions, qui sont en train de réfléchir. 

On sait qu’il y a beaucoup d’établissements qui ne sont pas aussi en avance que vous. 

C’est quoi, peut être le conseil que vous leur donneriez en termes de projets, de réflexion ?

 

Vous avez dit tout à l’heure être bien proche de la DSI par exemple, et cetera.

Qu’est ce qu’on leur dit à ces acheteurs et ces responsables achats qui vous écoutent ?

 

Lucie

Moi, je pense déjà qu’il faut qu’ils fassent en interne un recensement des besoins, des volontés de chacun, à savoir exactement où ils veulent aller pour être sûrs déjà d’être dans les mêmes synergies et avoir les mêmes envies. 

 

Après, c’est une évidence qu’il faut vraiment un très bon partenariat avec la DSI, vraiment essentiel. 

 

Et après, je pense ne pas hésiter à vous solliciter.

Parce que même si c’est un outil, on va dire qui, qui se maulde à toute la clientèle, il y a forcément à l’intérieur des petites spécificités que chacun peut retrouver.

 

Et du coup, la peur de ne pas avoir un outil atypique est vite évincée, parce qu’on voit qu’en fait, cet outil peut correspondre forcément à nos besoins.

 

Et toujours des cases qui font que ça va bien chez nous et il n’y a pas de problème. 

Il ne faut pas avoir peur du fait que ce soit un outil commun pour tous.

Parce qu’au final, dans cet outil comme pas pour tous, on a forcément des choses pour vous.

Donc il ne faut pas hésiter à se poser des questions.

 

Fabrice

Ça donne un bon conseil par rapport aux éditeurs. On va ouvrir un peu le champ. Mais quand vous êtes face aux éditeurs, faites faire des démonstrations, parlez de vos cas d’usage, c’est ce que vous avez fait. 

Et puis du coup, faites le à plusieurs autour de la table. 

Ça donne de la richesse aussi à la réflexion. 

S’il y a plusieurs regards comme vous l’avez fait, notamment avec la DSI.

 

Lucie

Je dirais juste que pour moi, c’est vraiment un très bel outil, j’en suis vraiment très contente. 

On a pu avoir une phase de test, une de discussion qui était à la fois assez longue mais essentielle pour être sûr de pouvoir capitaliser tous nos besoins. 

Maintenant, voilà, on est dans la phase de production.

 

On fait des choses au fur et à mesure. 

 

Là, on va pouvoir rentrer après dans la formation avec nos soignants, nos cadres, nos clients internes, parce qu’aujourd’hui, on les a pas encore mis dans le mouvement. 

On a vraiment gardé ça qu’à notre petit niveau, on va dire, de saisie des marchés, remontées des dépenses pour voir déjà si tout fonctionnait bien.

 

Et j’espère que dans la prochaine campagne de 2023-2024 des investissements pour l’hôpital, enfin pour le GHT, en tout cas, sera concluante et que tout le monde sera content de cet outil.

 

Fabrice

Florian ? Le mot de la fin.

 

Florian

Mais c’était parfait, c’était parfait et je défie quiconque d’arriver à savoir que ça fait seulement trois ans que vous êtes dans le monde public, parce que vous en parlez avec une richesse impressionnante. Donc bravo, bravo.

 

Lucie

Merci à vous messieurs.

 

Fabrice

Merci à vous, Lucie d’avoir donné un peu de votre temps pour partager à la communauté comme on dit. 

Continuez, ne changez rien dans ce que vous êtes, dans ce que vous dites, dans ce que vous faites.

 

Je remercie à nouveau Lucie Rigaux et Florian Verot d’avoir été à mes côtés durant cet échange, et plus largement durant ce projet.

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