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Comment la Régie Régionale des Transports PACA fiabilise ses commandes marchés avec Okaveo

A propos de la RRT

La Régie Régionale des Transports PACA (RRT) est un établissement public industriel et commercial (EPIC), satellite de la Région Sud. Elle exploite la ligne ferroviaire reliant Nice à Digne-les-Bains, une voie ferrée d’intérêt local qui n’appartient pas au réseau ferré national.
Avec 180 collaborateurs, la RRT assure principalement le transport de passagers et se prépare à une transformation majeure prévue pour 2028 : nouveaux autorails hybrides, nouveau site de maintenance et de remisage, mise en place d’une signalisation provisoire.
Alexandra Ferrari est Responsable Achats-Marchés de la régie, épaulée par une collègue juriste-acheteuse. À deux, elles pilotent la fonction achat d’une organisation en pleine montée en maturité.

Les défis à relever

Avant Okaveo, la gestion des marchés reposait sur SharePoint : un dossier par marché, accessible à tous les profils sans distinction. Les services prescripteurs se retrouvaient noyés sous une masse de documents, en difficulté pour retrouver la bonne version d’un prix ou la bonne pièce au bon moment. L’agent comptable, le service prescripteur, l’équipe achat, chacun avait des besoins différents, mais accédait au même monceau d’informations sans filtre.
Le problème allait plus loin que le simple désordre documentaire. Lorsqu’un service prescripteur avait besoin de passer commande, il devait retrouver lui-même le bon BPU parmi plusieurs versions (prix révisés, avenants, ….), au risque de se tromper.

Les solutions apportées par Okaveo

Okaveo a d’abord résolu le problème d’accès à l’information : chaque profil voit désormais uniquement ce à quoi il a légalement accès. Les services prescripteurs trouvent immédiatement le bon prix applicable sur le bon contrat, sans fouiller dans des archives partagées.

C’est le module commande qui a représenté le véritable avant-après. En centralisant 100% des commandes marchés dans Okaveo, la RRT a sécurisé l’application des prix contractualisés. La saisie est simple, la transmission au service comptable est directe, et l’adhésion a été totale, y compris de la part de collaborateurs plutôt réfractaires au changement.
Pour l’anecdote, un des client interne les plus réticents est même devenu l’un des premiers promoteurs du module avant de partir à la retraite !

Okaveo a également été le véhicule d’une première structuration de la fonction achat : harmonisation des pratiques, montée en compétence des clients internes, et réalisation d’un audit de maturité achat avec l’équipe Okaveo. Aujourd’hui, tous les achats supérieurs à 60 000 € passent par l’outil. Les premiers KPIs de suivi sont en cours de déploiement, et l’extension à l’ensemble des achats est programmée après 2028.

Ce qu’on adore, c’est votre réactivité, on se sent entendu.

On n’est que deux acheteuses, et pourtant, on a toujours l’impression d’être traitées comme des VIP. Quand on envoie un message dans le chat, on nous répond rapidement. On adore voir que vos remontées de terrain font évoluer l’outil très vite, c’est une solution hyper agile. Et sur l’outil lui-même : super facile à prendre en main. Tous les services prescripteurs ont réussi. Je n’ai aucun réfractaire.