A propos d'Ophis Puy-de-Dôme
OPHIS, ou Office Public de l’Habitat et de l’Immobilier Social, est un office public départemental d’HLM, créé en mars 1951 par le Conseil Général du Puy-de-Dôme, devenu Conseil Départemental en 2015. Il a ensuite adopté le statut d’OPAC en 1977. OPHIS, ainsi nommé depuis 2006, est un acteur majeur du logement à caractère social. Son siège est basé à Clermont-Ferrand.
Sa mission est de loger et accompagner au quotidien jeunes, familles, séniors… mais aussi de gérer un patrimoine plus spécifique : gendarmeries, pensions de famille, foyers de jeunes travailleurs.
L’OPHIS, c’est aujourd’hui plus de 30 000 locataires, près de 17 000 logements dans 186 communes du Puy-de-Dôme et 1 commune du Cantal.
Aline Lefaure est Chargée de Mission Méthodes, Outils et Amélioration au sein de la Direction du Patrimoine et de la Maîtrise d’Ouvrage. Elle a piloté le déploiement d’Okaveo de zéro jusqu’à la mise en production, avant d’en devenir l’ambassadrice et le point de contrôle qualité en interne.
Les défis à relever
Avant Okaveo, la fonction achat de l’office souffrait d’un manque de structuration et de visibilité. Plus de 180 personnes sur 300 collaborateurs pouvaient passer des commandes, souvent sans cadre ni accord-cadre, ce qui générait des anomalies dans la computation des seuils, un point relevé par la Chambre Régionale des Comptes dans son rapport de 2022.
En exploitation, chaque responsable gérait ses achats avec le fournisseur de proximité, sans vision consolidée des besoins ni des contrats en cours. Une fois un marché passé, l’équipe achat perdait toute visibilité sur son exécution : avenants, données essentielles, échéances, tout disparaissait.
Les documents contractuels étaient dispersés sur des serveurs partagés, dupliqués en local par chacun, sans garantie que la version consultée soit la bonne. La fonction achat fonctionnait en bulle fermée : structurée en interne, mais déconnectée des directions opérationnelles.
Les solutions apportées par Okaveo
Okaveo a d’abord résolu le problème de partage et de fiabilité de l’information : chaque collaborateur accède au bon contrat, à la bonne version, depuis un point unique. Clients internes, chargés de projet, contrôle interne : chacun dispose d’une visibilité adaptée à son rôle, sans solliciter l’équipe achats pour chaque question.
Là où les collaborateurs étaient auparavant totalement aveugles après la passation, ils disposent aujourd’hui de notifications d’expiration et de reconduction régulières. Cela a transformé le suivi des marchés : le responsable reçoit systématiquement les alertes plusieurs mois avant l’échéance, ce qui lui permet d’anticiper les reconductions, prolongations et avenants. Tous les marchés bénéficient de ces alertes.
Au-delà du suivi, Okaveo a joué un rôle de décloisonneur : l’information contractuelle circule enfin entre les directions opérationnelles et le service achat, sans avoir à dupliquer les documents. La « culture de la trace », cruciale pour des opérations qui durent 3 à 5 ans, progresse grâce à une ergonomie accessible, y compris pour les collaborateurs les moins à l’aise avec les outils numériques.
La prochaine étape : déployer les évaluations fournisseurs via Okaveo.
Pour un chef de projet, c’est une GED améliorée qui envoie des notifications et qui te permet d’être sûr que c’est le bon document.
Pour l’organisme, c’est ce qui permet à tout le monde d’avoir accès à l’information sans avoir besoin de la dupliquer 50 fois sur le serveur.
Et ce qui est précieux, c’est la personnalisation, on avance à notre rythme, sans avoir besoin de tout déployer d’un coup.
Aline Lefaure
Chargée de Mission Méthodes & Outils
Vous souhaitez digitaliser vos achats ?
Découvrez tout ce que peut vous apporter la solution achats Okaveo !
Découvrir d'autres témoignages
