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M’Tag gagne une heure par semaine et par acheteur sur ses procédures de marchés publics avec Okaveo

A propos de la ville de M'Tag Grenoble

M’Tag est une SPL (société Publique Locale) exploitant le réseau de transports publics de l’agglomération grenobloise.

Le réseau dessert 49 communes et près de 450 000 habitants via 5 lignes de tramway et un ensemble de lignes de bus.

Agathe est acheteuse marchés publics et référent Okaveo pour l’équipe achats composées d’une dizaine de personnes. L’équipe pilote l’intégralité des procédures de marchés publics pour ses clients internes, de la définition du besoin jusqu’au suivi des contrats, avenants et pénalités.

Les défis à relever

Avant de disposer d’un outil dédié, le suivi des procédures de marchés publics reposait sur des tableaux Excel artisanaux.

Chaque étape devait être saisie manuellement, les dates calculées à la main, et le moindre décalage de cellule pouvait désorganiser toute une procédure.

L’élaboration des plannings, qui impliquait de calculer manuellement des délais réglementaires, parfois à quelques jours près, représentait une charge administrative significative.

Ce mode de fonctionnement n’était pas inefficace en soi, mais mobilisait un temps précieux que les acheteurs auraient pu consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La gestion au fil de l’eau des dossiers entrants, sans visibilité consolidée sur les besoins à venir, ajoutait une pression supplémentaire sur les équipes.

Les solutions apportées par Okaveo

Avec Okaveo, les acheteuses de M’Tag gèrent l’ensemble de leurs procédures depuis la stratégie d’achat jusqu’à l’attribution du marché. Le suivi d’exécution contractuel est quant à lui assuré sur la même plateforme par les assistantes achats.

Le gain de temps est tangible : Agathe estime qu’Okaveo lui fait économiser au moins une heure par semaine, soit, à l’échelle d’une équipe de dix personnes, un volume considérable chaque semaine.

Les clients internes bénéficient d’un accès dédié qui leur permet de suivre en temps réel l’avancement de leurs procédures grâce à des plannings visuels et des alertes automatiques sur les tâches à réaliser. Cet outil de pilotage partagé réduit et centralise les échanges d’information tout en redonnant aux clients internes une autonomie dans le suivi.

Le connecteur avec achatpublic.com évite des ressaisies inutiles et fluidifie le processus de gestion des consultations. On retrouve facilement ses procédures qu’il suffit de compléter dans achatpublic.com pour générer la rédaction des documents administratifs. Le retour d’information permet de connaitre tous les fournisseurs ayant répondus aux offres (récupération automatique du registre des dépôts) et permet d’analyser l’attractivité de la Commande Publique.

Par ailleurs, les alertes automatiques auprès des clients internes sur les reconductions et renouvellements de marchés permettent d’anticiper et de fiabiliser la programmation.

C’est d’ailleurs ce point que l’équipe va travailler sur les prochains mois pour améliorer son recensement des besoins. L’objectif est : mieux anticiper la charge de travail et mutualiser les achats.

C'est un outil qui permet vraiment de gagner du temps et d'optimiser notre façon de travailler.

Pour moi, Okaveo est un véritable levier d’optimisation de notre procédure de marchés publics, et c’est ce que je dirais à n’importe quel collègue qui me demanderait pourquoi on l’a choisi.