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IDF Habitat centralise ses contrats et structure sa fonction achats avec Okaveo

A propos d'IDF Habitat

IDF Habitat est un bailleur social francilien soumis aux règles de la commande publique. Engagé pour un cadre de vie durable et accessible, il place le locataire au cœur de sa stratégie en répondant aux besoins d’une grande diversité de locataires : étudiants, jeunes actifs, familles monoparentales, seniors, personnes en situation de handicap.

IDF Habitat fait également partie d’une Société Anonyme de Coordination (CAP Habitat), ce qui implique des collaborations régulières avec d’autres organismes dont certains utilisateurs d’Okaveo.

Lucie Castera y occupe le poste de responsable juridique achat et marchés depuis près de huit ans. Elle pilote une équipe de quatre personnes constituée d’une juriste, de deux acheteurs et d’une gestionnaire marchés.

Les défis à relever

Quand la fonction achat s’est véritablement structurée chez IDF Habitat, l’organisation disposait déjà d’un ERP métier pour enregistrer l’ensemble des dépenses. Cet outil constituait une base , mais il présentait des lacunes de visibilité : extraire une photographie claire du portefeuille de contrats en temps réel relevait du défi.

Pour compenser, les équipes s’appuyaient sur des tableurs Excel, pratiques au départ, mais dont les limites sont vite apparues. La mise à jour n’était pas systématique, la donnée n’était pas toujours fiable, et la consolidation prenait du temps.

Dans un contexte de montée en maturité de la fonction achat, avec une équipe en cours de renforcement et des processus à formaliser, il devenait nécessaire de disposer d’un outil dédié, capable d’unifier le suivi des contrats et d’accompagner cette évolution structurelle.

Les solutions apportées par Okaveo

Okaveo a d’abord permis à IDF Habitat de centraliser l’ensemble de ses contrats dans un espace unique et de les suivre au fil de l’eau. Chaque nouveau contrat, avenant, transfert ou cession est désormais intégré dans l’outil dès sa signature.

La visibilité sur les dates d’effet, les échéances et les modifications contractuelles est immédiate, sans avoir à interroger plusieurs sources. L’année 2025 a surtout été consacrée à l’intégration des contrats existants, un travail de fond qui porte aujourd’hui ses fruits et au paramétrage.

La prochaine étape, prévue d’ici fin 2026, est l’ouverture de l’outil aux prescripteurs internes, pour qu’ils puissent suivre en temps réel l’avancement de leurs dossiers lors des appels d’offres.

À terme, l’objectif serait de faire communiquer Okaveo avec l’ERP (ULIS), pour une gestion des achats pleinement intégrée.

Lucie Castera note aussi la valeur de l’écosystème qui entoure l’outil : webinaires, rencontres utilisateurs, actualités régulières et une roadmap produit nourrie des retours clients.

Ce qui m'a convaincue, c'est à la fois le côté simple et attractif de l'outil, et surtout son évolution constante

Depuis qu’on a signé, il y a énormément de nouvelles choses proposées. Et ce que j’apprécie vraiment, c’est que vous tenez compte des retours des clients. On avait évoqué des difficultés sur la programmation des procédures, et on voit que des améliorations ont été apportées. Vous allez toujours plus loin, et ça, c’est un vrai plus pour nous.